Stammdaten: Abteilungen und Standorte
Einleitung
In den Stammdaten erfassen und strukturieren Sie die Abteilungen und Standorte Ihres Unternehmens. Mitarbeitende lassen sich einzelnen Abteilungen zuordnen und erhalten dadurch automatisch den zugehörigen Standort. Die Zuordnung von Standort und Mitarbeiter ist Voraussetzung für die Berücksichtigung von Feiertagen bei der Berechnung der Anwesenheit von Mitarbeitenden.
Themen
In diesem Dokumentations-Beitrag lernen Sie:
- Allgemeine Informationen über Abteilungen: Wie Sie eine Abteilung anlegen und welche Informationen sie dazu verwalten können.
- Zuordnung von Mitarbeitenden und Abteilungen: Wie Sie Abteilungen und Mitarbeitende einander zuweisen und welche wichtige Rolle die Angabe einer Primärabteilung spielt.
- Anlage von Standorten: Wie Sie Standorte anlegen und mit einer Abteilung verknüpfen.
Abteilungen
Allgemeine Informationen über Abteilungen
Name
Wir empfehlen eine eindeutige Benennung der Abteilung, beispielsweise „Geschäftsführung, Filiale Münster“
Reihenfolge
- Bringt Abteilungen, die sich auf einer gemeinsamen Hierarchieebene befinden, in eine gewünschte (Anzeige-) Reihenfolge.
- Die Ziffer 1 entspricht dabei der ersten Position innerhalb der Reihenfolgen, die Ziffer 2 der nachstehenden Position usw.
- Die Reihenfolge wirkt sich u.a. auf Strukturübersicht und die Kalenderübersicht aus.
Übergeordnete Abteilung
- Mit der Angabe einer übergeordneten Abteilung, lassen sich Abteilungen in einer hierarchische Struktur bringen.
- Abteilungen mit derselben übergeordneten Abteilung, befinden sich auf einer gemeinsamen Hierarchieebene.
Standort
- Die Feiertage, die für die Mitarbeitenden einer Abteilung gelten sollen, richten sich nach dem Standort der Abteilung, die dem Mitarbeiter als Primärabteilung zugeordnet ist.
- Existiert eine Abteilung an mehreren Unternehmensstandorten, sollte die Abteilung eigens für jeden Standort einzeln in venabo.ZEIT angelegt werden.
- Damit aus der Liste ein Standort ausgewählt werden kann, müssen Sie den Standort in venabo.ZEIT anlegen.
Wie Sie in venabo Feiertage anlegen oder importieren, und sie in der Zeiterfassung ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, lernen Sie im Dokumentations-Beitrag unter folgendem Link: <Bereich in Arbeit>
Farbe
<Erläuterung>
Zeitmodelle
- Einer Abteilung lassen sich mehrere Zeitmodelle zuordnen.
- Diese Zuordnung dient nur dazu, in der Zeitmodellübersicht die Auswahl an Zeitmodellen für die Mitarbeitenden einer bestimmten Abteilung, einzuschränken.
- Diese Zuordnung dient nicht dazu, das Zeitmodell den Mitarbeitenden einer Abteilung zuzuordnen, um die Zeiterfassung anhand des Zeitmodells rechnerisch durchzuführen.
Ticket-Ansprechpartner
- Der für eine Abteilung als Ticket-Ansprechpartner ausgewählte Mitarbeiter, empfängt alle E-Mails, die durch das Ticketsystem von venabo.SERVICE versendet werden, und keinen direkten Empfänger oder Bearbeiter haben, aber der entsprechenden Abteilung zugeordnet sind.
- Es können nur Mitarbeiter als Ticket-Ansprechpartner ausgewählt werden, für die eine E-Mail Adresse hinterlegt ist.
Mitarbeiter ausblenden in
Mitarbeiter denen diese Abteilung als Primärabteilung zugewiesen ist, können von einer Reihe von Funktionen und Ansichten ausgeschlossen werden:
- Leistungshistorie: Der Mitarbeiter und seine erfassten Leistungen können nicht länger in der Leistungshistorie angezeigt werden.
- Ticket: Der Mitarbeiter kann nicht länger als Bearbeiter für Tickets ausgewählt werden.
- Projekt: Der Mitarbeiter kann nicht länger als zuständiger Mitarbeiter für ein Projekt ausgewählt werden.
- Vorgang: Der Mitarbeiter kann nicht länger als Bearbeiter für einen Vorgang ausgewählt werden
- Leistungsübersicht: Der Mitarbeiter und seine erfassten Leistungen können nicht länger in der Leistungsübersicht angezeigt werden.
Abteilungen ausblenden in
Im Standard lassen sich in den Stammdaten angelegte Abteilungen in einer Reihe von Funktionen zur informellen Verknüpfung ausgewählt oder angezeigt werden. Mit der Funktion „Abteilung ausblenden in“ lässt sich das anpassen:
- Ticket: Die Abteilung kann nicht länger in einem Tickets ausgewählt werden.
- Projekt: Die Abteilung kann nicht länger in einem Projekt ausgewählt werden.
- Leistungsübersicht: Die Abteilung kann nicht länger in der Leistungsübersicht angezeigt werden.
Zuordnung von Mitarbeitenden und Abteilungen
Mitarbeiter
- Einen Mitarbeiter aus der Liste der vorhandenen Mitarbeiter auswählen, um ihn der ausgewählten Abteilung zuzuordnen.
- Bevor er in der Liste ausgewählt werden kann, müssen Sie den Mitarbeiter in venabo.ZEIT anlegen. Wie Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen lernen Sie im Dokumentations-Beitrag unter folgendem Link: <Abschnitt in Arbeit // Link folgt.>
Zeitraum
- Die Zuordnung von Abteilung und Mitarbeiter kann hier zeitlich begrenzt werden.
- Wird der Wert Zeitraum (Bis) freigelassen, dann ist die Zuordnung ab dem Wert Zeitraum (Von) unbegrenzt.
Primärabteilung
- Ist der Haken „Primärabteilung“ gesetzt, wird die Abteilung als Primärabteilung für den Mitarbeiter gespeichert.
- Einem Mitarbeiter können prinzipiell mehrere Abteilung zugewiesen werden, jedoch nur eine Primärabteilung.
- Jedem Mitarbeiter sollte zwingend eine Primärabteilung zugeordnet werden.
Die Angabe der Primärabteilung für einen Mitarbeiter ist für eine Reihe von Funktionen in venabo.ZEIT wichtig:
- Kalenderansicht und Strukturübersicht
In Kalenderansicht und Strukturübersicht werden Mitarbeitende der als Primärabteilung angegebenen Abteilung zugehörig dargestellt. - Antragsabläufe für Abwesenheiten und Krankmeldungen
Damit ein Antragsablauf für eine Gruppe von Mitarbeitenden gilt, kann er anhand der Abteilung mit der Einstellung „Erlaubte Abteilungen“ zugeordnet werden. Bei der ausgewählten Abteilung in dieser Einstellung handelt es sich um die als Primärabteilung angegebene Abteilung der Mitarbeitenden. - Benutzerberechtigung und Sichtbarkeit
Für Benutzerrollen kann definiert werden, welche Abteilungen und deren Mitarbeiter sichtbar sind und welche Programmfunktionen für diese ausgeführt werden dürfen. Eine Voraussetzung dafür ist, dass den Mitarbeitenden die entsprechende Abteilung als Primärabteilung zugeordnet ist.
Standorte
Name
Wir empfehlen jeden Standort eindeutig zu benennen, beispielsweise: „Hauptstandort Spelle“.
Betriebsnummer
Hier kann die Betriebsnummer für einen Unternehmensstandort angegeben werden, die insbesondere im Kontext sozialversicherungsrechtlicher Meldungen und Zahlungsverkehr relevant ist.
Land
Land, in dem sich der Unternehmensstandort befindet.
Bundesland
Bundesland, in dem sich der Unternehmensstandort befindet.
Relevant für die Berücksichtigung von Feiertagen bei der Berechnung der Anwesenheit von Mitarbeitenden.
Wie Sie in venabo Feiertage anlegen oder importieren, und sie in der Zeiterfassung ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, lernen Sie im Dokumentations-Beitrag unter folgendem Link: <Bereich in Arbeit>
Plz / Stadt
Die Postleitzahl und der Ort des Unternehmensstandorts.
Straße und Nr
Die Straße und Hausnummer des Unternehmensstandorts.
eAU Ansprechpartner
Für jeden Standort lässt sich ein Mitarbeiter als Ansprechpartner für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung festlegen. Damit ein Mitarbeiter aus der Auswahlliste ausgewählt werden kann, muss er in den Stammdaten angelegt sein. Zudem muss für diesen Mitarbeiter zwingend eine E-Mail Adresse angegeben sein.