venabo ermöglicht den automatisierten Abruf von E-Mails über POP3 (Post Office Protocol 3) oder IMAP (Internet Message Access Protocol). Je nach Protokoll stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung – für den vollständigen Funktionsumfang empfehlen wir ausdrücklich IMAP.
Funktionsweise des E-Mail-Abrufs
Beim Abruf verbindet sich venabo mit dem konfigurierten Posteingangsserver und verarbeitet neue E-Mails. Dabei gilt:
- venabo markiert jede erfolgreich verarbeitete E-Mail als gelesen.
- Optional verschiebt venabo E-Mails nach der Verarbeitung in einen frei definierbaren Ordner.
- Optional löscht venabo E-Mails nach erfolgreicher Verarbeitung vom Server.
POP3 – eingeschränkter Funktionsumfang
POP3 ist ein älteres Protokoll, das primär zum Herunterladen von E-Mails aus dem Posteingang (INBOX) entwickelt wurde. Folgende technische Einschränkungen gelten:
- Zugriff ausschließlich auf die INBOX – keine anderen Server-Ordner
- Keine serverseitige Ordnerverwaltung
- Kein standardisiertes serverseitiges Verschieben von E-Mails
- Statusinformationen (gelesen/ungelesen) werden nicht zuverlässig synchronisiert
- Löschvorgänge sind serverabhängig implementiert
⚠️ Hinweis: Je nach POP3-Server werden nicht alle Funktionen vollständig unterstützt. Insbesondere das Verschieben in andere Ordner und eine konsistente Statussynchronisation sind technisch möglicherweise nicht möglich.
IMAP – vollständige Unterstützung (Empfehlung)
IMAP wurde für die serverseitige Verwaltung von E-Mails entwickelt und bietet gegenüber POP3 deutliche Vorteile:
- Zugriff auf beliebige Server-Ordner
- Serverseitiges Verschieben von E-Mails
- Zuverlässiges Löschen von Nachrichten
- Synchronisation von Statusinformationen (gelesen/ungelesen)
- Mehrgeräte-Synchronisation
✅ Empfehlung: Verwenden Sie IMAP, um den vollständigen Funktionsumfang von venabo zu nutzen.
E-Mails auf dem Server behalten
Wenn verarbeitete E-Mails auf dem Server verbleiben sollen, können Sie diese in einen eigenen Ordner verschieben. Gehen Sie dazu so vor:
- Legen Sie auf Ihrem Mailserver einen neuen Ordner auf der obersten Ebene (erste Ebene) an, z. B. „Verarbeitet“.
- Öffnen Sie in venabo die E-Mail-Einstellungen.
- Tragen Sie unter „Papierkorb Name“ exakt denselben Ordnernamen ein.
- Speichern Sie die Einstellungen.
Server-URL und Port – Beispiele
Die konkreten Serverdaten erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. Nachfolgend finden Sie typische Standardkonfigurationen:
POP3
| Einstellung | Mit SSL (empfohlen) | Ohne SSL (nicht empfohlen) |
|---|---|---|
| Server | pop.example.de | pop.example.de |
| Port | 995 | 110 |
| Sicherheit | SSL/TLS | Keine |
IMAP
| Einstellung | Mit SSL (empfohlen) | Ohne SSL (nicht empfohlen) |
|---|---|---|
| Server | imap.example.de | imap.example.de |
| Port | 993 | 143 |
| Sicherheit | SSL/TLS | Keine |
SMTP (Postausgang – falls benötigt)
| Einstellung | Option 1 | Option 2 |
|---|---|---|
| Server | smtp.example.de | smtp.example.de |
| Port | 587 | 465 |
| Sicherheit | STARTTLS | SSL/TLS |
💡 Tipp: Die genauen Serverdaten (Hostname, Port, Sicherheitsprotokoll) erhalten Sie direkt von Ihrem E-Mail-Provider oder finden Sie im Kundenportal Ihres Anbieters.
Funktionsvergleich POP3 vs. IMAP
| Funktion | POP3 | IMAP |
|---|---|---|
| E-Mails abrufen | ✔ | ✔ |
| Server-Ordner verwenden | ✖ | ✔ |
| E-Mails serverseitig verschieben | ✖ | ✔ |
| Status synchronisieren | ✖ | ✔ |
| Serverseitig löschen | eingeschränkt | ✔ |
| Mehrgeräte-Synchronisation | ✖ | ✔ |
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Unternehmen möchte eingehende Kundenanfragen per E-Mail automatisch über venabo verarbeiten. Verarbeitete E-Mails sollen auf dem Server in einem eigenen Ordner archiviert werden – nicht gelöscht.
- Sie richten in Ihrem E-Mail-Postfach einen neuen Ordner namens „venabo-Archiv“ auf der obersten Ebene an.
- In venabo hinterlegen Sie die IMAP-Zugangsdaten: Server
imap.example.de, Port993, SicherheitSSL/TLS. - Unter „Papierkorb Name“ tragen Sie
venabo-Archivein. - venabo ruft ab sofort neue E-Mails ab, verarbeitet sie und verschiebt sie automatisch in den Ordner „venabo-Archiv“.
- Im Posteingang bleiben nur noch unverarbeitete E-Mails sichtbar – der Überblick bleibt erhalten.
✅ Ergebnis: Alle Kundenanfragen werden zuverlässig verarbeitet und übersichtlich archiviert – ohne manuellen Aufwand.
Häufige Fragen
Kann ich POP3 verwenden, wenn mein Anbieter kein IMAP unterstützt?
Ja, POP3 funktioniert für den grundlegenden E-Mail-Abruf aus dem Posteingang. Funktionen wie das Verschieben in Ordner oder die Statussynchronisation stehen dann jedoch nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Wechseln Sie wenn möglich zu IMAP.
Warum werden meine E-Mails nicht verschoben, obwohl ich einen Ordner eingetragen habe?
Prüfen Sie, ob der eingetragene Ordnername unter „Papierkorb Name“ exakt mit dem auf dem Server angelegten Ordner übereinstimmt – einschließlich Groß- und Kleinschreibung. Der Ordner muss außerdem auf der obersten Ebene Ihres Postfachs liegen. Außerdem ist das Verschieben nur mit IMAP möglich, nicht mit POP3.
Was passiert, wenn eine E-Mail nicht verarbeitet werden kann?
E-Mails, die venabo nicht verarbeiten kann, verbleiben im Posteingang und werden nicht als gelesen markiert. Beim nächsten Abruf versucht venabo erneut, diese E-Mails zu verarbeiten.
Welcher Port ist der richtige für mein Postfach?
Die korrekten Ports erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider. Als Orientierung: IMAP mit SSL verwendet üblicherweise Port 993, POP3 mit SSL Port 995. Verbindungen ohne SSL sind aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen.
Zusammenfassung
| Thema | Empfehlung / Information |
|---|---|
| Protokollwahl | IMAP bevorzugen – vollständiger Funktionsumfang |
| POP3 | Nur einfacher Posteingangs-Abruf; keine Ordner, kein Verschieben |
| IMAP Port (SSL) | 993 |
| POP3 Port (SSL) | 995 |
| SMTP Port | 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS) |
| E-Mails archivieren statt löschen | Ordner anlegen und unter „Papierkorb Name“ eintragen (nur IMAP) |
| Sicherheit | Immer SSL/TLS verwenden |