Systemkonfiguration – Reiter „Belege“
Im Reiter „Belege“ der Systemkonfiguration steuern Sie, wie venabo Belege darstellt und verarbeitet. Sie legen Erlösschwellen fest, vergeben Status-Farben und definieren individuelle Zusatzfelder – für Belege insgesamt oder für einzelne Belegpositionen.
Reiter „Belege“ öffnen
- Öffnen Sie im linken Navigationsmenü den Punkt „Verwaltung“.
- Klicken Sie auf „Systemkonfiguration“.
- Wählen Sie den Reiter „Belege“.
Der Reiter gliedert sich in zwei Bereiche: Einstellungen und Zusatzfelder.
Einstellungen
Erlös-%-Schwelle
Legen Sie hier einen Prozentsatz als Mindesterlös-Schwelle fest. Unterschreitet der Erlös eines Belegs diesen Wert, zeigt venabo den Erlöswert automatisch in roter Schrift an – so erkennen Sie kritische Belege auf den ersten Blick.
💡 Tipp: Diese Einstellung ist besonders nützlich, wenn Sie Belege aus einem ERP-System importieren oder automatisch erzeugen lassen.
Status
Definieren Sie die möglichen Status Ihrer Belege und weisen Sie jedem Status eine individuelle Farbe zu. Die farbliche Kennzeichnung erleichtert die schnelle Zuordnung und Priorisierung in der Belegübersicht.
Zusatzfelder
Unter „Zusatzfelder Beleg“ und „Zusatzfelder Beleg-Position“ ergänzen Sie Ihre Belege um frei benennbare Felder – etwa wenn Ihr ERP-System bestimmte Informationen nicht liefert oder Sie interne Angaben erfassen möchten.
- Wählen Sie, ob das Zusatzfeld für den gesamten Beleg oder eine einzelne Belegposition gelten soll.
- Vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für das Feld (z. B. „Projekt-ID“ oder „Vertriebsmitarbeiter“).
- Speichern Sie die Einstellung. Das Feld steht ab sofort in allen entsprechenden Belegen zur Verfügung.
💡 Tipp: Die Bezeichnungen der Zusatzfelder sind vollständig frei wählbar. Nutzen Sie sprechende Namen, damit alle Mitarbeitenden sofort verstehen, welche Information erwartet wird.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Unternehmen importiert Belege aus seinem ERP-System und möchte Belege mit niedrigem Erlös sofort erkennen. Außerdem sollen Status und interne Projektzuordnung direkt im Beleg sichtbar sein.
| Einstellung | Konfiguration | Wirkung |
|---|---|---|
| Erlös-%-Schwelle | 10 % | Belege mit Erlös unter 10 % erscheinen in roter Schrift |
| Status „Offen“ | Farbe: Blau | Offene Belege sind in der Liste sofort als blau gekennzeichnet |
| Status „Abgeschlossen“ | Farbe: Grün | Erledigte Belege sind grün markiert |
| Zusatzfeld Beleg | Bezeichnung: „Projekt-ID“ | Jeder Beleg enthält ein Feld zur Eingabe der internen Projektnummer |
| Zusatzfeld Beleg-Position | Bezeichnung: „Vertriebsmitarbeiter“ | Jede Belegposition kann einem Mitarbeitenden zugeordnet werden |
Wichtige Hinweise
⚠️ Hinweis: Änderungen in der Systemkonfiguration gelten systemweit und betreffen alle Benutzenden, die mit Belegen arbeiten. Stimmen Sie Anpassungen im Team ab, bevor Sie sie speichern.
💡 Tipp: Prüfen Sie nach jeder Anpassung die Darstellung anhand eines Testbelegs, um sicherzustellen, dass Farben und Felder korrekt angezeigt werden.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die Erlös-%-Schwelle auf 0 setze?
Ist die Schwelle auf 0 % gesetzt, löst venabo die Rot-Markierung nur aus, wenn der Erlös eines Belegs negativ ist. Möchten Sie keine Markierung, lassen Sie das Feld leer oder deaktivieren Sie die Option.
Kann ich nachträglich weitere Status hinzufügen?
Ja. Sie können jederzeit neue Status anlegen und ihnen eine Farbe zuweisen. Bestehende Belege behalten ihren bisherigen Status; neue Belege können den neuen Status sofort nutzen.
Wie viele Zusatzfelder kann ich anlegen?
Die Anzahl der Zusatzfelder ist nicht systemseitig begrenzt. Achten Sie jedoch darauf, nur wirklich benötigte Felder anzulegen, um die Übersichtlichkeit der Belege zu erhalten.
Gelten Zusatzfelder auch für bereits bestehende Belege?
Ja. Sobald Sie ein Zusatzfeld speichern, erscheint es in allen Belegen – auch in bestehenden. Die Felder sind zunächst leer und können bei Bedarf manuell befüllt werden.
Zusammenfassung
| Bereich | Funktion | Wirkung |
|---|---|---|
| Erlös-%-Schwelle | Mindesterlös in Prozent festlegen | Unterschreitungen werden rot hervorgehoben |
| Status | Belegstatus mit Farben definieren | Visuelle Kennzeichnung in der Belegübersicht |
| Zusatzfelder Beleg | Frei benennbare Felder auf Belegebene | Individuelle Zusatzinformationen je Beleg erfassen |
| Zusatzfelder Beleg-Position | Frei benennbare Felder auf Positionsebene | Individuelle Zusatzinformationen je Belegposition erfassen |