Diese kompakte Anleitung führt Sie durch die notwendigen Schritte, um Ihr Lexoffice-Konto erfolgreich mit Venabo zu verbinden und so den Datenaustausch zu ermöglichen.

API-Benutzer in anlegen

Zunächst ist es erforderlich, einen dedizierten Benutzer mit API-Rechten in Venabo zu erstellen. Navigieren Sie hierfür zu Verwaltung → Benutzerverwaltung und legen Sie einen neuen Benutzer an oder weisen Sie einem bestehenden Benutzer die entsprechenden API-Berechtigungen zu. Dieser Benutzer dient später zur Authentifizierung der Verbindung zwischen den Systemen

Lexware Office API-Konfiguration öffnen

Der nächste Schritt führt Sie zur Konfigurationsschnittstelle für Lexoffice. Gehen Sie in Venabo zu Verwaltung → Systemkonfiguration und klicken Sie dort auf die Option „Lexoffice API Konfiguration“. Bitte beachten Sie, dass Sie nach diesem Klick auf eine externe Seite weitergeleitet werden, um den Autorisierungsprozess mit Lexoffice zu starten.

API-Schlüssel erstellen

Nachdem Sie auf den Button für die Lexoffice API-Konfiguration geklickt haben und auf die externe Seite weitergeleitet wurden, erscheint ein neues Fenster. In diesem Dialog werden Sie aufgefordert, einen neuen API-Schlüssel zu generieren. Wählen Sie die entsprechende Option aus und folgen Sie den Anweisungen, um den Schlüssel zu erstellen, der die sichere Kommunikation zwischen Lexoffice und Venabo gewährleistet.

Wählen Sie folgende Option aus und generieren Sie einen neuen Schlüssel.

Werte in venabo eintragen

Nachdem Sie den API-Schlüssel in Lexoffice generiert haben, kehren Sie zur API-Konfiguration in Venabo zurück. Hier tragen Sie nun die notwendigen Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein:

• Server-URL: Geben Sie die öffentliche Adresse Ihres Venabo-Servers ein. Diese ist unerlässlich für die korrekte Funktion von Webhooks und muss von extern erreichbar sein. Stellen Sie sicher, dass es sich nicht um eine lokale oder anderweitig nicht öffentlich zugängliche Adresse handelt.
• API-Key: Fügen Sie hier den zuvor in Lexoffice generierten API-Schlüssel ein.
• API-Benutzer: Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie im ersten Schritt dieser Anleitung angelegt oder vorbereitet haben. Dieser Benutzer wird für alle API-Zugriffe genutzt.

Synchronisation starten

Um den initialen Datenaustausch zwischen Lexoffice und Venabo zu initiieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisieren“. Dies startet den ersten Datenabgleich, bei dem die Informationen zwischen den beiden Systemen synchronisiert werden.

Cronjobs aktivieren

Damit die Synchronisierung nicht nur einmalig, sondern regelmäßig und automatisiert erfolgt, ist es unerlässlich, die entsprechenden Lexoffice-Cronjobs zu aktivieren und deren Ausführungsintervalle zu planen. Diese automatisierten Aufgaben sorgen dafür, dass Ihre Daten in beiden Systemen stets aktuell und konsistent bleiben, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.