Das Programm bietet weit mehr als nur eine einfache Dateiablage. Sie können Ihre HR-Prozesse im System hinterlegen – vom Bewerbungsprozess bis hin zu Erinnerungen bei auslaufenden Verträgen oder anderen relevanten Fristen.
Diese Anleitung gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und deren Anwendung.
Status anlegen
In der Statusverwaltung können Sie benutzerdefinierte Status für Personalvorgänge anlegen und verwalten. Diese Status helfen Ihnen, den Bearbeitungsstand von Vorgängen übersichtlich zu strukturieren.
Öffnen Sie im Menü die Statusverwaltung. Über die Funktion „Neuer Status“ können Sie einen neuen Status hinzufügen.
Geben Sie dazu folgende Informationen an:
- Name des Status
- Icon, das den Status visuell unterstützt
- Farbe, um den Status hervorzuheben
- Reihenfolge, um festzulegen, an welcher Stelle der Status innerhalb der Liste angezeigt wird
Speichern Sie den neuen Status, damit er in der Übersicht erscheint und Vorgängen zugewiesen werden kann.
Bestehende Status können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. Nutzen Sie dazu die entsprechenden Funktionen in der Statusverwaltung.
Erweiterung der Mitarbeiterstammdaten mit individuellen Zusatzfeldern
Sie können die Mitarbeiterstammdaten um individuelle Zusatzfelder erweitern. Diese Zusatzfelder können in Gruppen organisiert und als Tabs bzw. Reiter in den Mitarbeiterstammdaten angezeigt werden. Zudem bieten Zusatzfeldgruppen die Möglichkeit, die Sichtbarkeit der Felder nur für Benutzer mit entsprechender Berechtigung freizugeben.
Zusatzfeldgruppe
Um neue Zusatzfeldgruppen anzulegen, klicken Sie auf Verwaltung – Zusatzfelder – Zusatzfeld-Gruppe. Überlegen Sie sich, ob Sie die Felder in Gruppen organisieren möchten.
Wenn ja, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Zusatzfeldgruppe“.
Vergeben Sie einen Namen und legen Sie die Reihenfolge fest. Optional können Sie auch ein Icon hinterlegen, das im Tab oder Reiter angezeigt wird.
In der Regel sind bereits vordefinierte Daten vorhanden, die ohne Anpassungen genutzt werden können. Sollten Sie keine Gruppen benötigen, können Sie diese über das Kontextmenü löschen.
Zusatzfelder
Um ein neues Zusatzfeld anzulegen, klicken Sie auf „Neu“.
Wählen Sie unter „Für“ den Bereich aus, für den das Zusatzfeld gelten soll. In unserem Beispiel ist dies „Mitarbeiter“.
Wählen Sie unter „Typ“ die gewünschte Eingabeart für das Zusatzfeld aus.
Vergeben Sie einen eindeutigen Namen sowie einen Feldnamen für die Datenbank. Falls gewünscht, können Sie auch angeben, in welcher Zusatzfeldgruppe das Feld angezeigt werden soll.
Kategorien
Ebenso benötigen Sie Kategorien. Über die Kategorien können Sie Personalvorgänge und Auswertungen kategorisieren. Zudem können Berechtigungen vergeben werden, sodass nur die Personen Zugriff darauf haben, für die die Kategorie relevant ist.
Über das Menü Verwaltung – Kategorienverwaltung gelangen Sie zu den Kategorien. Auch hier sind in der Regel bereits Daten hinterlegt. Falls Sie einzelne Kategorien nicht benötigen, können Sie diese über das Kontextmenü entfernen.
Um eine neue Kategorie anzulegen, klicken Sie auf „Neue Kategorie“. Vergeben Sie einen Namen und legen Sie fest, für welche Bereiche im Programm die Kategorie relevant ist.
Für die digitale Personalakte sind die Bereiche „Personalvorgänge“ und „Reports“ relevant.
Berechtigungen
Damit die neu angelegten Felder und Kategorien im Programm sichtbar werden, müssen Sie zuerst die Berechtigungen für die einzelnen Personen erweitern.
Der große Unterschied zu den bestehenden Berechtigungen ist, dass Sie hier explizit die Rechte vergeben müssen. Ansonsten werden die neuen Felder und Kategorien nicht angezeigt. Da es sich um sehr sensible Daten handelt, funktioniert das Berechtigungskonzept hier andersherum.
Klicken Sie auf Verwaltung – Benutzerverwaltung. Sie können nun direkt für den Benutzer oder über die Rolle die Freigaben für die neuen Bereiche vergeben.
Checklisten
Im Rahmen der Personalvorgänge bietet die Checkliste eine effiziente Möglichkeit, Aufgaben und Schritte zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte erledigt werden. Eine Checkliste hilft dabei, alle erforderlichen Schritte im Personalprozess zu dokumentieren und zu überwachen, ob sie vollständig abgearbeitet wurden.
Funktionen einer Checkliste im Personalprozess:
Aufgabenübersicht und Checklisten im Personalvorgang
Die Checkliste in venabo bietet eine klare und strukturierte Übersicht aller Aufgaben, die im Rahmen eines Personalvorgangs erledigt werden müssen. Sie ermöglicht es, individuelle Aufgaben zu definieren, die dann vom zuständigen Mitarbeiter systematisch abgearbeitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle wichtigen Schritte im Personalprozess berücksichtigt werden und keine Aufgabe übersehen wird.
Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass der zuständige Mitarbeiter sofort informiert wird, wenn eine Aufgabe in der Checkliste erledigt ist oder eine Wiedervorlage ansteht. Diese automatisierten Benachrichtigungen verhindern, dass wichtige Aufgaben oder Fristen unbeachtet bleiben, und helfen dabei, den Prozess effizient und termingerecht zu gestalten.
Der Protokollierungsmechanismus der Checkliste sorgt dafür, dass alle erledigten und noch offenen Aufgaben dokumentiert werden. So können Sie jederzeit den Fortschritt eines Personalvorgangs nachverfolgen und schnell feststellen, welche Aufgaben noch ausstehen oder bereits abgeschlossen wurden. Diese Transparenz ist besonders hilfreich für die Kontrolle und für die Kommunikation innerhalb des Teams.
Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten innerhalb der Checkliste ermöglicht eine klare Strukturierung des Prozesses. Jede Aufgabe kann einer bestimmten Person oder Gruppe zugewiesen werden, sodass immer klar ist, wer für welchen Teilprozess verantwortlich ist. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt für eine effiziente und zielgerichtete Bearbeitung.
Die Checkliste ist zudem integriert mit anderen Funktionen wie Benachrichtigungen, Wiedervorlagen und dem Mail-System. Diese Integration ermöglicht eine nahtlose Abwicklung von Personalprozessen, sodass alle relevanten Schritte automatisch miteinander verbunden sind und keine Information verloren geht.
Flexible Anpassung ist ein weiteres Highlight der Checklisten. Sie können die Checklisten je nach Bedarf anpassen, sodass für unterschiedliche Personalvorgänge spezifische Checklisten erstellt werden können, die genau die Anforderungen des jeweiligen Vorgangs abdecken.
Durch die Verwendung von Checklisten wird der Personalprozess optimiert: Aufgaben werden effizient abgearbeitet, Fehler werden minimiert und der gesamte Vorgang wird strukturiert und nachvollziehbar bearbeitet. Dies trägt zu einer besseren Organisation und einer reibungsloseren Durchführung von Personalprozessen bei.
Damit Sie eine Checkliste anlegen können, öffnen Sie unter Verwaltung den Menüpunkt Checklisten-Vorlagen. Über die Option „Neue Vorlage“ haben Sie die Möglichkeit, eine neue Checkliste zu erstellen.
Über den Bearbeiter legen Sie fest, wer für das Erledigen der Checklistenpunkte verantwortlich ist. Wenn kein Bearbeiter gesetzt ist, kann jeder, der den Vorgang öffnen darf, diesen Punkt erledigen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass auch in größeren Teams oder bei wechselnden Verantwortlichkeiten keine Aufgabe aus den Augen verloren wird.
Zusätzlich können Sie einen Abonnenten hinterlegen. Der Abonnent wird dann automatisch benachrichtigt, sobald ein Checklistenpunkt erledigt wurde. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn bestimmte Personen über den Fortschritt eines Vorgangs informiert werden sollen, ohne direkt für die Erledigung der Aufgaben verantwortlich zu sein. Ein Beispiel dafür ist, wenn bei der erfolgreichen Auswahl von Talenten ein Mitarbeiter über das Ergebnis des Auswahlverfahrens informiert werden soll. Der Abonnent erhält in diesem Fall eine Benachrichtigung, sobald der entsprechende Punkt in der Checkliste abgeschlossen wurde.
So können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Personen zur richtigen Zeit informiert sind und der Personalprozess effizient und transparent abläuft.
Checklistenübersicht
Über den Menüpunkt Verwaltung – Checklisten-Übersicht gelangen Sie zu einer Auswertung der Checklisten. Diese Übersicht bietet Ihnen eine klare, grafisch ansprechend aufbereitete Darstellung des Bearbeitungsstands aller Checklisten. Sie erhalten einen schnellen Überblick darüber, welche Checklisten aktuell bearbeitet werden, welche abgeschlossen sind und welche noch ausstehen.
In der Checklisten-Übersicht sehen Sie jede Checkliste mit ihrem jeweiligen Bearbeitungsstatus, der durch eine intuitive Darstellung wie Farben, Symbole oder Fortschrittsbalken visuell aufbereitet ist. Dies ermöglicht eine einfache und schnelle Einschätzung des aktuellen Status und der noch offenen Aufgaben im gesamten Personalprozess.
Mitarbeiterstammdaten
Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen und die Berechtigungen vergeben haben, melden Sie sich erneut am System an. Dies ist notwendig, damit alle Berechtigungen wirksam werden.
Öffnen Sie unter Stammdaten den Menüpunkt Mitarbeiter. Unter Mitarbeiter finden Sie den Reiter „Personalverwaltung“. Dort finden Sie den Reiter „Zusatzfelder“. Hier werden Ihnen die Zusatzfelder gruppiert nach den Zusatzfeldgruppen angezeigt.
Personalvorgänge
Ein Personalvorgang ist eine digitale Akte für einen spezifischen Vorfall im Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters. Er sammelt alle relevanten Informationen und Prozesse, die mit diesem Vorfall verbunden sind, und ermöglicht eine strukturierte Verwaltung sowie eine lückenlose Nachverfolgung. Dieser Vorgang bietet eine umfassende Lösung für die gesamte Personalverwaltung – von der Bewerbung über das Onboarding bis hin zu Änderungen im Arbeitsverhältnis und weiteren relevanten Ereignissen.
Dank der Flexibilität können Personalvorgänge in verschiedenen Phasen des Arbeitsverhältnisses verwendet werden. Sie ermöglichen die Erfassung und Verwaltung von Bewerbungsprozessen, die strukturierte Dokumentation des Onboarding-Prozesses, sowie die Bearbeitung und Nachverfolgung von Änderungen wie Beförderungen, Versetzungen oder auch sonstigen organisatorischen Anpassungen.
Durch diese umfassende Dokumentation bleibt jede relevante Information jederzeit nachvollziehbar und zugänglich. Alle Schritte werden transparent erfasst und können von den Verantwortlichen effizient bearbeitet und kontrolliert werden.
Personalvorgang anlegen
Um einen neuen Personalvorgang zu erstellen, gehen Sie im Menü unter „Personalverwaltung“ auf „Personalvorgänge“ oder rufen Sie über den Mitarbeiterstamm den Reiter „Personalverwaltung-Personalvorgänge“ auf. Dort können Sie durch Klicken auf den Button „Neuer Personalvorgang“ einen neuen Vorgang anlegen. Dies ist der Ausgangspunkt für die Dokumentation eines jeden Personalvorfalls.
Erfassung und Verwaltung von Personalvorfällen
In einem Personalvorgang können alle relevanten Informationen und Notizen zu einem bestimmten Vorfall erfasst werden. Jede Notiz wird chronologisch abgelegt und kann jederzeit eingesehen werden, was eine transparente Dokumentation und eine lückenlose Nachverfolgung ermöglicht. Zusätzlich können Dateien hinzugefügt werden, um den Vorgang mit weiteren relevanten Informationen zu ergänzen.
Dateiablage
Ein wichtiger Bestandteil des Personalvorgangs ist die Dateiablage, die es ermöglicht, alle relevanten Dokumente direkt mit dem Vorgang zu verknüpfen. Dies können Bewerbungsunterlagen, Onboarding-Dokumente, Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder andere wichtige Dateien sein. Die Dateiablage sorgt dafür, dass alle Dokumente zentral und sicher gespeichert sind und jederzeit leicht zugänglich gemacht werden können.
Aufteilung von Einträgen und Bearbeitung mehrerer Themen
Falls mehrere Themen innerhalb eines einzigen Vorgangs behandelt werden müssen, beispielsweise bei einer E-Mail mit verschiedenen Anliegen, können einzelne Einträge in mehrere Vorgänge aufgeteilt werden. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass komplexe Vorgänge effektiv und übersichtlich bearbeitet werden können.
Checklisten zur strukturierten Bearbeitung
Ein Personalvorgang kann mit einer Checkliste versehen werden, die sicherstellt, dass alle relevanten Aufgaben im Zusammenhang mit dem Vorgang abgearbeitet werden. Der Vorgang kann erst abgeschlossen werden, wenn alle Punkte der Checkliste erledigt sind. Dies trägt zur Gewährleistung bei, dass keine Schritte übersehen werden und der Vorgang vollständig bearbeitet wird.
Protokollierung von Änderungen
Jede Änderung und Bearbeitung eines Personalvorgangs wird im Protokoll-Tab festgehalten. Hier können Sie nachverfolgen, welche Änderungen vorgenommen wurden und von wem. Diese transparente Dokumentation sorgt für eine klare Nachvollziehbarkeit und stellt sicher, dass alle Aktionen innerhalb des Vorgangs nachvollzogen werden können.
Zuweisung von Bearbeitern und Abteilungen
Ein Personalvorgang kann einem spezifischen Bearbeiter oder einer Abteilung zugewiesen werden. Der zuständige Bearbeiter wird automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn Änderungen am Vorgang vorgenommen werden. So wird gewährleistet, dass alle relevanten Personen stets auf dem neuesten Stand sind.
Priorität und Status für eine effiziente Bearbeitung
Für jeden Personalvorgang können Sie eine individuelle Priorität und einen Status festlegen. Diese Informationen können für die spätere Filterung von Vorgängen genutzt werden und ermöglichen eine gezielte Benachrichtigung, wenn ein Vorgang zu lange unbearbeitet bleibt, beispielsweise wenn er länger als vier Stunden nicht bearbeitet wurde.
Kategorisierung und Zugriffsrechte
Zur besseren Strukturierung können Personalvorgänge Kategorien zugewiesen werden. Dadurch wird die Organisation und Übersichtlichkeit erhöht. Zusätzlich kann über die Kategorisierung auch festgelegt werden, wer den Vorgang einsehen darf. Beispielsweise haben Abteilungsleiter andere Einsichtsrechte als die Personalabteilung. Dies stellt sicher, dass sensible Informationen nur von den berechtigten Personen eingesehen werden können.
Tags für eine detaillierte Verschlagwortung
Über Tags können Personalvorgänge weiter verschlagwortet und gefiltert werden. Diese Funktion ermöglicht es, Vorgänge nach bestimmten Kriterien zu gruppieren und die Suche nach relevanten Vorgängen zu erleichtern.
Wiedervorlage und Fälligkeit für die rechtzeitige Bearbeitung
Mit der Wiedervorlage– und Fälligkeitsfunktion können Sie sicherstellen, dass Personalvorgänge rechtzeitig bearbeitet werden. Diese Funktionen sorgen dafür, dass keine Fristen übersehen werden und alle Vorgänge innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden.
Abonnieren von Vorgängen
Wenn Sie nicht direkt an der Bearbeitung eines Vorgangs beteiligt sind, können Sie sich dennoch als Abonnent hinzufügen. Auf diese Weise werden Sie über alle Änderungen und Updates zum Vorgang informiert, ohne selbst aktiv in die Bearbeitung einbezogen zu sein.
Einträge hervorheben
Wenn ein Personalvorgang viele Einträge enthält, kann es schnell unübersichtlich werden, und es kann schwierig sein, den wirklich wichtigen Eintrag zu finden. Um dieses Problem zu vermeiden und die Übersichtlichkeit zu verbessern, können einzelne Einträge mit Fähnchen markiert werden. Diese Funktion ermöglicht es, besonders wichtige oder auffällige Einträge schnell hervorzuheben, sodass sie jederzeit leicht auffindbar sind.
Sobald ein Eintrag mit einem Fähnchen versehen wird, taucht dieser immer als erstes in der chronologischen Ansicht auf. Auf diese Weise bleiben die markierten Einträge stets gut sichtbar und können nicht versehentlich übersehen werden. Diese praktische Funktion erleichtert die schnelle Identifizierung und Bearbeitung relevanter Informationen und sorgt dafür, dass keine wichtigen Details in der Fülle von Einträgen verloren gehen.
Zusammenfassung
Die Verwaltung von Personalvorgängen in venabo ermöglicht eine strukturierte, transparente und effiziente Bearbeitung sämtlicher personalrelevanter Themen. Die flexiblen Funktionen für die Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen jederzeit zugänglich und nachvollziehbar sind. Mit den zusätzlichen Tools wie der automatischen Benachrichtigung, der Checkliste und der Protokollierung werden Personalprozesse effizient und fehlerfrei abgewickelt.
Personalhistorie
Die Personalhistorie zeigt alle Änderungen eines Personalvorgangs an, unabhängig davon, in welchem Vorgang diese vorgenommen wurden. Diese Funktion ermöglicht es, schnell nachzuvollziehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Durch die vollständige Protokollierung der Änderungen erhalten Sie eine lückenlose Übersicht über die Bearbeitungshistorie, wodurch alle relevanten Anpassungen jederzeit nachvollziehbar sind.
Dank dieser Funktion können Verantwortliche schnell feststellen, wie sich ein Vorgang im Laufe der Zeit entwickelt hat und wer für welche Änderungen verantwortlich ist. Dies ist besonders hilfreich, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Schritte transparent und nachvollziehbar sind. Die Personalhistorie trägt so zur vollständigen Dokumentation und einer klaren Nachverfolgbarkeit aller Vorgänge bei.
