Rundungsregeln für Zeitmodelle
Einleitung
Zeitmodelle sind ein zentrales Element in venabo.ZEIT. Sie legen fest, wie venabo die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden erfasst, berechnet und auswertet. Rundungsregeln sind dabei eine wichtige Einstellung: Sie steuern, wie genau venabo die Buchungszeitpunkte Ihrer Mitarbeitenden bewertet.
In diesem Artikel lernen Sie:
- Grundlagen von Rundungsregeln: Wie Rundungsregeln funktionieren und wie Sie diese anlegen.
- Anwendung von Rundungsregeln: Wie und zu welchem Zweck Sie Rundungsregeln einsetzen – veranschaulicht durch konkrete Praxisbeispiele.
- Extra-Optionen: Wie Sie Rundungsregeln mit den zusätzlichen Optionen in venabo.ZEIT noch präziser konfigurieren.
Was sind Rundungsregeln?
Rundungsregeln sorgen dafür, dass venabo.ZEIT Buchungen, die Mitarbeitende zu einem „unglatten“ Zeitpunkt erfassen, automatisch auf einen definierten Zeitpunkt rundet. In der Praxis arbeiten die meisten Unternehmen mit Rundungsschritten von 5 oder 10 Minuten.
💡 Wichtig: Gerundet wird ausschließlich die von venabo.ZEIT erstellte Stempelung. Der exakte Zeitpunkt der zugehörigen Buchung bleibt unverändert. Den Unterschied zwischen Buchung und Stempelung erfahren Sie im verlinkten Artikel (Link folgt).
Eine neue Rundungsregel festlegen
Rundungsregeln legen Sie innerhalb eines Zeitmodells in den Einstellungen der Arbeitstage fest. Alles rund um Zeitmodelle und Arbeitstage finden Sie im folgenden Artikel:
Zeitmodelle: Grundlagen, Einstellungen und Anwendung
📍 Navigation: Hauptmenü → Stammdaten → Mitarbeiter → Zeitmodelle → Neues Zeitmodell erstellen / ein Zeitmodell öffnen → Arbeitstage im Zeitmodell erstellen / bearbeiten
Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Rundungsregel anzulegen:
- Öffnen Sie das Hauptmenü und navigieren Sie zu Stammdaten → Mitarbeiter → Zeitmodelle.
- Erstellen Sie ein neues Zeitmodell oder öffnen Sie ein bestehendes.
- Wechseln Sie in die Einstellungen der Arbeitstage des Zeitmodells.
- Legen Sie dort die gewünschte Rundungsregel fest.
Alle Rundungsregeln im Detail
Beginn (Vor / Nach)
venabo wendet diese Rundungsregel auf Buchungen an, die innerhalb eines definierten Zeitfensters um den Soll-Arbeitsbeginn (Zeiten von) liegen. Je nachdem, ob die Buchung vor oder nach dem Soll-Arbeitsbeginn liegt, rundet venabo die Stempelung auf- oder ab.
| Regeltyp | Zeitraum | Wirkung |
|---|---|---|
| Beginn (vor) | Buchung liegt vor dem Soll-Arbeitsbeginn | venabo rundet die Stempelung auf den Soll-Arbeitsbeginn auf |
| Beginn (nach) | Buchung liegt nach dem Soll-Arbeitsbeginn | venabo rundet die Stempelung ab auf den Soll-Arbeitsbeginn |
Anwendungsbeispiele: Beginn (Vor / Nach)
Beispiel 1 – Beginn (Vor): Regel greift
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Zeiten (von) | 07:00 Uhr |
| Beginn (Vor) | 00:30 Std. |
| Beginn (Nach) | 00:15 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Kommen um 06:31 Uhr.
- venabo prüft: 06:31 Uhr liegt innerhalb des 30-Minuten-Fensters vor 07:00 Uhr (also zwischen 06:30 Uhr und 07:00 Uhr).
- Die Regel Beginn (Vor) greift – venabo rundet die Stempelung auf 07:00 Uhr auf.
💡 Hinweis: Das Fenster von 30 Minuten ist exklusiv – eine Buchung genau um 06:30 Uhr liegt nicht mehr innerhalb des Fensters (siehe Beispiel 2).
Beispiel 2 – Beginn (Vor): Regel greift nicht
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Zeiten (von) | 07:00 Uhr |
| Beginn (Vor) | 00:30 Std. |
| Beginn (Nach) | 00:15 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Kommen um 06:30 Uhr.
- venabo prüft: 06:30 Uhr liegt nicht innerhalb des Fensters (das Fenster beginnt erst ab 06:31 Uhr).
- Die Regel greift nicht – venabo erzeugt die Stempelung unverändert um 06:30 Uhr.
Beispiel 3 – Beginn (Nach): Regel greift
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Zeiten (von) | 07:00 Uhr |
| Beginn (Vor) | 00:30 Std. |
| Beginn (Nach) | 00:15 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Kommen um 07:12 Uhr.
- venabo prüft: 07:12 Uhr liegt innerhalb des 15-Minuten-Fensters nach 07:00 Uhr.
- Die Regel Beginn (Nach) greift – venabo rundet die Stempelung auf 07:00 Uhr ab.
Ende (Vor / Nach)
venabo wendet diese Rundungsregel auf Buchungen an, die innerhalb eines definierten Zeitfensters um das Soll-Arbeitsende (Zeiten bis) liegen. Je nachdem, ob die Buchung vor oder nach dem Soll-Arbeitsende liegt, rundet venabo die Stempelung auf- oder ab.
| Regeltyp | Zeitraum | Wirkung |
|---|---|---|
| Ende (vor) | Buchung liegt vor dem Soll-Arbeitsende | venabo rundet die Stempelung auf das Soll-Arbeitsende auf |
| Ende (nach) | Buchung liegt nach dem Soll-Arbeitsende | venabo rundet die Stempelung ab auf das Soll-Arbeitsende |
Anwendungsbeispiele: Ende (Vor / Nach)
Beispiel 1 – Ende (Vor): Regel greift
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Zeiten (bis) | 15:30 Uhr |
| Ende (Vor) | 00:15 Std. |
| Ende (Nach) | 00:10 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Gehen um 15:20 Uhr.
- venabo prüft: 15:20 Uhr liegt innerhalb des 15-Minuten-Fensters vor 15:30 Uhr.
- Die Regel Ende (Vor) greift – venabo rundet die Stempelung auf 15:30 Uhr auf.
Beispiel 2 – Ende (Nach): Regel greift nicht
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Zeiten (bis) | 15:30 Uhr |
| Ende (Vor) | 00:15 Std. |
| Ende (Nach) | 00:10 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Gehen um 15:41 Uhr.
- venabo prüft: 15:41 Uhr liegt 11 Minuten nach 15:30 Uhr – das 10-Minuten-Fenster ist überschritten.
- Die Regel greift nicht – venabo erzeugt die Stempelung unverändert um 15:41 Uhr.
Kommen
venabo wendet diese Rundungsregel auf alle Buchungen der Art Kommen an. Ist gleichzeitig die Rundungsregel Beginn (Vor/Nach) aktiv, hat diese Vorrang für Buchungen zum Soll-Arbeitsbeginn.
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| Schwelle | Entscheidungswert: Liegt die Buchung auf oder über der Schwelle, rundet venabo auf. Liegt sie darunter, rundet venabo ab. |
| Wert | Teilt die Stunde in gleichmäßige Intervalle ein, auf die venabo die Stempelung rundet (z. B. alle 30 oder alle 7 Minuten). |
Anwendungsbeispiele: Kommen
Beispiel 1 – Abrunden auf halbe Stunde
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Schwelle | 00:15 Std. |
| Wert | 00:30 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Kommen um 13:42 Uhr.
- venabo ermittelt die möglichen Rundungszeitpunkte: 13:00 und 13:30 Uhr.
- 13:42 Uhr liegt 12 Minuten nach 13:30 Uhr – die Schwelle von 15 Minuten ist noch nicht erreicht.
- venabo rundet ab und erzeugt die Stempelung um 13:30 Uhr.
Beispiel 2 – Aufrunden auf volle Stunde
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Schwelle | 00:15 Std. |
| Wert | 00:30 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Kommen um 13:52 Uhr.
- venabo ermittelt die möglichen Rundungszeitpunkte: 13:30 und 14:00 Uhr.
- 13:52 Uhr liegt 22 Minuten nach 13:30 Uhr – die Schwelle von 15 Minuten ist überschritten.
- venabo rundet auf und erzeugt die Stempelung um 14:00 Uhr.
Beispiel 3 – Aufrunden im 7-Minuten-Raster
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Schwelle | 00:04 Std. |
| Wert | 00:07 Std. |
- Ein Mitarbeiter bucht Kommen um 14:32 Uhr.
- venabo ermittelt die Rundungszeitpunkte im 7-Minuten-Raster: …14:21, 14:28, 14:35, 14:42…
- 14:32 Uhr liegt 4 Minuten nach 14:28 Uhr – die Schwelle von 4 Minuten ist erreicht.
- venabo rundet auf und erzeugt die Stempelung um 14:35 Uhr.
Pause
venabo wendet diese Rundungsregel auf alle Buchungen der Art Pause an. Die Funktionsweise ist identisch mit der Rundungsregel Kommen – die Anwendungsbeispiele dort gelten sinngemäß auch für Pausenbuchungen.
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| Schwelle | Entscheidungswert: Liegt die Buchung auf oder über der Schwelle, rundet venabo auf. Liegt sie darunter, rundet venabo ab. |
| Wert | Teilt die Stunde in gleichmäßige Intervalle ein, auf die venabo die Stempelung rundet. |
Gehen
venabo wendet diese Rundungsregel auf alle Buchungen der Art Gehen an. Ist gleichzeitig die Rundungsregel Ende (Vor/Nach) aktiv, hat diese Vorrang für Buchungen zum Soll-Arbeitsende. Die Funktionsweise ist identisch mit der Rundungsregel Kommen – die Anwendungsbeispiele dort gelten sinngemäß auch für Gehen-Buchungen.
| Parameter | Bedeutung |
|---|---|
| Schwelle | Entscheidungswert: Liegt die Buchung auf oder über der Schwelle, rundet venabo auf. Liegt sie darunter, rundet venabo ab. |
| Wert | Teilt die Stunde in gleichmäßige Intervalle ein, auf die venabo die Stempelung rundet. |
Gesamtpause
⚠️ Hinweis: Die Dokumentation zu dieser Rundungsregel wird gerade vorbereitet und steht in Kürze zur Verfügung.
Extra-Optionen für Rundungsregeln
Mit Extra-Optionen schränken Sie den Geltungsbereich einer Rundungsregel gezielt ein. So legen Sie fest, auf welche Buchungen innerhalb eines Arbeitstages die Regel angewendet wird – und auf welche nicht.
💡 Hinweis: Dieser Artikel ist Teil 3 von 3 der Dokumentation zu Rundungsregeln für Zeitmodelle. Er beschreibt alle verfügbaren Extra-Optionen und deren Auswirkungen auf die Zeiterfassung.
Übersicht der Extra-Optionen
| Extra-Option | Wirkung | Typische Buchungsart |
|---|---|---|
| Erste | Nur die erste Buchung des Tages wird gerundet | Kommen |
| Gruppe der Ersten | Nur die erste Gruppe gleichartiger Buchungen mit demselben Rundungsziel wird gerundet | Kommen |
| Letzte | Nur die letzte Buchung des Tages wird gerundet | Gehen |
| Gruppe der Letzten | Nur die letzte Gruppe gleichartiger Buchungen wird gerundet | Gehen |
| Innerhalb der Kernarbeitszeit | Nur Buchungen innerhalb der Kernarbeitszeit werden gerundet | Alle Buchungsarten |
| Außerhalb der Kernarbeitszeit | Nur Buchungen außerhalb der Kernarbeitszeit werden gerundet | Alle Buchungsarten |
Extra-Option: Erste
Ist diese Option aktiv, wendet venabo die Rundungsregel ausschließlich auf die erste Buchung des Arbeitstages an. Alle weiteren Buchungen derselben Art bleiben ungerundet. Typischerweise handelt es sich dabei um eine Buchung der Art Kommen.
Praxisbeispiel – Extra-Option „Erste“
Szenario: Die Rundungsregeln für Kommen, Gehen und Pause runden jeweils auf den nächsten 10-Minuten-Takt (XX:10, XX:20, XX:30 usw.). Die Extra-Option „Erste“ ist aktiv.
Konfiguration der Rundungsregel:
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Kommen (Schwelle) | 00:05 Std. |
| Kommen (Wert) | 00:10 Std. |
| Pause (Schwelle) | 00:05 Std. |
| Pause (Wert) | 00:10 Std. |
| Gehen (Schwelle) | 00:05 Std. |
| Gehen (Wert) | 00:10 Std. |
| Extra-Option „Erste“ | Aktiv |
So verarbeitet venabo die Buchungen des Arbeitstages:
| Buchungsart | Erfasste Zeit | Gestempelte Zeit | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Kommen | 08:35 Uhr | 08:40 Uhr | ✅ Erste Buchung des Tages → wird gerundet |
| Pause | 13:02 Uhr | 13:02 Uhr | ⛔ Nicht die erste Buchung → keine Rundung |
| Kommen | 13:34 Uhr | 13:34 Uhr | ⛔ Nicht die erste Buchung → keine Rundung |
| Gehen | 17:05 Uhr | 17:05 Uhr | ⛔ Nicht die erste Buchung → keine Rundung |
💡 Erklärung: Obwohl die Rundungsregeln für Kommen, Pause und Gehen grundsätzlich aktiv sind, rundet venabo durch die Extra-Option „Erste“ ausschließlich die allererste Buchung des Arbeitstages – hier das Kommen um 08:35 Uhr auf 08:40 Uhr. Alle nachfolgenden Buchungen bleiben unverändert.
Extra-Option: Gruppe der Ersten
Ist diese Option aktiv, wendet venabo die Rundungsregel nur auf die erste Gruppe von Buchungen an. Eine Gruppe besteht aus mehreren Buchungen, die:
- von derselben Art sind (z. B. alle vom Typ Kommen), und
- deren Stempelzeiten laut Rundungsregel auf denselben Zeitpunkt gerundet werden sollen.
Sobald eine neue Buchung auf einen anderen Zeitpunkt gerundet würde, beginnt eine neue Gruppe. Nur die erste Gruppe wird gerundet – alle weiteren Gruppen bleiben unverändert. Im Regelfall betrifft diese Option Buchungen der Art Kommen, da diese zu Arbeitsbeginn als erste erfasst werden.
Praxisbeispiel – Extra-Option „Gruppe der Ersten“
Szenario: Die Rundungsregel für Kommen rundet auf den nächsten 15-Minuten-Takt (XX:15, XX:30, XX:45 oder volle Stunde). Die Extra-Option „Gruppe der Ersten“ ist aktiv.
Konfiguration der Rundungsregel:
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Kommen (Schwelle) | 0:00 Std. |
| Kommen (Wert) | 0:15 Std. |
| Extra-Option „Gruppe der Ersten“ | Aktiv |
So verarbeitet venabo die Buchungen:
| Buchungsart | Erfasste Zeit | Gestempelte Zeit | Gruppe | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Kommen | 07:32 Uhr | 07:45 Uhr | Gruppe 1 | ✅ Erste Gruppe → wird gerundet |
| Kommen | 07:34 Uhr | 07:45 Uhr | Gruppe 1 | ✅ Erste Gruppe → wird gerundet |
| Kommen | 07:40 Uhr | 07:45 Uhr | Gruppe 1 | ✅ Erste Gruppe → wird gerundet |
| Kommen | 07:42 Uhr | 07:45 Uhr | Gruppe 1 | ✅ Erste Gruppe → wird gerundet |
| Kommen | 07:48 Uhr | 07:48 Uhr | Gruppe 2 | ⛔ Zweite Gruppe → keine Rundung |
| Kommen | 07:53 Uhr | 07:53 Uhr | Gruppe 2 | ⛔ Zweite Gruppe → keine Rundung |
💡 Erklärung: Die ersten vier Buchungen (07:32-07:42 Uhr) bilden gemeinsam Gruppe 1, weil venabo sie alle auf denselben Zeitpunkt 07:45 Uhr rundet. Die Buchungen um 07:48 und 07:53 Uhr würden auf 08:00 Uhr gerundet – sie bilden damit eine neue Gruppe 2. Da die Extra-Option „Gruppe der Ersten“ aktiv ist, bleiben alle Buchungen der Gruppe 2 ungerundet.
Extra-Option: Letzte
Ist diese Option aktiv, wendet venabo die Rundungsregel ausschließlich auf die letzte Buchung des Arbeitstages an. Alle vorherigen Buchungen desselben Typs bleiben ungerundet. Typischerweise handelt es sich dabei um eine Buchung der Art Gehen.
💡 Tipp: Die Extra-Option „Letzte“ ist das Gegenstück zur Option „Erste“. Während „Erste“ den Arbeitsbeginn schützt, stellt „Letzte“ sicher, dass nur der tatsächliche Feierabend gerundet wird.
Extra-Option: Gruppe der Letzten
⚠️ Hinweis: Die ausführliche Dokumentation dieser Extra-Option wird in Kürze ergänzt. Das Prinzip entspricht der „Gruppe der Ersten“ – jedoch bezogen auf die letzte Buchungsgruppe des Arbeitstages.
Extra-Option: Innerhalb der Kernarbeitszeit
Ist diese Option aktiv, wendet venabo die Rundungsregel ausschließlich auf Buchungen an, deren Zeitpunkte innerhalb der definierten Kernarbeitszeit liegen. Buchungen außerhalb der Kernarbeitszeit bleiben ungerundet.
⚖️ Hinweis: Die Kernarbeitszeit wird im jeweiligen Zeitmodell hinterlegt. Stellen Sie sicher, dass die Kernarbeitszeit korrekt konfiguriert ist, bevor Sie diese Extra-Option aktivieren.
Extra-Option: Außerhalb der Kernarbeitszeit
Ist diese Option aktiv, wendet venabo die Rundungsregel ausschließlich auf Buchungen an, deren Zeitpunkte außerhalb der definierten Kernarbeitszeit liegen. Buchungen innerhalb der Kernarbeitszeit bleiben ungerundet.
⚖️ Anwendungsfall: Diese Option eignet sich besonders, wenn Überstunden oder Buchungen außerhalb der Kernarbeitszeit abweichenden Rundungsregeln unterliegen sollen – zum Beispiel für Gleitzeit-Modelle.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen „Erste“ und „Gruppe der Ersten“?
„Erste“ rundet genau eine einzige Buchung – die allererste des Tages. „Gruppe der Ersten“ rundet alle Buchungen, die zusammen dieselbe Rundungsgruppe bilden, also auf denselben Zielzeitpunkt gerundet werden. Erfassen mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ihre Ankunft knapp vor einem Rundungszeitpunkt, werden alle dieser Buchungen gerundet – nicht nur die zeitlich erste.
Kann ich mehrere Extra-Optionen gleichzeitig aktivieren?
Ja, mehrere Extra-Optionen können kombiniert werden. Beachten Sie dabei, dass sich manche Optionen gegenseitig ausschließen können – zum Beispiel „Innerhalb der Kernarbeitszeit“ und „Außerhalb der Kernarbeitszeit“. Testen Sie die gewünschte Konfiguration anhand konkreter Buchungsbeispiele, bevor Sie sie produktiv einsetzen.
Was passiert, wenn keine Extra-Option aktiv ist?
Ohne aktive Extra-Option wendet venabo die Rundungsregel auf alle Buchungen der konfigurierten Art an – unabhängig davon, ob es sich um die erste, letzte oder eine mittlere Buchung des Tages handelt.
Gilt die Extra-Option „Letzte“ auch für Pausenbuchungen?
Grundsätzlich ja – die Extra-Option bezieht sich auf die letzte Buchung des gesamten Arbeitstages, unabhängig von der Buchungsart. In der Praxis wird sie jedoch fast ausschließlich für Gehen-Buchungen konfiguriert, da diese typischerweise die letzte Buchung des Tages darstellen.
Zusammenfassung – Rundungsregeln für Zeitmodelle (Teil 1-3)
Die folgende Tabelle fasst alle wesentlichen Konzepte der dreiteiligen Dokumentation zu Rundungsregeln auf einen Blick zusammen.
| Konzept | Beschreibung | Dokumentiert in |
|---|---|---|
| Schwelle | Definiert, ab welcher Abweichung eine Buchung gerundet wird | Teil 1 |
| Wert | Legt den Rundungsintervall fest (z. B. auf 10- oder 15-Minuten-Takt) | Teil 1 |
| Buchungsarten | Kommen, Gehen, Pause – jeweils eigene Rundungsregel konfigurierbar | Teil 1 & 2 |
| Rundungsrichtung | Auf-, Ab- oder kaufmännisches Runden je Buchungsart einstellbar | Teil 2 |
| Extra-Option: Erste | Nur die erste Buchung des Tages wird gerundet | Teil 3 |
| Extra-Option: Gruppe der Ersten | Alle Buchungen der ersten Rundungsgruppe werden gerundet | Teil 3 |
| Extra-Option: Letzte | Nur die letzte Buchung des Tages wird gerundet | Teil 3 |
| Extra-Option: Gruppe der Letzten | Alle Buchungen der letzten Rundungsgruppe werden gerundet | Teil 3 |
| Extra-Option: Innerhalb der Kernarbeitszeit | Nur Buchungen innerhalb der Kernarbeitszeit werden gerundet | Teil 3 |
| Extra-Option: Außerhalb der Kernarbeitszeit | Nur Buchungen außerhalb der Kernarbeitszeit werden gerundet | Teil 3 |
✅ Hinweis: Mit der richtigen Kombination aus Schwelle, Wert, Rundungsrichtung und Extra-Optionen bildet venabo nahezu jede betriebliche Rundungsanforderung präzise ab – von einfachen 5-Minuten-Intervallen bis hin zu komplexen Regelwerken mit Kernarbeitszeit und gruppenbasierter Rundung.