Wartungsverträge

Wartungsverträge dienen der Verwaltung wiederkehrender Aufgaben und Dienstleitungen.

In der Übersicht der bestehenden Wartungsverträge werden alle angefallenen Dienstleistungen des aktuellen Zyklus angezeigt. Alle Wartungsverträge werden in venabo zur Kontrolle hinterlegt, die Abrechnung findet (in der Regel) über die das ERP-System statt und muss dort separat angelegt werden. Um weitere Auswertungsmöglichkeiten und Kontrollen zu besitzen, können ERP-System-Wartungsverträge in venabo verknüpft werden.

Als Beispiel gehen wir von einer Datensicherung aus. Die Datensicherung soll bei einem Kunden mit mehreren Standorten täglich geprüft werden. Bei der Anlege des Wartungsvertrags wird im Reiter „Allgemein“ ein Kunde ausgewählt.

Besitzt dieser Kunde noch weitere Standorte, eigene Kunden in den SelectLine-Kundenstammdaten, können diese Kunden in einem Wartungsvertrag berücksichtigt werden. Als weitere Standorte können mehrere Kunden hinterlegt werden.

Die Art des Wartungsvertrags ist beliebig einstellbar. Folgende Arten stehen zur Verfügung:

• Pauschal Alles: Hier werden alle eingetragenen Leistungen, ohne Zusammenhang eines Projekts oder einem anderem Wartungsvertrag, automatisch für den Kunden hinterlegt. Bsp. Ein Kunde besitzt mehrere Wartungsverträge, ein Wartungsvertrag davon ist als Art „Pauschal alles“ hinterlegt, wird nun eine Zeit für den Kunden erfasst und kein Wartungsvertrag, Projekt oder Ticket des Kunden ausgewählt, landet die Dienstleitung automatisch in dem Wartungsvertrag „Pauschal alles“.
• Pauschal bestimmte Tätigkeiten: Hier werden alle erfassten Zeiten eingetragen, die bei Erstellung den Wartungsvertrag ausgewählt haben.
• Stundenkontengent (verfallend): Hier werden wie bei „Pauschal bestimmte Tätigkeiten“ alle erfassten Zeiten eingetragen, die bei Erstellung den Wartungsvertrag ausgewählt haben. Hier werden alle eingetragenen Leistungen, ohne Zusammenhang eines Projekts oder einem anderem Wartungsvertrag, automatisch für den Kunden hinterlegt. Offene Dienstleistungs-Kontingente verfallen am Ende der Abrechnungsintervall.

  Stundenkontengent (aufbauend): Hier werden wie bei „Pauschal bestimmte Tätigkeiten“ alle erfassten Zeiten eingetragen, die bei Erstellung den Wartungsvertrag ausgewählt haben. Hier werden alle eingetragenen Leistungen, ohne Zusammenhang eines Projekts oder einem anderem Wartungsvertrag, automatisch für den Kunden hinterlegt. Offene Dienstleistungs-Kontingente werden am Ende des Abrechnungsintervall in den kommenden Zeitraum übernommen und stehen zusätzlich zur Verfügung.

Die Checkbox „Fahrtkosten berechnen“ gibt an, ob die anfallenden Fahrtkosten laut einer erfassten Zeit mit in das Kontingent eingerechnet werden soll. Wir der Haken nicht gesetzt können trotzdem Fahrtkosten eingetragen werden, die Kosten werden nicht in die Summe des Wartungsvertrags einbezogen. Wie bei den „Fahrtkosten berechnen“ verhält es sich bei der Checkbox „Feierabend -/Wochenendzuschlag berechnen“, alle Angaben sind weiterhin in Zeiten erfassen möglich, werden aber nicht in der Gesamtsumme berücksichtigt.

Bitte beachten Sie bei der Anlage eines Wartungsvertrags auch die nachstehenden Angaben („Enthaltene Leistungen und Pflichten“ und „Abrechnungszyklen“). Eine hinterlegte Bemerkung dient den Mitarbeitern, um Informationen zum Wartungsvertrag zu erhalten, diese Informationen werden nur in venabo angezeigt und nicht mitangedruckt.

Enthaltene Leistungen und Pflichten

Für eine genauere Unterteilung der Inhalte eines Wartungsvertrags müssen Positionen im „Inhalt“ angelegt werden (Stammdaten/Wartungsverträge/Wartungsvertrag bearbeiten/Reiter: Inhalt). Erst wenn ein Wartungsvertrag einen eingetragenen Inhalt besitzt, kann ein aktueller Aufwand berechnet werden.

Beispielweise kann ein Wartungsvertrag folgende Informationen enthalten.

Abrechnungszyklen

In einem Wartungsvertrag kann ein Abrechnungszyklus gewählt werden. Die Angabe eines „Abrechnungsintervall“ ist zur Berechnung des aktuellen Aufwands (Summe der Dienstleistungen innerhalb des aktuellen Abrechnungszeitraumes). Der Aufwand wird nach Ablauf des Intervalls zurückgesetzt.

Ab der Version 3.2 werden alle Wartungsverträge mit einem Kontengent bei der „Summe X ZE“ immer mit einem grünen Wert angezeigt, da Dienstleistungen über den Wartungsvertrag hinaus positiv und berechenbar sind.

Auswertung zur Ertragskontrolle

Mit einem Rechtsklick auf einen Wartungsvertrag können Sie eine Statistik aufrufen. Angezeigt werden die letzten drei Zeiträume mit allen aufgetretenen Kosten.

Aufbauendes Kontingent

Es wurde ein neuer Punkt „Stundenkontingent (aufbauend)“ bei dem Erstellen eines Wartungsvertrags eingefügt. Die Dienstleistungsbeträge werden bei Unterdeckung in den nächsten Monat vererbt/übertragen.
Über ein separates Recht hat man die Möglichkeit, den Wert des Kontingents zu ändern (neue Buchung). Die Darstellung aller Ab- und Zubuchungen ist chronologisch.