Einleitung
venabo.ZEIT ermöglicht Ihnen, Genehmigungsprozesse für Anträge flexibel und detailliert zu gestalten. In einem Antragsablauf legen Sie fest, welche Mitarbeitenden die Genehmigung bestimmter Antragsarten für bestimmte Abteilungen übernehmen. So können Sie beispielsweise festlegen, dass eine Person neue Urlaubsanträge genehmigt, während eine andere Person für das Verschieben oder Stornieren von Urlaub zuständig ist. Mit der venabo-App lassen sich Anträge zusätzlich bequem von unterwegs stellen und bearbeiten.
Was Sie in diesem Artikel lernen
- Antragsabläufe konfigurieren: Wie Sie die Antragsverwaltung einrichten und bestimmen, wer welche Antragsarten für welche Mitarbeitenden genehmigt.
- Anträge freigeben oder ablehnen: Wo und wie Sie als Verantwortliche Person Anträge in venabo.ZEIT genehmigen oder ablehnen.
- venabo-App für die Antragsverwaltung vorbereiten: Wie Sie die venabo-App so einrichten, dass Anträge gestellt, genehmigt und abgelehnt werden können.
Antragsabläufe aufrufen
Navigieren Sie wie folgt, um einen Antragsablauf zu erstellen oder anzupassen:
- Öffnen Sie das Hauptmenü.
- Wählen Sie Zeitplanung.
- Klicken Sie auf Antragsverwaltung.
- Wechseln Sie zum Reiter Zu genehmigende Anträge.
- Klicken Sie oben rechts auf Antragsabläufe.
💡 Tipp: Den Bereich „Antragsabläufe“ erreichen Sie ausschließlich über den Reiter „Zu genehmigende Anträge“ innerhalb der Antragsverwaltung.
Antragsablauf konfigurieren
(A) Art der Anträge
Legt fest, welche Kombination aus Antragstyp und Antragsaktion der Ablauf abdeckt.
Wählen Sie einen oder mehrere Antragstypen:
- Urlaub
- Abwesenheit
- Krankheit
- Buchung
- Auftragsbuchung
- (Auftrags-) Pauschalbuchung
Wählen Sie eine oder mehrere Antragsaktionen:
- Neu – Der Antragsteller möchte einen neuen Kalendereintrag erstellen.
- Ändern – Der Antragsteller möchte einen bestehenden Eintrag verschieben.
- Löschen – Der Antragsteller möchte einen Eintrag aus dem Kalender entfernen.
💡 Tipp: Sie können mehrere Antragstypen und Antragsaktionen gleichzeitig auswählen und so einen Ablauf für verschiedene Kombinationen nutzen.
(B) Antragsteller
Legen Sie fest, welche Mitarbeiter einen Antrag stellen dürfen.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Erlaubte Mitarbeiter | Einzelne Mitarbeiter, die einen Antrag stellen dürfen. Ergänzend nützlich, wenn diese nicht in den erlaubten Abteilungen enthalten sind. |
| Erlaubte Abteilungen | Alle Mitarbeiter der ausgewählten Abteilungen dürfen einen Antrag stellen. |
| Mitarbeiter ausschließen | Mitarbeiter, die trotz Zugehörigkeit zu einer erlaubten Abteilung keinen Antrag stellen dürfen. Nützlich z. B. um Abteilungsleitungen in einen separaten Ablauf auszulagern. |
(C) Vertreter
⚠️ Zusatzmodul erforderlich: Die Funktion Vertreter ist Teil des kostenpflichtigen Zusatzmoduls „Mehrstufige Anträge“.
Die Vertreter-Funktion ermöglicht es, eine Absprache zwischen Mitarbeitern zu verlangen und zu dokumentieren. Der Antragsteller wählt beim Absenden einen Kollegen als potenzielle Vertretung aus. Dieser Vertreter erhält den Antrag zur Freigabe – erst nach dessen Genehmigung leitet venabo den Antrag an die zuständigen Vorgesetzten weiter.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Vertreter: Pflicht | Der Mitarbeiter kann den Antrag nur absenden, wenn er einen Vertreter ausgewählt hat. |
| Vertreter: Optional | Der Mitarbeiter kann den Antrag auch ohne Angabe eines Vertreters absenden. |
| Vertreter Mitarbeiter | Legt fest, welche einzelnen Mitarbeiter als Vertreter auswählbar sind. |
| Vertreter Abteilung | Legt fest, aus welchen Abteilungen Mitarbeiter als Vertreter auswählbar sind. |
(D) Schritte (Genehmigungsschritte)
Hier legen Sie fest, wer Anträge genehmigt. Im Standardumfang konfigurieren Sie einen Genehmigungsschritt, in dem sich mehrere Mitarbeiter gegenseitig vertreten können. Mit dem Zusatzmodul „Mehrstufige Anträge“ durchläuft ein Antrag beliebig viele aufeinander folgende Genehmigungsschritte.
⚠️ Zusatzmodul optional: Mehrstufige Genehmigungsverfahren mit allen Zusatzoptionen je Schritt erfordern das kostenpflichtige Zusatzmodul „Mehrstufige Anträge“.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Genehmiger | Ein oder mehrere Mitarbeiter, die Anträge in diesem Schritt genehmigen oder ablehnen dürfen. Mehrere Genehmiger vertreten sich gegenseitig – sobald einer entscheidet, verschwindet der Antrag bei den anderen. |
| Antragsteller informieren | Ist diese Option aktiv, informiert venabo den Antragsteller, sobald ein Genehmiger in diesem Schritt eine Entscheidung trifft. |
| Informations-Tab anzeigen | Ist diese Option aktiv, sehen die Genehmiger zusätzliche Informationen zum Antrag – z. B. die Bemerkung des Antragstellers. |
| Darf vorherige Schritte überspringen | Ist diese Option aktiv, erhalten die Genehmiger dieses Schritts den Antrag sofort – auch wenn vorherige Schritte noch nicht abgeschlossen sind. |
Anträge genehmigen und ablehnen
⚠️ Hinweis: Dieser Abschnitt befindet sich noch in Bearbeitung und wird in Kürze ergänzt.
venabo-App für die Antragsverwaltung vorbereiten
⚠️ Hinweis: Dieser Abschnitt befindet sich noch in Bearbeitung und wird in Kürze ergänzt.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Unternehmen möchte, dass Urlaubsanträge der Abteilung „Vertrieb“ zuerst von einem Kollegen als Vertreter bestätigt und anschließend vom Abteilungsleiter genehmigt werden. Die Vertriebsleitung selbst soll einen eigenen, separaten Ablauf durchlaufen.
| Konfigurationsfeld | Einstellung im Beispiel |
|---|---|
| Antragstyp | Urlaub |
| Antragsaktion | Neu |
| Erlaubte Abteilungen | Vertrieb |
| Mitarbeiter ausschließen | Vertriebsleitung (Herr Müller) |
| Vertreter | Pflicht – aus Abteilung Vertrieb |
| Genehmigungsschritt 1 | Vertreter (Kollege aus Vertrieb) |
| Genehmigungsschritt 2 | Abteilungsleiter Vertrieb |
| Ergebnis | Antrag durchläuft Vertreter-Bestätigung → Abteilungsleiter-Genehmigung |
Häufige Fragen
Was passiert, wenn mehrere Genehmiger eingetragen sind und einer ablehnt?
Sobald einer der eingetragenen Genehmiger einen Antrag ablehnt oder genehmigt, gilt der Schritt als abgeschlossen. Der Antrag verschwindet aus der Ansicht der übrigen Genehmiger. Die Genehmiger vertreten sich gegenseitig – es reicht also die Entscheidung einer einzigen Person.
Kann ich denselben Antragsablauf für mehrere Antragstypen gleichzeitig verwenden?
Ja. Sie können in einem Antragsablauf beliebig viele Antragstypen (z. B. Urlaub und Abwesenheit) und Antragsaktionen (z. B. Neu und Ändern) kombiniert auswählen.
Muss der Vertreter denselben Ablauf wie der Antragsteller nutzen?
Nein. Der Vertreter erhält den Antrag lediglich zur Zustimmung – er durchläuft selbst keinen eigenen Antragsablauf. Die Vertreter-Funktion dient ausschließlich der Abstimmung und Dokumentation der geplanten Abwesenheitsvertretung.
Benötige ich das Zusatzmodul „Mehrstufige Anträge“ für einen einfachen Genehmigungsschritt?
Nein. Einen einzelnen Genehmigungsschritt mit einem oder mehreren gegenseitig vertretenden Genehmigern können Sie ohne Zusatzmodul konfigurieren. Das Zusatzmodul ist nur erforderlich, wenn Sie mehrere aufeinander folgende Genehmigungsschritte oder die Vertreter-Funktion nutzen möchten.
Zusammenfassung
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Konfigurationsbereiche eines Antragsablaufs auf einen Blick zusammen.
| Bereich | Funktion | Zusatzmodul erforderlich? |
|---|---|---|
| (A) Art der Anträge | Definiert Antragstyp und Antragsaktion (Neu, Ändern, Löschen) | Nein |
| (B) Antragsteller | Steuert, wer Anträge stellen darf (Mitarbeiter, Abteilungen, Ausschlüsse) | Nein |
| (C) Vertreter | Erzwingt oder ermöglicht die Auswahl einer Abwesenheitsvertretung vor der Genehmigung | Ja – „Mehrstufige Anträge“ |
| (D) Schritte – einstufig | Ein Genehmigungsschritt mit einem oder mehreren gegenseitig vertretenden Genehmigern | Nein |
| (D) Schritte – mehrstufig | Beliebig viele Genehmigungsschritte mit Zusatzoptionen je Schritt | Ja – „Mehrstufige Anträge“ |
| Antragsteller informieren | Benachrichtigt den Antragsteller nach einer Genehmigungsentscheidung | Nein |
| Schritte überspringen | Genehmiger eines Schritts sehen den Antrag, bevor vorherige Schritte abgeschlossen sind | Ja – „Mehrstufige Anträge“ |