Schichtplanung
Die Schichtplanung in venabo gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über alle Schichten und ermöglicht es, Personal effizient einzuplanen. Sie sehen auf einen Blick, welche Schichten ausreichend besetzt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Übersicht und Farbkodierung
Bereits angelegte Schichten erscheinen direkt in der Schichtplanung. venabo zeigt Ihnen den Besetzungsstatus jeder Schicht farblich an:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| 🔴 Rötlich | Schicht ist unterbesetzt – die Mindestanzahl an Personal ist nicht erreicht |
| 🟢 Grünlich | Schicht ist ausreichend besetzt – alle Anforderungen sind erfüllt |
💡 Tipp: Jede Schicht erfordert eine definierte Mindestanzahl an Personal. Legen Sie diese Mindestanzahl direkt in den Schicht-Einstellungen fest, damit venabo den Besetzungsstatus korrekt berechnen kann.
Personal einplanen per Drag-and-drop
Mitarbeiter lassen sich schnell und intuitiv per Drag-and-drop in Schichten einplanen. So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die Schichtplanung im venabo-Menü.
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Personalliste auf der linken Seite.
- Ziehen Sie den Mitarbeiter per Drag-and-drop auf die gewünschte Schicht.
- venabo prüft automatisch Verfügbarkeiten und zeigt Konflikte sofort an.
Neben der Schicht sehen Sie auch, wie viele Stunden der Mitarbeiter in der laufenden Woche bereits eingeplant ist und wie viel Zeit noch zur Verfügung steht – sowohl pro Tag als auch für die gesamte Woche. Über- und Unterschreitungen werden ebenfalls farblich hervorgehoben.
Schichtbewerbungen durch Mitarbeiter
Mitarbeiter können sich – bei entsprechender Berechtigung – auf freie Schichten bewerben. Der Vorgesetzte entscheidet anschließend, welcher Mitarbeiter die Schicht erhält. Der gesamte Prozess läuft digital im Schichtplaner ab:
- Eine Schicht wird als offen markiert oder ein Mitarbeiter meldet sich als nicht verfügbar.
- Berechtigte Mitarbeiter sehen die freie Schicht und können sich online bewerben.
- Der Vorgesetzte prüft die Bewerbungen und bestätigt die Zuweisung.
- venabo aktualisiert die Schichtplanung automatisch.
✅ Hinweis: Die Berechtigung zur Schichtbewerbung vergeben Sie in den venabo-Benutzereinstellungen. Mitarbeiter ohne diese Berechtigung sehen keine offenen Schichten zur Bewerbung.
Detaillierte Schichtansicht
Jede Schicht lässt sich jederzeit aufklappen, um alle Details auf einen Blick zu sehen – zum Beispiel eingeplante Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Besetzungsstatus.
Funktionen im Überblick
- Filterung nach Abteilungen und Mitarbeitern – gezielt nach einzelnen Bereichen oder Personen suchen
- Schneller Verfügbarkeitsüberblick – automatischer Abgleich von Abwesenheiten in Echtzeit
- Live-Status – aktueller Besetzungsstatus für jede Schicht und jeden Mitarbeiter
- Konflikterkennung – venabo zeigt Ihnen Planungskonflikte im Dienstplan direkt an
💡 Hinweis: Der Dienstplan in venabo berücksichtigt neben der Schichtplanung auch genehmigten Urlaub, Krankentage und sonstige Abwesenheiten. Weitere Informationen finden Sie unter dem Menüpunkt „Dienstplan“.
Praxisbeispiel
Szenario: Sie planen die Frühschicht (06:00-14:00 Uhr) für kommenden Montag. Die Schicht erfordert mindestens 3 Mitarbeiter.
| Schritt | Aktion | Ergebnis in venabo |
|---|---|---|
| 1 | Mitarbeiter A per Drag-and-drop einplanen | 🔴 Schicht rot – nur 1 von 3 besetzt |
| 2 | Mitarbeiter B einplanen (hat bereits 35 Std. diese Woche) | 🔴 Schicht rot – venabo zeigt Stundenwarnung für Mitarbeiter B |
| 3 | Mitarbeiter C einplanen | 🔴 Schicht rot – 2 von 3 besetzt |
| 4 | Mitarbeiter D einplanen | 🟢 Schicht grün – Mindestbesetzung erreicht |
Häufige Fragen
Warum bleibt eine Schicht rot, obwohl ich Mitarbeiter eingeplant habe?
Die Schicht bleibt rot, solange die definierte Mindestanzahl an Personal nicht erreicht ist. Prüfen Sie in den Schicht-Einstellungen, welche Mindestbesetzung hinterlegt ist, und planen Sie entsprechend weitere Mitarbeiter ein.
Können sich Mitarbeiter selbst auf Schichten eintragen?
Ja – sofern die entsprechende Berechtigung in den Benutzereinstellungen aktiviert ist. Mitarbeiter sehen dann offene Schichten und können sich digital bewerben. Die endgültige Zuweisung bestätigt stets der Vorgesetzte.
Berücksichtigt die Schichtplanung auch Urlaub und Krankmeldungen?
Ja, venabo gleicht Abwesenheiten wie genehmigten Urlaub oder Krankmeldungen automatisch mit der Schichtplanung ab. Betroffene Mitarbeiter werden in der Verfügbarkeitsansicht entsprechend markiert. Detaillierte Informationen finden Sie im Bereich „Dienstplan“.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter in einer Woche zu viele Stunden eingeplant wird?
venabo zeigt eine farbliche Warnung beim Mitarbeiter an, sobald die geplante Zeit die verfügbare Wochenarbeitszeit überschreitet. So erkennen Sie Überschreitungen sofort und können die Planung anpassen.
Zusammenfassung
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Farbkodierung | Rot = unterbesetzt, Grün = ausreichend besetzt |
| Drag-and-drop | Mitarbeiter schnell und intuitiv in Schichten ziehen |
| Stundenanzeige | Geplante und verbleibende Stunden pro Mitarbeiter und Woche |
| Schichtbewerbung | Mitarbeiter bewerben sich digital auf offene Schichten |
| Konflikterkennung | Automatischer Abgleich von Abwesenheiten und Planungskonflikten |
| Filterung | Ansicht nach Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern filtern |