Überblick
In der Projektverwaltung können Sie Dateien direkt einem Projekt anhängen. venabo lädt diese Dateien auf den Server hoch und hinterlegt sie in einem Ordner, der für alle berechtigten Nutzer zugänglich ist.
💡 Tipp: So sind projektrelevante Dokumente wie Pläne, Verträge oder Fotos jederzeit zentral abrufbar – direkt im Projektdatensatz.
Dateien aufrufen und hochladen
Führen Sie folgende Schritte aus, um Dateien zu einem Projekt anzuhängen:
- Öffnen Sie Stammdaten → Projekte.
- Wählen Sie ein bestehendes Projekt aus oder legen Sie ein neues Projekt an.
- Wechseln Sie im Projekt zum Reiter Dateien.
- Hier sehen Sie alle bereits hinterlegten Dateien des Projekts.
- Um eine neue Datei hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem Gerät aus.
- venabo lädt die Datei auf den Server hoch und stellt sie anschließend allen berechtigten Nutzern zur Verfügung.
Praxisbeispiel
Szenario: Sie betreuen ein Bauprojekt und möchten den Bauplan sowie den unterzeichneten Werkvertrag direkt im Projektdatensatz hinterlegen, damit alle Projektbeteiligten jederzeit darauf zugreifen können.
| Schritt | Aktion | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Projekt „Neubau Musterstraße“ öffnen | Projektdatensatz wird angezeigt |
| 2 | Reiter „Dateien“ wählen | Liste vorhandener Dateien öffnet sich |
| 3 | „Bauplan_v2.pdf“ hochladen | Datei erscheint in der Liste |
| 4 | „Werkvertrag_unterzeichnet.pdf“ hochladen | Beide Dateien sind nun projektgebunden verfügbar |
| Ergebnis | Alle berechtigten Nutzer können die Dateien direkt im Projekt abrufen | |
Häufige Fragen
Wer kann die hochgeladenen Dateien sehen?
Alle Nutzer, die Zugriff auf das jeweilige Projekt haben, können die hinterlegten Dateien im Reiter „Dateien“ einsehen und herunterladen.
Welche Dateitypen kann ich hochladen?
venabo unterstützt gängige Dateiformate wie PDF, Word, Excel und Bilddateien. Sollte ein bestimmter Dateityp nicht akzeptiert werden, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.
Kann ich hochgeladene Dateien auch wieder löschen?
Ja, vorhandene Dateien lassen sich im Reiter „Dateien“ entfernen. Beachten Sie, dass gelöschte Dateien vom Server entfernt werden und anschließend nicht mehr verfügbar sind.
Wo werden die Dateien physisch gespeichert?
venabo speichert alle hochgeladenen Dateien zentral auf dem Server in einem gemeinsam genutzten Ordner. Der genaue Speicherpfad wird durch Ihre Systemkonfiguration bestimmt.
⚖️ Hinweis: Achten Sie beim Hochladen von Dokumenten auf datenschutzrechtliche Vorgaben, insbesondere wenn die Dateien personenbezogene Daten enthalten.
Zusammenfassung
| Thema | Details |
|---|---|
| Speicherort | Zentraler Serverordner, für alle berechtigten Nutzer zugänglich |
| Navigationspfad | Stammdaten → Projekte → Projekt auswählen → Reiter „Dateien“ |
| Funktionen | Dateien anzeigen, hochladen und löschen |
| Zugriff | Alle Nutzer mit Projektzugriff |