Einleitung
In diesem Abschnitt der Onlinehilfe erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung aller Einstellungsmöglichkeiten im Reiter „E-Mail“ innerhalb der Systemkonfiguration.
Hier konfigurieren Sie den E-Mail-Versand, Absenderadressen, Benachrichtigungen sowie ticketspezifische und globale Einstellungen.
Navigation
- Öffnen Sie im linken Navigationsbereich den Menüpunkt „Verwaltung“.
- Wählen Sie darunter „Systemkonfiguration“ aus.
- Wechseln Sie anschließend in den Reiter „E-Mail“.
Hier stehen Ihnen verschiedene Konfigurationsbereiche zur Verfügung, die im Folgenden ausführlich erläutert werden.
E-Mail-Server
Einstellungen für E-Mail-Server
In diesem Bereich definieren Sie, über welchen Server E-Mails aus dem System versendet werden.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Verwendung eines internen Mail-Servers
- Versand über Microsoft 365 (ehemals Office 365)
- Nutzung eines eigenen SMTP-Servers
Bei der SMTP-Konfiguration stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
- Host (z. B. smtp.ihredomain.de)
- Port (z. B. 587 bei TLS)
- Benutzername
- Passwort
- Verschlüsselung (z. B. TLS oder SSL)
💡 Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Zugangsdaten korrekt sind und der gewählte Port zur gewählten Verschlüsselungsmethode passt.
Konfiguration mit Microsoft 365
Wenn Sie den Versand über Microsoft 365 einrichten möchten, finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung unter folgendem Link:
Schritt-für-Schritt-Anleitung | doku.venabo
https://doku.venabo.de/dokumentation/venabo-tutorial/microsoft/schritt-fur-schritt-anleitung/
Dort wird die Einrichtung detailliert beschrieben.
Allgemeine Einstellungen
Option: „Beim Antworten bestehende Texte übernehmen“
Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn beim Antworten auf eine E-Mail (z. B. aus einem Ticket heraus) die bestehende Konversation automatisch übernommen werden soll.
Funktion:
- Der bisherige E-Mail-Verlauf wird in die Antwort integriert.
- Die Kommunikation bleibt vollständig dokumentiert.
- Besonders hilfreich im Ticketsystem.
Bereiche „Benachrichtigungen“ und „Standard“
In diesen Bereichen hinterlegen Sie die Absenderinformationen für unterschiedliche E-Mail-Typen.
Standard
Die hier hinterlegte Absenderadresse wird verwendet für:
- Urlaubsbenachrichtigungen
- Anträge
- Ansprechpartner-Mitteilungen
- Allgemeine Systemmails
Benachrichtigungen
Diese Absenderadresse wird genutzt bei:
- Individuell erstellten Benachrichtigungen
(Menü: Verwaltung → Benachrichtigungen)
⚠ Wichtig: Die hinterlegten Adressen müssen mit dem konfigurierten SMTP-Benutzer kompatibel sein.
Bereich „Ticketsystem“
Hier definieren Sie E-Mail-Einstellungen speziell für das Ticketsystem.
E-Mail-Adresse für Tickets ohne Bearbeiter
Hier wird eine E-Mail-Adresse eingetragen, die verwendet wird, wenn:
- Ein Ticket keinem Bearbeiter zugewiesen ist.
⚠ Wichtig:
Die hier eingetragene Adresse darf nicht identisch mit dem Ticket-Postfach sein.
Andernfalls entsteht eine E-Mail-Schleife.
Alternativ können Sie auch eine eigene Benachrichtigung für Tickets ohne Bearbeiter konfigurieren.
Ansprechpartner mitteilen
Hier hinterlegen Sie E-Mail-Adressen, an die eine Nachricht gesendet wird, wenn:
- Über die „Melden“-Funktion ein neuer Ansprechpartner gemeldet wird.
Die „Melden“-Funktion steht beispielsweise zur Verfügung:
- In der Leistungserfassung
- Im Ticketsystem
- Wenn bei einem Kunden ein unbekannter Ansprechpartner eingetragen wird
Die eingetragenen Empfänger erhalten eine automatische Informationsmail.
Telefonnummer mitteilen
Mit dieser Funktion können Telefonnummern mit einem Ansprechpartner verknüpft oder manuell ergänzt werden.
Bei Nutzung der Funktion:
- Wird eine E-Mail-Benachrichtigung erzeugt
- Enthält die E-Mail die übermittelten Kontaktdaten
- Die hier hinterlegten E-Mail-Adressen erhalten diese Benachrichtigung
Diese Funktion eignet sich besonders für strukturierte Kontaktpflege und interne Informationsweitergabe.
Globale Empfangseinstellungen
Hier können Sie Domain-Endungen definieren, die bei der automatischen Kundenermittlung aus eingehenden E-Mails ignoriert werden.
Die Einträge werden:
- Kommagetrennt eingetragen
- Jederzeit erweiterbar oder änderbar
Beispiele:
- gmx.de
- web.de
- gmail.com
Diese Einstellung verhindert fehlerhafte Zuordnungen bei generischen E-Mail-Domains.
Globale E-Mail-Signatur
Am Ende des Reiters finden Sie die Möglichkeit, eine globale E-Mail-Signatur zu hinterlegen.
Diese wird automatisch verwendet:
- Wenn ein Mitarbeiter keine persönliche Signatur eingerichtet hat.
Dadurch stellen Sie sicher, dass jede versendete E-Mail zumindest eine einheitliche Standardsignatur enthält.
Zusammenfassung
Der Reiter „E-Mail“ in der Systemkonfiguration ermöglicht:
- Einrichtung und Verwaltung des E-Mail-Servers
- Definition von Standard- und Benachrichtigungs-Absendern
- Steuerung des Ticket-E-Mail-Verhaltens
- Verwaltung globaler Empfangsregeln
- Hinterlegung einer zentralen Signatur
Eine sorgfältige Konfiguration stellt sicher, dass E-Mails zuverlässig versendet werden und korrekt zugeordnet sind.