Ticket-Systemeinstellungen
Unter dem Menüpunkt Ticket finden Sie alle systemweiten Einstellungen rund um das Ticketsystem. Dazu gehören Status-Automatiken für Angebote, die Absender-E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen sowie die Zugangsdaten für das Ticketpostfach.
Ticket-Angebote
Sobald Sie zu einem Ticket ein Angebot erstellen oder ein bestehendes Angebot geändert wird (z. B. durch die Annahme durch den Kunden), aktualisiert venabo den Ticket-Status automatisch.
Statusregeln für Angebote
| Ereignis | Auswirkung auf den Ticket-Status |
|---|---|
| Status nach Erstellung | Wird ein Angebot erstellt, wechselt venabo den Ticket-Status auf den hier hinterlegten Wert. |
| Status nach Veränderung | Wird ein Angebot geändert – z. B. durch die Annahme des Kunden – wechselt venabo den Ticket-Status auf den hier hinterlegten Wert. |
💡 Tipp: Legen Sie die Statuswerte so fest, dass Ihr Team auf einen Blick erkennt, in welcher Phase sich ein Angebot befindet – beispielsweise „Angebot erstellt“ und „Angebot akzeptiert“.
Ticket-Absender-E-Mail
Die hier hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet venabo als Absender für alle ausgehenden Ticketbenachrichtigungen. Stellen Sie sicher, dass die Adresse gültig ist und von Ihrem Mailserver akzeptiert wird.
⚠️ Hinweis: Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die tatsächlich auf Ihrem Mailserver existiert. Anderenfalls können Benachrichtigungen als Spam eingestuft oder abgewiesen werden.
Ticketpostfach-Daten
Hier hinterlegen Sie die Verbindungsdaten für das eingehende Ticketpostfach. venabo nutzt im Hintergrund die PHP-Funktion imap_open, um E-Mails aus dem Postfach abzurufen und als Tickets zu verarbeiten.
Serverfeld konfigurieren
Im Feld Server tragen Sie den sogenannten Serverteil der IMAP-Verbindungszeichenkette ein. Dieser beginnt und endet mit geschweiften Klammern.
- Öffnen Sie die Ticket-Systemeinstellungen.
- Tragen Sie im Feld Server die IMAP-Verbindungszeichenkette Ihres Mailservers ein.
- Orientieren Sie sich am folgenden Beispielformat:
{localhost:993/imap/tls/novalidate-cert} - Speichern Sie die Einstellungen.
⚖️ Hinweis: Die vollständige Dokumentation zur PHP-Funktion imap_open finden Sie unter https://www.php.net/manual/de/function.imap-open.php. Dort sind alle möglichen Verbindungsparameter (z. B. für SSL, TLS oder selbstsignierte Zertifikate) beschrieben.
Häufige Serverkonfigurationen
| Verbindungstyp | Beispiel-Serverteil |
|---|---|
| IMAP mit TLS (empfohlen) | {mail.ihredomain.de:993/imap/tls} |
| IMAP mit TLS, Zertifikat nicht validiert | {mail.ihredomain.de:993/imap/tls/novalidate-cert} |
| IMAP ohne Verschlüsselung (lokal) | {localhost:143/imap} |
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Servicebetrieb möchte eingehende Kundenanfragen per E-Mail automatisch als Tickets erfassen. Angebote sollen den Ticket-Status automatisch aktualisieren.
| Einstellung | Konfigurierter Wert |
|---|---|
| Absender-E-Mail | [email protected] |
| Postfach-Server | {mail.meinbetrieb.de:993/imap/tls} |
| Status nach Angebotserstellung | Angebot erstellt |
| Status nach Angebotsänderung | Angebot akzeptiert |
Sobald der Kunde das Angebot annimmt, setzt venabo den Ticket-Status automatisch auf „Angebot akzeptiert“ – das Team sieht den Fortschritt ohne manuellen Eingriff.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn kein Status für „nach Erstellung“ hinterlegt ist?
Ist kein Statuswert hinterlegt, ändert venabo den Ticket-Status beim Erstellen eines Angebots nicht. Das Ticket behält seinen bisherigen Status.
Warum werden keine E-Mails aus dem Postfach abgerufen?
Prüfen Sie zunächst, ob die Serverzeichenkette korrekt formatiert ist – sie muss mit { beginnen und mit } enden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Benutzername und Passwort stimmen und der Mailserver IMAP-Zugriff erlaubt. Bei selbstsignierten Zertifikaten ergänzen Sie den Parameter /novalidate-cert.
Kann ich mehrere Postfächer für Tickets einrichten?
In den Systemeinstellungen lässt sich derzeit ein Postfach konfigurieren. Sollen mehrere Adressen als Ticketeingang dienen, leiten Sie diese E-Mail-Adressen serverseitig an das konfigurierte Postfach weiter.
Welche E-Mail-Adresse sehen Kunden beim Erhalt einer Ticketbenachrichtigung?
Kunden sehen die unter Ticket-Absender-E-Mail hinterlegte Adresse. Verwenden Sie dort eine Adresse, die Ihre Kunden kennen und der sie vertrauen – zum Beispiel [email protected].
Zusammenfassung
| Einstellungsbereich | Zweck | Hinweis |
|---|---|---|
| Ticket-Angebote | Automatische Statusänderung bei Angebotserstellung und -änderung | Separate Statuswerte für Erstellung und Änderung konfigurierbar |
| Absender-E-Mail | Absenderadresse für alle Ticketbenachrichtigungen | Muss auf dem Mailserver existieren |
| Ticketpostfach-Daten | IMAP-Verbindung für eingehende Ticket-E-Mails | Serverteil in geschweiften Klammern eintragen |