Was sind Festschreibungen?
Mit einer Festschreibung sperren Sie alle gebuchten Zeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Zeitraum. Danach lassen sich keine Zeitbuchungen, Stempelungen, Zeitplanungen (Urlaub, Krankheit, Abwesenheiten) oder sonstige Korrekturen mehr bearbeiten, die diesen Zeitraum betreffen.
Festschreibungen sind besonders nützlich im Zusammenhang mit Lohnabrechnungszeiträumen: Die festgesetzten Zeiten dienen als verbindliche Berechnungsgrundlage für die Lohnstunden und werden vor der Lohnabrechnungsprüfung zeitlich bewertet.
💡 Tipp: Auch Zeitmodelle werden bis zum Stichtag berücksichtigt und sind im festgeschriebenen Zeitraum nicht mehr direkt änderbar.
Festschreibung erstellen
Sie können eine Festschreibung für alle Mitarbeiter gleichzeitig oder gezielt für einzelne Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter anlegen.
- Öffnen Sie den Bereich Festschreibungen in venabo.
- Wählen Sie den gewünschten Stichtag oder Zeitraum aus. Alle Tage vor diesem Datum werden automatisch festgeschrieben.
- Legen Sie fest, ob die Festschreibung für alle Mitarbeiter, eine Abteilung oder einzelne Mitarbeiter gelten soll.
- Bestätigen Sie die Festschreibung. venabo sperrt ab sofort alle betroffenen Zeitwerte.
✅ Hinweis: Beim Lohnexport wirft venabo keine abweichenden Werte mehr aus, solange die Festschreibung für den betreffenden Zeitraum aktiv ist.
Festschreibung aufheben
Eine Festschreibung lässt sich nur mit Administratorenrechten rückgängig machen. Erst nach der Aufhebung können Sie Buchungen im betroffenen Zeitraum wieder bearbeiten.
- Melden Sie sich mit einem Konto mit Administratorenrechten in venabo an.
- Navigieren Sie zur betreffenden Festschreibung und wählen Sie Festschreibung aufheben.
- venabo zeigt eine Bestätigungsmeldung an.
- Bestätigen Sie die Aufhebung. Der Zeitraum ist anschließend wieder zur Bearbeitung freigegeben.
⚠️ Hinweis: Nach der Aufhebung führen Änderungen – zum Beispiel an Zeitmodellen – zu einer Neuberechnung aller Zeitwerte aus dem zuvor festgeschriebenen Zeitraum. Prüfen Sie die Auswirkungen sorgfältig, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Unternehmen bereitet die Lohnabrechnung für Oktober vor und möchte sicherstellen, dass keine Zeitwerte nachträglich verändert werden.
| Schritt | Aktion | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Stichtag 31.10. für alle Mitarbeiter festschreiben | Alle Buchungen bis einschließlich 31.10. sind gesperrt |
| 2 | Lohnexport für Oktober durchführen | venabo liefert unveränderliche, geprüfte Stundenwerte |
| 3 | Lohnabrechnung an Lohnbuchhaltung übergeben | Nachträgliche Korrekturen sind ausgeschlossen – Datensicherheit gewährleistet |
| Ergebnis | Rechtssichere, unveränderliche Zeitgrundlage für die Lohnabrechnung Oktober | |
Häufige Fragen
Wer darf eine Festschreibung aufheben?
Nur Benutzer mit Administratorenrechten können eine bestehende Festschreibung aufheben. Mitarbeiter und Vorgesetzte ohne Administratorenzugang können keine Änderungen an festgeschriebenen Zeiträumen vornehmen.
Was passiert, wenn ich nach der Aufhebung ein Zeitmodell ändere?
Venabo berechnet alle Zeitwerte im zuvor festgeschriebenen Zeitraum automatisch neu. Das kann Auswirkungen auf bereits erstellte Lohnabrechnungen haben. Prüfen Sie daher genau, ob eine Aufhebung wirklich notwendig ist.
Kann ich eine Festschreibung nur für einzelne Mitarbeiter anlegen?
Ja. venabo erlaubt Festschreibungen für alle Mitarbeiter, für eine gesamte Abteilung oder für einzelne Mitarbeiter. So können Sie flexibel auf unterschiedliche Lohnabrechnungszyklen reagieren.
Werden auch Urlaub und Krankheit festgeschrieben?
Ja. Die Festschreibung umfasst alle Zeitbuchungsdaten – also Stempelungen, Zeitplanungen wie Urlaub, Krankheit und Abwesenheiten sowie sonstige zeitrelevante Korrekturen.
Zusammenfassung
| Merkmal | Details |
|---|---|
| Zweck | Zeitwerte verbindlich sperren, z. B. für die Lohnabrechnung |
| Geltungsbereich | Alle Mitarbeiter, Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter |
| Umfasste Daten | Stempelungen, Urlaub, Krankheit, Abwesenheiten, Korrekturen, Zeitmodelle |
| Aufhebung | Nur mit Administratorenrechten möglich |
| Folge der Aufhebung | Neuberechnung aller Zeitwerte im betroffenen Zeitraum |
| Lohnexport | Liefert unveränderliche Werte, solange die Festschreibung aktiv ist |