Wartungsverträge – Übersicht
Wartungsverträge helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben und Dienstleistungen strukturiert zu verwalten. In der Übersicht sehen Sie alle Dienstleistungen, die im aktuellen Abrechnungszyklus angefallen sind.
⚖️ Hinweis: Die Abrechnung von Wartungsverträgen findet in der Regel über Ihr ERP-System statt und muss dort separat angelegt werden. venabo dient der Kontrolle und Auswertung. Für erweiterte Auswertungen können Sie ERP-Wartungsverträge direkt in venabo verknüpfen.
Wartungsvertrag anlegen
Beim Anlegen eines Wartungsvertrags wählen Sie im Reiter Allgemein zunächst den Kunden aus. Hat dieser Kunde mehrere Standorte – also eigene Einträge im SelectLine-Kundenstamm – können Sie diese Standorte ebenfalls im Wartungsvertrag hinterlegen.
- Navigieren Sie zu Stammdaten → Wartungsverträge und klicken Sie auf Neu.
- Wählen Sie im Reiter Allgemein den gewünschten Kunden aus.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Standorte (Kunden) des Hauptkunden hinzu.
- Wählen Sie die Art des Wartungsvertrags (siehe Tabelle unten).
- Legen Sie fest, ob Fahrtkosten und Feierabend-/Wochenendzuschläge in das Kontingent eingerechnet werden sollen.
- Ergänzen Sie eine Bemerkung für Ihre Mitarbeiter (wird nicht gedruckt, nur in venabo angezeigt).
- Wechseln Sie zum Reiter Inhalt und legen Sie die enthaltenen Leistungen und Pflichten an.
- Legen Sie abschließend den Abrechnungszyklus fest.
Arten von Wartungsverträgen
venabo bietet vier verschiedene Vertragsarten. Wählen Sie die Art, die am besten zu Ihrer Abrechnungslogik passt:
| Vertragsart | Beschreibung |
|---|---|
| Pauschal Alles | Alle Zeiten, die für den Kunden erfasst werden und bei denen kein anderer Wartungsvertrag, kein Projekt und kein Ticket ausgewählt wurde, landen automatisch in diesem Vertrag. Nützlich, wenn ein Kunde mehrere Wartungsverträge hat und nicht zugeordnete Leistungen automatisch aufgefangen werden sollen. |
| Pauschal bestimmte Tätigkeiten | Nur Zeiten, bei denen dieser Wartungsvertrag bei der Erfassung explizit ausgewählt wurde, werden hier eingetragen. |
| Stundenkontingent (verfallend) | Funktioniert wie „Pauschal bestimmte Tätigkeiten“. Nicht verbrauchte Kontingente verfallen am Ende des Abrechnungsintervalls. |
| Stundenkontingent (aufbauend) | Funktioniert wie „Pauschal bestimmte Tätigkeiten“. Nicht verbrauchte Kontingente werden am Ende des Abrechnungsintervalls in den nächsten Zeitraum übertragen und stehen dort zusätzlich zur Verfügung. |
Fahrtkosten und Zuschläge
Über zwei Checkboxen steuern Sie, welche Kosten in die Gesamtsumme des Wartungsvertrags einfließen:
- Fahrtkosten berechnen: Ist der Haken gesetzt, rechnet venabo anfallende Fahrtkosten in das Kontingent ein. Ohne Haken können Fahrtkosten zwar erfasst werden, fließen aber nicht in die Vertragssumme ein.
- Feierabend-/Wochenendzuschlag berechnen: Verhält sich identisch – Zuschläge lassen sich erfassen, werden aber ohne gesetzten Haken nicht in der Gesamtsumme berücksichtigt.
Enthaltene Leistungen und Pflichten
Damit venabo den aktuellen Aufwand berechnen kann, muss der Wartungsvertrag mindestens eine Position im Reiter Inhalt enthalten. Ohne hinterlegten Inhalt ist keine Aufwandsberechnung möglich.
Den Inhalt pflegen Sie unter: Stammdaten → Wartungsverträge → Wartungsvertrag bearbeiten → Reiter: Inhalt
💡 Tipp: Legen Sie im Reiter „Inhalt“ alle enthaltenen Leistungen (z. B. Datensicherung prüfen, Updates einspielen) als separate Positionen an. So behalten Sie den Überblick über den vereinbarten Leistungsumfang.
Abrechnungszyklen
Der Abrechnungszyklus legt fest, über welchen Zeitraum venabo die Summe aller Dienstleistungen berechnet. Nach Ablauf des Intervalls setzt venabo den Aufwand zurück.
✅ Hinweis: Ab Version 3.2 zeigt venabo bei Wartungsverträgen mit Kontingent die „Summe X ZE“ immer in grün an – da Dienstleistungen, die über das Kontingent hinausgehen, positiv und separat berechenbar sind.
Auswertung zur Ertragskontrolle
venabo bietet eine integrierte Statistik je Wartungsvertrag. So rufen Sie diese auf:
- Öffnen Sie die Übersicht der Wartungsverträge.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Wartungsvertrag.
- Wählen Sie Statistik aus dem Kontextmenü.
venabo zeigt Ihnen die letzten drei Abrechnungszeiträume mit allen angefallenen Kosten.
Aufbauendes Kontingent
Beim aufbauenden Stundenkontingent überträgt venabo nicht verbrauchte Dienstleistungsbeträge automatisch in den nächsten Abrechnungsmonat. Das Restkontingent verfällt also nicht, sondern summiert sich auf.
Über ein separates Benutzerrecht können Sie den Kontingentswert manuell anpassen (neue Buchung). Alle Ab- und Zubuchungen werden chronologisch dargestellt.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein IT-Dienstleister betreut einen Kunden mit drei Standorten. Täglich wird die Datensicherung geprüft. Der Wartungsvertrag soll alle zugehörigen Zeiten erfassen und monatlich abgerechnet werden.
| Einstellung | Gewählter Wert |
|---|---|
| Hauptkunde | Musterfirma GmbH |
| Weitere Standorte | Musterfirma GmbH – Standort Nord, Musterfirma GmbH – Standort Süd |
| Vertragsart | Stundenkontingent (verfallend) |
| Kontingent | 5 Stunden/Monat |
| Abrechnungsintervall | Monatlich |
| Fahrtkosten berechnen | Nein |
| Inhalt (Reiter) | Position: „Datensicherung prüfen – täglich“ |
| Ergebnis | Alle täglichen Prüfungen aller drei Standorte laufen monatlich in diesen Vertrag. Nicht verbrauchte Stunden verfallen am Monatsende. |
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich keinen Inhalt im Reiter „Inhalt“ hinterlege?
Ohne mindestens eine Position im Reiter Inhalt kann venabo keinen aktuellen Aufwand berechnen. Die Leistungserfassung ist zwar möglich, aber eine Aufwandsauswertung steht erst nach Anlage von Inhaltspositionen zur Verfügung.
Was ist der Unterschied zwischen „verfallend“ und „aufbauend“?
Beim verfallenden Kontingent werden nicht genutzte Stunden am Ende des Intervalls gestrichen. Beim aufbauenden Kontingent überträgt venabo das Restguthaben in den nächsten Zeitraum – der Kunde profitiert also vom angesammelten Puffer.
Kann ich einen Wartungsvertrag für mehrere Kundenstandorte nutzen?
Ja. Sofern die Standorte als eigene Kunden im SelectLine-Kundenstamm angelegt sind, können Sie diese als „Weitere Standorte“ im Wartungsvertrag hinterlegen. Alle Zeiten der Standorte fließen dann in denselben Vertrag ein.
Warum werden Fahrtkosten erfasst, aber nicht in der Vertragssumme angezeigt?
Die Checkbox Fahrtkosten berechnen ist nicht aktiviert. Fahrtkosten lassen sich in venabo zwar immer erfassen, fließen aber nur dann in die Kontingentssumme ein, wenn diese Option im Wartungsvertrag aktiviert ist.
Zusammenfassung
| Thema | Wichtigste Information |
|---|---|
| Abrechnung | Läuft über das ERP-System; venabo dient der Kontrolle und Auswertung |
| Vertragsarten | Pauschal Alles, Pauschal bestimmte Tätigkeiten, Kontingent verfallend, Kontingent aufbauend |
| Aufwandsberechnung | Erfordert mindestens eine Position im Reiter „Inhalt“ |
| Abrechnungszyklus | Frei wählbar; Aufwand wird nach Intervallende zurückgesetzt |
| Ertragskontrolle | Rechtsklick auf Wartungsvertrag → Statistik (letzte 3 Zeiträume) |
| Aufbauendes Kontingent | Restguthaben wird in den nächsten Monat übertragen; manuelle Anpassung per Sonderrecht möglich |