Antragsverwaltung
Das Antragscenter in venabo umfasst mehrere Funktionsebenen. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie Anträge stellen, verwalten und genehmigen – über die Antragsverwaltung, den Kalender oder die Mobile App.
Antragsverwaltung aufrufen
Die Antragsverwaltung erreichen Sie über den Menüpunkt Antragsverwaltung unter Zeitplanung.
Über die Drop-Down-Menüs Meine Anträge und Zu genehmigende Anträge sehen Sie alle offenen und zu bearbeitenden Anträge – als Mitarbeiter für Ihre eigenen Anträge, als Admin oder Vorgesetzter zusätzlich für die Anträge Ihrer Mitarbeiter.
In der Menüleiste neben dem Zeitraum finden Sie einen Button, über den Sie Anträge für folgende Bereiche stellen können:
| Antragstyp | Beschreibung |
|---|---|
| Urlaub | Urlaubsantrag mit Zeitraumauswahl – kann direkt genehmigt oder zur Genehmigung eingereicht werden |
| Abwesenheit | Muss durch einen vorab angelegten Grund gestützt werden (z. B. „Überstunden abfeiern“) |
| Krankheit | Krankheitsmeldung als strukturierte Information – ersetzt formlose E-Mails |
| Buchung | Zeitkorrektur beantragen, z. B. bei vergessener Zeitstempelung oder falscher Buchung |
| Auftragsbuchung | Korrekturen an Auftragsbuchungen beantragen |
| Pauschalbuchung | Korrekturen an Auftragspauschalbuchungen beantragen |
💡 Tipp: Anträge können Sie direkt für einzelne Mitarbeiter und einen gewünschten Zeitraum anlegen. Als Vorgesetzter oder Admin können Sie den Antrag gleichzeitig genehmigen.
Beschreibung und interne Bemerkung
Bei jedem Antrag stehen zwei Kommentarfelder zur Verfügung:
- Beschreibung – freiwillig, öffentlich sichtbar für alle Beteiligten
- Interne Bemerkung – nur für Antragsgenehmiger sichtbar
Genehmiger können beim Genehmigen oder Ablehnen eines Antrags einen Kommentar hinterlassen, um ihre Entscheidung zu begründen. Das vermeidet unnötige Rückfragen und sorgt für Transparenz im Genehmigungsprozess.
Anträge über den Kalender stellen
Als Alternative zur Antragsverwaltung können Sie Anträge für Urlaub, Abwesenheit und Krankheit auch direkt über den Kalender einreichen.
Auch das Löschen von Urlaub, Krankheit und Abwesenheit ist über den Kalender als Beantragung möglich.
✅ Hinweis: Jede Änderung über den Kalender erscheint automatisch in der Antragsverwaltung und wird dort protokolliert.
Anträge über die Desktop- oder Mobile App
Über die venabo Mobile App können Mitarbeiter Anträge direkt vom Smartphone aus stellen. Das Antragswesen ist dort über verschiedene Stempel-Buttons erreichbar.
In der Kalenderansicht der App stellen Sie Urlaubsanträge mit Zeitraumauswahl und Bemerkungsfeldern. Zusätzlich sind Fehlzeiten, Krankheitsmeldungen und Buchungskorrekturen als Änderungsantrag möglich.
💡 Tipp: Auch Admins und Vorgesetzte können Anträge ihrer Mitarbeiter direkt über die App prüfen und genehmigen.
Antragsabläufe einrichten
Antragsabläufe legen fest, wer Anträge in welcher Reihenfolge genehmigen darf – individuell je Mitarbeiter, Abteilung und Antragstyp. Sie ergänzen damit die Berechtigungseinstellungen der Zeitplanung.
Antragsabläufe lassen sich nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern. Für Abwesenheiten können Abläufe zusätzlich nach Abwesenheitsgründen unterschieden werden – das ermöglicht eine besonders präzise Verwaltung.
Neuen Antragsablauf anlegen
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie Zeitplanung → Antragsverwaltung.
- Klicken Sie oben rechts in der Filterleiste auf Antragsabläufe.
- Klicken Sie auf + Neuer Ablauf.
- Wählen Sie den Antragstyp aus: Abwesenheit, Krankheit, Buchung oder Urlaub.
- Wählen Sie die Antragsaktion: Neu (neue Antragsanfrage) oder Löschen (Antrag zurücknehmen oder löschen). Aktivieren Sie die Aktion bei Bedarf.
- Wählen Sie die erlaubten Mitarbeiter einzeln oder als gesamte Abteilung aus.
- Legen Sie optional einen Vertreter fest (freiwillig oder als Pflichtfeld).
- Definieren Sie die Schritte des Genehmigungsablaufs und weisen Sie jedem Schritt die zuständigen Vorgesetzten zu.
- Aktivieren Sie Antragsteller informieren, wenn der Antragssteller über Statusänderungen benachrichtigt werden soll. Aktivieren Sie Informations-Tab anzeigen, um den letzten Genehmigungsstatus einzublenden.
- Legen Sie bei mehreren Genehmigungsschritten fest, ob ein übergeordneter Genehmiger den vorherigen Schritt überspringen darf.
Zuweisungsliste und Berechtigungen verwalten
Mitarbeiter, die noch keinem Antragsablauf zugewiesen sind, müssen einer Berechtigungskategorie zugeteilt werden:
| Berechtigung | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Mitarbeiter darf neue Anträge stellen |
| Löschen | Mitarbeiter darf gestellte Anträge zurücknehmen, löschen oder eine Löschung beantragen |
Diese Berechtigungen gelten einheitlich für die Antragstypen Abwesenheit, Krankheit, Buchungen und Urlaub.
In der Zuweisungsliste prüfen Sie auf einen Blick, welche Zuweisungsrechte den einzelnen Mitarbeitern zugeteilt wurden.
Nach der Rechtezuweisung erscheinen in der Zuweisungsliste grüne Haken als Bestätigung der erteilten Berechtigungen.
Ändern sich die Rechte einzelner Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen, passen Sie den Antragsablauf per Rechtsklick auf den Antragstyp jederzeit an.
✅ Hinweis: Alle Änderungen sind im Protokoll nachvollziehbar. Anfragen und Genehmigungen werden zusätzlich grafisch in der Kalenderansicht dargestellt.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Mitarbeiter möchte drei Tage Urlaub nehmen. Sein direkter Teamleiter muss den Antrag zunächst prüfen, danach genehmigt die Personalabteilung abschließend.
| Schritt | Aktion | Verantwortlich |
|---|---|---|
| 1 | Urlaubsantrag für 15.-17. September stellen | Mitarbeiter |
| 2 | Antrag prüfen und Erstgenehmigung erteilen | Teamleiter (Genehmigungsschritt 1) |
| 3 | Abschließende Genehmigung erteilen | Personalabteilung (Genehmigungsschritt 2) |
| Ergebnis | Urlaub wird im Kalender eingetragen, Mitarbeiter erhält automatische Benachrichtigung | |
Häufige Fragen
Was passiert, wenn kein Antragsablauf für einen Mitarbeiter definiert ist?
Ohne zugewiesenen Antragsablauf gelten die Standard-Berechtigungen. venabo zeigt den Antrag dennoch in der Antragsverwaltung an. Sie sollten in diesem Fall prüfen, ob der Mitarbeiter der richtigen Kategorie (Neu oder Löschen) zugewiesen ist.
Kann ich Abwesenheitsanträge nach verschiedenen Gründen unterschiedlich genehmigen lassen?
Ja. Antragsabläufe für Abwesenheiten lassen sich nach Abwesenheitsgründen unterscheiden. So können Sie beispielsweise „Überstunden abfeiern“ einem anderen Genehmigungsweg zuweisen als „Sonderurlaub“.
Kann ein übergeordneter Genehmiger einen Schritt im Ablauf überspringen?
Ja. Beim Einrichten des Antragsablaufs können Sie festlegen, dass ein Genehmiger den vorherigen Schritt überspringen darf. Dieser Genehmiger ist dann in der Rangfolge übergeordnet und kann den Antrag direkt abschließen.
Werden alle Antragsänderungen protokolliert?
Ja. Jede Änderung – unabhängig davon, ob sie über die Antragsverwaltung, den Kalender oder die App erfolgt – wird automatisch im Protokoll festgehalten und ist jederzeit nachvollziehbar.
Zusammenfassung
| Funktion | Wo verfügbar | Besonderheit |
|---|---|---|
| Urlaub, Abwesenheit, Krankheit beantragen | Antragsverwaltung, Kalender, App | Öffentliche Beschreibung + interne Bemerkung möglich |
| Zeitkorrektur beantragen | Antragsverwaltung, App | Für Buchungen, Auftrags- und Pauschalbuchungen |
| Antragsabläufe definieren | Zeitplanung → Antragsverwaltung → Antragsabläufe | Reihenfolge, Überspringen und Filterung nach Gründen möglich |
| Berechtigungen verwalten | Zuweisungsliste | Grüne Haken bestätigen erteilte Rechte |
| Protokoll und Kalenderansicht | Antragsverwaltung, Kalender | Alle Änderungen automatisch protokolliert |