Zeiterfassung – Einstellungen im Überblick
Im Bereich Zeiterfassung konfigurieren Sie zentrale Parameter für die Arbeitszeiterfassung in venabo. Sie können Neuberechnungen anstoßen, Stempeltypen festlegen, Schichtlängen begrenzen und das Prüfungscenter anpassen.
Neuberechnung der Arbeitszeiten
Wenn Sie Mitarbeitern neue Zeitmodelle zugewiesen haben, müssen die Arbeitszeiten neu berechnet werden, damit die Änderungen wirksam werden. venabo ermöglicht eine gezielte Neuberechnung – für einzelne, mehrere oder alle Mitarbeiter gleichzeitig.
So starten Sie eine Neuberechnung
- Öffnen Sie Einstellungen → Zeiterfassung.
- Wählen Sie im Bereich Neuberechnung, ob Sie die Berechnung für einen einzelnen Mitarbeiter, eine Auswahl oder alle Mitarbeiter durchführen möchten.
- Legen Sie den gewünschten Zeitraum für die Neuberechnung fest.
- Klicken Sie auf Neuberechnung starten.
💡 Tipp: Führen Sie eine Neuberechnung immer dann durch, nachdem Sie einem Mitarbeiter ein neues Zeitmodell zugewiesen haben – nur so übernimmt venabo die geänderten Regeln korrekt.
Stempeltypen für automatische Pausen
venabo setzt automatisch Pausen, wenn die konfigurierten Pausenregeln greifen. Hier legen Sie fest, welcher Stempeltyp für diese automatisch gesetzten Pausen verwendet wird.
⚠️ Hinweis: Die primären Stempelarten für automatische Pausen sollten immer gleichlautend sein, um Inkonsistenzen in der Auswertung zu vermeiden.
Allgemeine Einstellungen zur Zeiterfassung
In diesem Bereich stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Maximale Schichtlänge | Legt fest, wie viele Stunden pro Tag maximal erfasst werden können. |
| Direkte Editierbarkeit | Bestimmt, ob Zeiteinträge direkt in der Übersicht bearbeitet werden dürfen. |
| Zeitzonen anzeigen | Aktiviert die Anzeige von Zeitzoneninformationen in der Zeiterfassung. |
| Letzte Gehen-Dauer einblenden | Zeigt dem Mitarbeiter die Dauer seit dem letzten Ausstempeln an. |
Prüfungscenter
Das Prüfungscenter unterstützt Sie dabei, erfasste Arbeitszeiten systematisch zu überprüfen und freizugeben. Sie konfigurieren hier, welche Funktionen auf der Oberfläche sichtbar und nutzbar sind.
- Öffnen Sie Einstellungen → Zeiterfassung → Prüfungscenter.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Funktionen über die jeweiligen Schalter.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Zeitkorrekturen
Zeitkorrekturen ermöglichen es, nachträgliche Anpassungen an Arbeitszeiteinträgen vorzunehmen. Sie können Korrekturgründe verwalten und festlegen, welche Funktionen bei einer Korrektur zur Verfügung stehen.
Korrekturgrund hinzufügen
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Zeitkorrekturen.
- Klicken Sie auf Grund hinzufügen.
- Tragen Sie die Bezeichnung des Korrekturgrunds ein (z. B. „Vergessenes Ausstempeln“).
- Legen Sie fest, welche Funktionen für diesen Grund verfügbar sein sollen.
- Speichern Sie den neuen Eintrag.
💡 Tipp: Aussagekräftige Korrekturgründe erleichtern die spätere Auswertung und erhöhen die Nachvollziehbarkeit von Anpassungen.
Praxisbeispiel
Szenario: Sie haben fünf Mitarbeitern ein neues Zeitmodell mit geänderten Pausenregeln zugewiesen und möchten sicherstellen, dass die Berechnungen ab dem Monatsersten korrekt sind.
- Sie weisen den fünf Mitarbeitern in den Stammdaten das neue Zeitmodell zu.
- Sie öffnen Einstellungen → Zeiterfassung und wählen die Neuberechnung für eine Mitarbeiterauswahl.
- Sie wählen die fünf betroffenen Mitarbeiter aus und setzen den Zeitraum auf den 1. des aktuellen Monats.
- venabo berechnet alle Arbeitszeiteinträge ab diesem Datum neu und wendet die aktualisierten Pausenregeln an.
- Im Prüfungscenter prüfen Sie anschließend die neu berechneten Einträge und geben diese frei.
✅ Ergebnis: Alle fünf Mitarbeiter werden ab dem 1. des Monats korrekt nach dem neuen Zeitmodell abgerechnet.
Häufige Fragen
Muss ich nach jeder Zeitmodell-Änderung eine Neuberechnung starten?
Ja. Änderungen an Zeitmodellen wirken sich erst dann auf vorhandene Zeiteinträge aus, wenn Sie eine Neuberechnung anstoßen. Für zukünftige Stempelungen übernimmt venabo die neuen Regeln automatisch.
Was passiert, wenn ich die maximale Schichtlänge reduziere?
venabo erfasst keine Arbeitszeiten, die die eingestellte maximale Schichtlänge überschreiten. Überschreitungen werden entsprechend abgeschnitten oder als Fehler im Prüfungscenter markiert – je nach Konfiguration.
Können mehrere Korrekturgründe gleichzeitig aktiv sein?
Ja. Sie können beliebig viele Korrekturgründe anlegen und parallel nutzen. Die Mitarbeiter oder Vorgesetzten wählen bei einer Korrektur den passenden Grund aus der hinterlegten Liste aus.
Warum sollten die primären Stempelarten gleichlautend sein?
Unterschiedliche Bezeichnungen für denselben Stempeltyp führen zu Inkonsistenzen in den Auswertungen und Berichten. Einheitliche Stempelarten stellen sicher, dass venabo Pausenzeiten korrekt zuordnet und auswertet.
Zusammenfassung
| Funktion | Zweck | Wichtiger Hinweis |
|---|---|---|
| Neuberechnung | Zeiteinträge nach Zeitmodell-Änderung aktualisieren | Nach jeder Zeitmodell-Zuweisung erforderlich |
| Stempeltypen | Typ für automatische Pausen festlegen | Primäre Stempelarten einheitlich benennen |
| Schichtlänge | Tägliche Maximalerfassung begrenzen | Überschreitungen erscheinen im Prüfungscenter |
| Prüfungscenter | Zeiteinträge prüfen und freigeben | Funktionen individuell konfigurierbar |
| Zeitkorrekturen | Nachträgliche Anpassungen mit Begründung | Aussagekräftige Korrekturgründe erleichtern die Auswertung |