Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ermöglicht es Arbeitgebern, Krankmeldungen ihrer Mitarbeiter digital bei den Krankenkassen abzurufen. Mit venabo.ZEIT können Sie diesen Prozess effizient in Ihre Zeiterfassung integrieren.
Voraussetzungen für den eAU-Abruf
Aktivierung der eAU-Schnittstelle: Stellen Sie sicher, dass Sie die eAU-Schnittstelle lizenziert haben. Erst nach der Lienzierung werden die entsprechenden Eingabefelder in der Anwendung sichtbar. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Vertriebspartner.
Systemkonfiguration
Öffnen Sie in der Systemkonfiguration unter Verwaltung den Tab Allgemein. Tragen Sie hier die vollständige Firmenanschrift ein und hinterlegen Sie einen Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen.
eAU-Anfrage
Ab dem vierten Tag ist ein ärztliches Attest nötig – daher ist der Default-Wert für den Abruf auf vier eingestellt. Arbeitgeber dürfen einen Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit (AU) aber auch schon ab dem ersten Tag fordern. Hierfür sind die Anzeige- und Nachweispflichten in § 5 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) geregelt. Sofern gewünscht, können Sie die Einstellung ändern.
eAU automatisch anfordern
Unsere Empfehlung ist, diese Option zu aktivieren. Dadurch erfolgt der Abruf grundsätzlich automatisch. Falls Sie diese Option nicht aktivieren, müssen Sie den Abruf der eAU für die entsprechenden Krankheiten manuell selbst durchführen.
Hinterlegung der Betriebsnummer
Die Betriebsnummer wird beim jeweiligen Standort hinterlegt. Öffnen Sie dazu unter Stammdaten → Mitarbeiter den Menüpunkt Standort. Per Doppelklick können Sie die Betriebsnummer für den jeweiligen Standort hinterlegen.
Pflege der Stammdaten
Stellen Sie sicher, dass folgende Angaben beim Mitarbeiter korrekt und vollständig hinterlegt sind:
- Personalnummer
- Geschlecht
- Anschrift
- Standort
- Abteilung
- Sozialversicherungsnummer
- Krankenkasse
- Beschäftigung seit
Nur wenn diese Angaben korrekt und vollständig erfasst sind, kann die eAU abgerufen werden.
Um diese Angaben zu hinterlegen, öffnen Sie den Bereich Stammdaten → Mitarbeiter.
Die Personalnummer, Geschlecht und Anschrift finden Sie im Tab Allgemein.
Die Angabe zur Sozialversicherungsnummer und dem Beschäftigungsverhältnis finden Sie im Tab Einstellungen.
Die Angaben zu Abteilung, Standort und Krankenkasse finden Sie ebenfalls hier.
Überprüfung der Stammdaten
Aufgrund der Vielzahl an Angaben kann es leicht passieren, dass einzelne Informationen übersehen werden. Besonders ärgerlich ist es, wenn man dies erst bemerkt, nachdem der Abruf der eAU fehlgeschlagen ist.
Um dies zu vermeiden, öffnen Sie den Menüpunkt Krankheit unter Zeitplanung. Dort finden Sie die Funktion „eAU-Checkliste“.
Wenn Sie diese Funktion aufrufen, analysiert das System automatisch die Stammdaten der Mitarbeiter und zeigt Ihnen direkt an, welche Angaben fehlen oder unvollständig sind. So können Sie eventuelle Fehler schnell korrigieren und den reibungslosen Abruf der eAU sicherstellen.
Regelmäßige Kontrolle der Sozialversicherungsnummer
Die Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter muss regelmäßig überprüft werden. Dies wird von der ITSG bei Verwendung der Schnittstelle vorgeschrieben.
Um dies sicherzustellen, müssen die Daten in einem Halbjahreszyklus kontrolliert und bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Über das Dashboard „Sozialversicherungsdaten-Kontrolle“:
Das Dashboard bietet den Vorteil, dass Ihnen ausschließlich die Mitarbeiter angezeigt werden, deren Sozialversicherungsdaten überprüft und bestätigt werden müssen. Zudem werden Sie direkt beim Öffnen des Programms darauf hingewiesen, sodass keine Überprüfung versäumt wird.
Über das Kontextmenü:
Öffnen Sie unter Stammdaten → Mitarbeiter das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag „SV-Daten bestätigen“.
Aktivierung der Cronjobs
Für die Nutzung der eAU müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Cronbjobs aktiviert sind.
Aktivieren Sie in der Verwaltung unter Cronjobs folgende Jobs:
- eAU Krankenkassen synchronisieren
- eAU – Meldungen prüfen
- eAU – Meldungen versenden
- eAU – Meldungen vormerken
- eAU – Rückmeldungen importieren
- eAU – Synch
Automatischer Abruf der eAU
Der Abruf der eAU erfolgt vollständig automatisiert – das System übernimmt den gesamten Prozess für Sie.
Das Verfahren läuft wie gewohnt ab:
- Der Mitarbeiter meldet sich beispielsweise per App als „krank“.
- Der Antrag erscheint zur Freigabe beim Vorgesetzten.
- Nach der Freigabe wird der Antrag, sofern er mit dem Kennzeichen „Mit Arztbesuch“ versehen ist, automatisch für den Abruf der eAU vorgemerkt.
- Nach Ablauf der Sperrfrist übermittelt das System den Antrag automatisch und gleicht ihn mit der eAU ab.
Den aktuellen Status können Sie jederzeit in der Zeitplanung unter Krankheit einsehen.
Sind alle Angaben korrekt, wird das erfolgreiche Abruf-Ergebnis mit einem grünen Checksymbol angezeigt.
Sind Angaben fehlerhaft oder unvollständig, können Sie diese entsprechend dem Rückmeldungsgrund korrigieren. Der Antrag wird anschließend automatisch erneut zur Prüfung an die Schnittstelle übergeben.
Sie können die einzelnen Bearbeitungsschritte des Antrags jederzeit prüfen. Öffnen Sie dazu den gewünschten Eintrag per Doppelklick und wechseln Sie zum Tab „eAU-Verlauf“. Hier sehen Sie die einzelnen Schritte im Verlauf.
Rückmeldung prüfen
Sofern die Rückmeldung vorliegt und z. B. eine Abweichung vorliegt, können Sie dieses prüfen. Öffnen Sie dazu den entsprechenden Eintrag der Krankheit und wechseln Sie zu den Tab „eAU Verlauf“.
Klicken Sie auf das Symbol neben dem Eintrag „Rückmeldung“ und wählen Sie den Eintrag „Rückmelde-Daten ansehen“ aus.
Im folgenden Dialog können Sie die Angaben der Rückmeldung einsehen.
