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venabo App: Einrichtung und Login

Einleitung

Themen

In diesem Dokumentations-Beitrag lernen Sie:

  • Wie sie die Nutzung der venabo App durch ihre Mitarbeitenden vorbereiten
  • Wie der Login in die venabo App funktioniert

Einrichtung

Damit ein Mitarbeitender die venabo App nutzen kann, müssen in venabo folgende Voraussetzungen geschaffen werden:

  • Das Stempelgerät bzw. die App muss erstellt und konfiguriert werden
  • Der Mitarbeiter muss dem Stempelgerät (der App) zugwiesen werden
  • Für den Mitarbeiter muss eine Authentifizierung (Zugangsdaten) festgelegt werden

Stempelgerät erstellen und konfigurieren

Mit venabo können Sie mehrere Apps bzw. App-Varianten erstellen. Diese App-Varianten können sich darin unterscheiden, welche Funktionen auf der Bedienoberfläche verfügbar sind.

Sie können beispielsweise eine App-Variante für Ihre Mitarbeitenden bereitstellen, mit der Urlaube beantragt, jedoch nicht genehmigt werden können und nur der eigene Jahreskalender abgerufen werden kann. Zusätzlich können sie eine zweite App-Variante für Vorgesetzte konfigurieren, die es ermöglicht, die Urlaubsanträge in ihrem Zuständigkeitsbereich zu genehmigen und den Jahreskalender der betreffenden Mitarbeitenden einzusehen.

Den API Key festlegen oder abrufen

Jede erstellte App (-Variante) hat eigenen API-Key. Beim Login muss der entsprechende API durch den Benutzer eingegeben werden, damit er in die richtige App (-Variante) eingeloggt wird.

Der API Key ist eine Folge aus Zeichen und Zahlen. Er kann beispielsweise so aussehen: „b2906f05-d8c4-478b-a5b6-e2b1bc7471b8“ Er lässt sich jedoch auch frei festlegen. Auch „app-12345“ wäre ein API-Key der funktioniert.

Sie finden den API Key ihrer Apps unter: Hauptmenü > Zeiterfassung > Stempelgeräte > Stempelgerät öffnen (z.B. Doppelklick) > Allgemein

Mitarbeiter und Stempelgerät einander zuweisen

Eine venabo App (-Variante) und ein Mitarbeitender müssen einander zugewiesen werden, damit der Login funktioniert. Diese Zuweisung macht in folgendem Bereich: Hauptmenü > Zeiterfassung > Stempelgeräte > Stempelgerät öffnen (z.B. Doppelklick) > Mitarbeiter Zuweisungen > Neue Zuweisung Die Zuweisung lässt sich auch am Stammdatensatz des Mitarbeitenden prüfen und anpassen.

Eine neue Zuweisung von Stempelgerät und Mitarbeiter erstellen

Authentifizierung (Zugangsdaten) festlegen

Neben dem API-Key für die richtige App (-Variante) muss der Mitarbeitende über Zugangsdaten verfügen. Zugangsdaten für einen Mitarbeitenden werden in folgendem Bereich erstellt: Hauptmenü > Zeiterfassung > Stempelgeräte > Stempelgerät öffnen (z.B. Doppelklick) > Mitarbeiter Zuweisungen > Authentifizierungen > Neu

Eine neue Authentifizierung (Zugangsdaten) für einen Mitarbeiter erstellen

Sie können zwischen 3 verschiedenen Authentifizierungs-Methoden (Type) wählen:

RFID Chip

<Bereich in Arbeit>

Benutzername & Passwort

Dies ist klassische und meistgenutzte Authentifizierungsmethode. Man legt einen Benutzernamen und ein Passwort fest, die der Mitarbeiter beim Login in die App eingeben muss.

O-Auth Login

<Bereich in Arbeit>

Der Login in die venabo App

Der Login in die venabo App ist möglich am Smartphone und am Computer über den Internet-Browser.

Login am Smartphone

Schritt 1: Installation der venabo.ZEIT App

  • Laden Sie zunächst die App venabo.ZEIT über den App-Store auf ihr Smartphone herunter. Sie ist für die Betriebssysteme iOS und Android verfügbar. Beim Herunterladen wird die App automatisch installiert.
  • Öffnen Sie die venabo.ZEIT auf Ihrem Smartphone.

Schritt 2: Verlassen des Demo-Zugangs

  • Beim ersten Öffnen der App befindet sich die App im Demo-Zugang. Das erkennen Sie daran, dass Sie unten rechts lesen: „Angemeldet als: Toller Tester“
  • Verlassen Sie den Demo-Zugang. Klicken Sie dazu ggf. auf die Kachel „Einstellungen“.
    Jetzt befinden Sie sich im Anmeldebereich der App. Klicken Sie hier auf die Checkbox „Demo-Zugang“.
Anmeldebereich der App:
Demo-Zugang Verlassen

Schritt 3: VENABO Adresse und API Key eingeben

  • Nun haben Sie den Demo-Zugang verlassen und die App ist bereit für den Login.
  • Das erkennen Sie daran, dass die für den Login erforderlichen Eingabefelder erscheinen z.B.:
    „VENABO Adresse“ und „API Key“

VENABO Adresse

  • Die VENABO Adresse ist die URL ihres venabo
    inkl. „https://“ und ohne „/app“

    Beispiel
    https://musterfirma.venabo.cloud

API Key

VENABO Adresse und API Key

Schritt 4: Zugangsdaten eingeben

  • Sie können zwischen verschiedenen Authentifizierungs-Methoden für den Login wählen. Ihre Einrichtung und Funktionsweise wird erläutert in diesem Abschnitt: <in Arbeit>
  • Bei der Authentifizierungs-Methoden RFID geben Sie die für den Mitarbeiter festgelegte RFID-Authentifizierung bzw. Kartennummer ein.
  • Klicken Sie nun auf Speichern.
  • Es erscheint folgende Meldung:
  • Klicken Sie abschließend auf Ok.
  • Auch wenn die venabo App am Smartphone nach erfolgreichem Login geschlossen wird, bleibt der Mitarbeitende weiterhin eingeloggt.
Login mit Authentifizierungs-Methode: RFID

Schritt 5: Prüfen, ob der Login erfolgreich war

  • Wenn der Login erfolgreich war, dann lesen Sie unten rechts nun ihren bzw. den Namen des Mitarbeiters unter Angemeldet als:
  • Wenn der Login fehlschlägt, dann sehen sie nur einen Strich unter Angemeldet als:

Mögliche Ursachen dafür, dass der Login fehlschlägt

  • Die Zugangsdaten wurden nicht korrekt eingegeben. z.B. Tippfehler
  • Der Mitarbeiter ist dem Stempelgerät nicht zugewiesen.
  • Die VENABO Adresse wurde falsch eingegeben. z.B. wurde das „https://„ vergessen oder das „/cloud„ angefügt
  • Der API Key ist falsch
  • Dem Mitarbeiter wurde keine Authentifizierung eingerichtet.

Login am Computer

Schritt 1: Login Seite aufrufen

Im Browser die URL für den Login in die venabo App aufrufen. Dabei handelt es sich um die venabo URL mit dem Zusatz „/app„.

Schritt 2: API Key eingeben

Schritt 3: Zugangsdaten eingeben

  • Sie können zwischen verschiedenen Authentifizierungs-Methoden für den Login wählen. Ihre Einrichtung und Funktionsweise wird erläutert in diesem Abschnitt: <in Arbeit>
  • Klicken Sie nun auf Speichern.
  • Es erscheint folgende Meldung:
  • Klicken Sie abschließend auf Startbildschirm.

Schritt 5: Prüfen, ob der Login erfolgreich war

  • Wenn der Login erfolgreich war, dann lesen Sie unten rechts nun ihren bzw. den Namen des Mitarbeiters unter Angemeldet als:
  • Wenn der Login fehlschlägt, dann sehen sie nur einen Strich unter Angemeldet als:

Mögliche Ursachen dafür, dass der Login fehlschlägt

  • Die Zugangsdaten wurden nicht korrekt eingegeben. z.B. Tippfehler
  • Der Mitarbeiter ist dem Stempelgerät nicht zugewiesen.
  • Der API Key ist falsch
  • Dem Mitarbeiter wurde keine Authentifizierung eingerichtet.
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