In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die Einstellungsmöglichkeiten im Reiter „Belege“ der Systemkonfiguration. Diese Optionen ermöglichen es Ihnen, die Darstellung, Verarbeitung und zusätzliche Informationen von Belegen individuell zu steuern, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Navigation
Öffnen Sie zunächst das Menü „Verwaltung“ im linken Bereich Ihrer Anwendung. Dort finden Sie untergeordnet die Option „Systemkonfiguration“, die alle anpassbaren Einstellungen Ihres Systems bündelt.
Klicken Sie innerhalb der Systemkonfiguration auf den Reiter „Belege“. Hier können Sie spezifische Einstellungen für die Belege vornehmen. Die Funktionen sind in die Bereiche Einstellungen und Zusatzfelder gegliedert und werden nachfolgend detailliert beschrieben.
Einstellungen
Im Bereich „Einstellungen“ finden Sie folgende Optionen:
Erlös % Schwelle Diese Option ist besonders relevant, wenn Sie Belege aus Ihrem ERP-System importieren oder automatisch erzeugen lassen.
Funktion: Legen Sie hier einen Prozentsatz fest, der als Schwelle für den Erlös eines Belegs dient.
Darstellung: Wird der Erlös eines Belegs unterhalb dieser Schwelle berechnet, wird der entsprechende Wert in roter Schrift angezeigt, um Sie visuell auf kritische Werte aufmerksam zu machen.
Praxisbeispiel: Bei einer Schwelle von 10 % wird ein Beleg mit 8 % Erlös rot markiert, sodass Sie sofort Handlungsbedarf erkennen können.
Status Mit dieser Option definieren Sie die verschiedenen Status Ihrer Belege und legen jeweils eine Farbe fest.
Funktion: Eine visuelle Kennzeichnung der Belegstatus erleichtert die schnelle Zuordnung und Priorisierung von Belegen.
Beispiel: Ein Beleg mit dem Status „Offen“ könnte blau dargestellt werden, während ein „Abgeschlossen“-Beleg grün erscheint.
Zusatzfelder
Unter den Unterpunkten „Zusatzfelder Beleg“ und „Zusatzfelder Beleg-Position“ haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen in den Belegen zu hinterlegen.
Zweck: Falls Ihr ERP-System bestimmte Felder nicht bereitstellt oder Sie zusätzliche Informationen benötigen, können diese über die Zusatzfelder abgebildet werden.
Anpassung: Die Bezeichnungen der Zusatzfelder sind frei wählbar, sodass Sie die Datenstruktur Ihrer Belege individuell anpassen können.
Praxisbeispiel: Sie möchten in jedem Beleg die interne Projekt-ID oder den Vertriebsmitarbeiter hinterlegen. Diese Felder können über die Zusatzfelder definiert werden und stehen dann für jede Belegposition oder den Beleg selbst zur Verfügung.
Hinweis
Änderungen in der Systemkonfiguration wirken sich auf alle Benutzer aus, die mit den Belegen arbeiten.
Prüfen Sie nach der Anpassung der Einstellungen die Darstellung in Testbelegen, um sicherzustellen, dass alles korrekt angezeigt wird.
