Antragsverwaltung
Das Antragscenter in venabo funktioniert über verschiedene Funktionsebenen.
Im Folgenden werden Ihnen die Möglichkeiten der Antragsverwaltung und die zugehörige Beantragung und Verwaltung dieser dargestellt.
Antragsverwaltung aufrufen und verwalten
Die Antragsverwaltung erreichen sie über den Menüpunkt „Antragsverwaltung“ unter der „Zeitplanung“.
Unter dem Drop-Down-Menü „Meine Anträge“ und „Zu genehmigende Anträge“ sehen sie alle offenen und zu bearbeitende Anträge für ihren Benutzer oder auch die eigenen als Admin bzw. Vorgesetzter.
In der Menüleiste neben dem Zeitraum finden sie einen Button worüber sie für die verschiedenen Elemente wie Urlaub, Abwesenheit, Krankheit, Buchung, Auftragsbuchung und Pauschalbuchung Anträge stellen können.
Die Anträge können Sie jeweils für Mitarbeiter im gewünschten Zeitraum anlegen und somit den Antrag als User stellen oder bereits als Vorgesetzter oder Admin genehmigen.
Die Antragstypen sind dabei unterschiedlich gegliedert.
Der Urlaub wird, wie bereits vorher möglich, im Antragswesen angegeben. Die Eintragung läuft über den Beantragenden (Mitarbeiter) mit der zugehörigen Zeitraumauswahl und der genehmigten oder noch zu genehmigenden Beantragung.
Die Abwesenheit muss immer durch bereits angelegte Gründe gestützt werden.
Beispielhaft könnte ein Grund „Überstunden abfeiern“ sein und dieser Grund kann als Antrag gestellt werden. Die Zeiten werden dann vom Überstundenkonto abgezogen, wenn die Einstellung vorab als nicht „bezahlte Fehlzeit“ in den Gründen definiert ist.
Auch Krankheiten können als Antrag (Information) gestellt werden und z.B. eine E-Mail ersetzen, die sonst vielleicht im täglichen Geschäft untergehen würde.
Zudem werden auch hierüber eingetragene Buchungen mit Änderungswunsch aus unterschiedlichsten Fällen antragsfähig gemacht. Wenn sie z.B. eine Zeitstempelung vergessen haben, können sie diese beantragen und damit nachtragen lassen. Auch falsche Buchungen könnten einen Grund zum Änderungswunsch darstellen.
Anträge für Zeitkorrekturen können ebenfalls für Auftragsbuchungen und Auftragspauschalbuchungen gestellt werden. So können Korrekturen durch den Mitarbeiter schnell beantragt werden. Der Vorgesetzte muss diesen dann nur noch genehmigen.
Bei jedem Antrag kann nun neben der freiwilligen „Beschreibung“ die öffentlich ist auch eine „Interne Bemerkung“ angeben werden, die dann nur die Antragsgenehmiger einsehen können.
Zudem sind die Genehmiger beim „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ befähigt einen Kommentar zu hinterlassen, um die Genehmigungs- oder Ablehnungs- gründe näher zu beschreiben. Dadurch erübrigen sich offene Fragen zum Genehmigungsverfahren oder es werden unnötige Rückfragen verhindert.
Kalender in venabo
Eine weitere Möglichkeit Anträge zu stellen ist, die Funktionen der unterschiedlichen Beantragungsarten im Kalender als Beantragungsmöglichkeit ebenso zu nutzen.
Als Alternative zur Antragsverwaltung können die Anträge für Urlaub und Abwesenheit und Krankheit auch über den gewohnten „Kalender“ erfolgen.
Zudem ist das Löschen von Urlaub, Krankheit und Abwesenheit an dieser Stelle auch hier über den Kalender als Beantragung durchführbar.
Jeder Änderung erscheint auch nach gewünschter Benutzung so in der Antragsverwaltung und wird protokolliert. Antragsabläufe sind ab sofort auch definierbar und damit können für jeden Mitarbeiter und oder Abteilung definiert werden, wer in welcher Reihenfolge Anträge freigeben darf.
Eine weiter Einstellungsmöglichkeit ist, die jeweilig späteren Genehmiger, die vorherigen zu überspringen oder die Reihenfolge beizubehalten, wenn gewünscht.
Desktop- oder Mobil- App
Eine zusätzliche Antragsmöglichkeit über eine persönliche Erkennung ist mit der Mobil-App von venabo möglich.
Das Antragswesen ist dort in verschiedenen Stempel-Buttons zur Verfügung stehend.
Über die bekannte Urlaubsantragsverwaltung beantragen sie in der Kalenderansicht mit Zeitraumauswahl und Bemerkungsfeldern ihren Urlaub. Zusätzlich können Fehlzeiten, Krankheit und Buchungszeiten mit Änderungsantrag erfolgen.
Die erfassten Anträge Ihrer Mitarbeiter können wiederum überprüft und auch in der Antragsverwaltung genehmigt werden.
Auch eine Freigabefunktion als Admin oder Vorgesetzter, der die Anträge überprüft und genehmigt kann dies auch über die App durchführen.
Antragsabläufe
Die zugehörigen Antragsabläufe vervollständigen die Berechtigungseinstellungen zu der Zeitplanung.
Damit können personenbezogene Einschränkungen zum Genehmigungsablauf durchgeführt werden. Der Bezug zu Urlaub, Abwesenheit, Buchungen und Krankheit ist damit individuell einstellbar und kann sogar eine Genehmigungsreihenfolge als Ablaufliste aufgebaut werden.
Dabei ist folgende Einstellungsreihenfolge denkbar bei Ihrer Einrichtung.
- Antragsverwaltung im Menüpunkt „Zeitplanung“ auswählen
- „Antragsabläufe“ oben rechts in der Filterleiste auswählen
- „+ Neuer Ablauf“ – Button auswählen
- „Antragstyp“ jeweils (Abwesenheit, Krankheit, Buchung, Urlaub) auswählen
- „Antragsaktion“ -> Neu oder Löschen auswählen (Aktiv setzen, wenn gewünscht)
- Erlaubte Mitarbeiter einzeln oder ganze Abteilung auswählen
- Vertreter (Optional oder Pflicht) auswählen, wenn benötigt
- Schritte des Genehmigungsablaufs mit Mitarbeitern (Vorgesetzte festlegen)
- Wenn Antragssteller durch einen Genehmiger informiert werden soll die Auswahl setzen bei „Antragsteller informieren“ und „Informations Tab anzeigen“ wenn zum letzten Genehmigungsstatus angezeigt werden soll
- Wenn im 2. Schritt ein weiterer Genehmiger vorhanden ist kann auch festgelegt werden ob derjenige den „vorherigen Schritt überspringen“ darf – damit ist derjenige übergeordnet in der Genehmigungsrangfolge
Dabei müssen Mitarbeiter die aktuell nicht zugewiesen sind in Kategorien eingeteilt werden, welche Berechtigungen sie bei der Beantragung haben dürfen. Als Optionen Sind „Neu“ als neue Antragsanlage / Anfrage gemeint. Der Punkt „Löschen“ befähigt den gewünschten Mitarbeiter gestellte Anträge zurück zu nehmen oder selbst direkt Löschen zu können oder aber die Löschung zu beantragen.
Dieses Vorgehen verhält sich so für „Abwesenheit“, „Krankheit“, „Buchungen“ und „Urlaub“ gleichermaßen.
In der „Zuweisungsliste“ können Mitarbeiter in der Übersicht geprüft werden, welche Zuweisungsrechte zugeteilt wurden.
Nach der Zuweisung der Rechte erscheinen die grünen Haken als Befähigungskennzeichen in der „Zuweisungsliste“
Änderungen können jederzeit mit Rechtsklick auf den Antragstyp durchgeführt werden, wenn sich die Rechte eines oder mehrerer Mitarbeiter und auch Abteilungen ändern sollten.
Änderungen können jederzeit im Protokoll eingesehen werden. Die zugehörige grafische Darstellung erfolgt bei Anfragen und Genehmigungen über die Kalenderansicht.