Was sind Auftragspauschalbuchungen?
Mit Auftragspauschalbuchungen erfassen Sie Arbeitszeiten eines Mitarbeiters ohne exakte Uhrzeiten – stattdessen geben Sie die Zeit als reine Dauer (z. B. 2 Stunden) an und weisen sie einem Auftrag zu. Das ist besonders praktisch für Zeiten, die sich keiner konkreten Anfangs- oder Endzeit zuordnen lassen, wie etwa Fahrtzeiten oder nachträglich ergänzte Tätigkeiten.
💡 Tipp: Der Unterschied zur regulären Auftragsbuchung oder Auftragsstempelung: Bei Pauschalbuchungen wird keine exakte Tageszeit, sondern nur eine Zeitdauer hinterlegt.
Wo können Auftragspauschalbuchungen erfasst werden?
Auftragspauschalbuchungen lassen sich an mehreren Stellen in venabo anlegen, bearbeiten und löschen:
- Stempelübersicht – Verwaltung kann Pauschalbuchungen direkt in der Stempelübersicht des Mitarbeiters hinzufügen, ändern oder entfernen.
- Prüfungscenter – Auch im Prüfungscenter stehen alle Bearbeitungsoptionen zur Verfügung.
- venabo App (Mitarbeiter) – Mitarbeiter können ihre Auftragszeiten nachträglich über die Funktion „Auftrag verteilen“ in der App selbst in Dauer nachpflegen.
Ansicht in der Verwaltung
In der Verwaltungsoberfläche sehen Sie die erfassten Pauschalbuchungen übersichtlich aufgelistet:
Erfassung über die venabo App
Mitarbeiter können ihre Auftragszeiten bequem über die App nachtragen. Die Funktion „Auftrag verteilen“ ermöglicht es, geleistete Zeiten in Dauer einem Auftrag zuzuweisen – auch im Nachhinein:
✅ Hinweis: Durch die nachträgliche Zuweisung über die App gehen keine Auftragszeiten für die Nachkalkulation verloren. Der Mitarbeiter hat seine Zeiten jederzeit transparent im Blick.
Nachprüfung in der Stempelübersicht
Alle Auftragspauschalbuchungen sind in der Stempelübersicht des jeweiligen Mitarbeiters jederzeit einsehbar und nachvollziehbar:
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Mitarbeiter hat am Montag einen Kundenauftrag ausgeführt und war dabei 1,5 Stunden mit dem Fahrzeug unterwegs. Die Fahrzeit wurde nicht gestempelt, soll aber dem Auftrag zugeordnet werden.
| Schritt | Aktion | Wert |
|---|---|---|
| 1 | Stempelübersicht des Mitarbeiters öffnen | Montag, 09.06. |
| 2 | Neue Pauschalbuchung hinzufügen | Auftrag: Kunde Müller GmbH |
| 3 | Zeitdauer eingeben | 1,5 Stunden (Fahrzeit) |
| Ergebnis | Fahrzeit ist dem Auftrag zugeordnet | Nachkalkulation vollständig |
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer Pauschalbuchung und einer normalen Auftragsbuchung?
Bei einer normalen Auftragsbuchung oder Auftragsstempelung werden exakte Uhrzeiten (Beginn und Ende) erfasst. Bei einer Pauschalbuchung genügt eine Zeitdauer in Stunden – ohne konkrete Uhrzeit. Das ist ideal für nachträglich erfasste oder schwer terminierbare Tätigkeiten.
Kann ein Mitarbeiter Pauschalbuchungen selbst erfassen?
Ja. Über die venabo App können Mitarbeiter mit der Funktion „Auftrag verteilen“ ihre eigenen Auftragszeiten in Dauer nachpflegen. Die Verwaltung kann diese Buchungen anschließend im Prüfungscenter einsehen und prüfen.
Fließen Pauschalbuchungen in die Auftragszeit-Nachkalkulation ein?
Ja. Pauschalbuchungen werden genauso wie reguläre Auftragsbuchungen in der Nachkalkulation berücksichtigt. Dadurch gehen keine geleisteten Zeiten verloren.
Wo kann ich eine fehlerhafte Pauschalbuchung korrigieren?
Sie können Pauschalbuchungen direkt in der Stempelübersicht des Mitarbeiters oder im Prüfungscenter bearbeiten oder löschen.
Zusammenfassung
| Merkmal | Details |
|---|---|
| Erfassungsformat | Zeitdauer (ohne exakte Uhrzeit) |
| Typischer Anwendungsfall | Fahrtzeiten, nachträglich ergänzte Tätigkeiten |
| Erfassung durch Verwaltung | Stempelübersicht, Prüfungscenter |
| Erfassung durch Mitarbeiter | venabo App → „Auftrag verteilen“ |
| Nachkalkulation | Wird vollständig berücksichtigt |
| Nachprüfung | Jederzeit in der Stempelübersicht einsehbar |