Abteilungen
In venabo verwalten Sie Abteilungen unter Stammdaten → Mitarbeiter → Abteilungen. Dort sehen Sie alle vorhandenen Abteilungen in einer Übersicht und können neue anlegen oder bestehende bearbeiten.
Abteilung öffnen und bearbeiten
- Navigieren Sie zu Stammdaten → Mitarbeiter → Abteilungen.
- Doppelklicken Sie auf einen Datensatz, um die Detailansicht zu öffnen.
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus (siehe Tabelle unten).
- Speichern Sie die Änderungen.
Felder in der Detailansicht
| Feld | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Name | ✅ Ja | Bezeichnung der Abteilung |
| Reihenfolge | ✅ Ja | Legt die Position der Abteilung im Filter und in der Abteilungsliste fest |
| Ansprechpartner (Tickets) | Nein | Erhält alle E-Mails aus dem Ticketsystem, die an die Abteilung gesendet, aber keinem Bearbeiter zugewiesen wurden |
| Urlaubs-Bearbeiter | Nein | Mitarbeiter, der alle Urlaubsanfragen (E-Mails) dieser Abteilung erhält |
💡 Tipp: Weitere Einstellungen zur Urlaubsbenachrichtigung finden Sie in der Systemkonfiguration.
Mitarbeiter einer Abteilung zuordnen
Im Reiter Mitarbeiter weisen Sie der Abteilung einzelne Mitarbeiter zu.
- Öffnen Sie die gewünschte Abteilung per Doppelklick.
- Wechseln Sie zum Reiter Mitarbeiter.
- Fügen Sie die gewünschten Mitarbeiter hinzu.
- Legen Sie bei Bedarf einen Gültigkeitszeitraum fest, um die Zuordnung zeitlich zu begrenzen.
- Speichern Sie die Änderungen.
⚠️ Hinweis: Jeder Mitarbeiter muss einer Primärabteilung zugeordnet sein. Ohne diese Zuordnung ist der Mitarbeiter in bestimmten Auswertungen und Filtern nicht korrekt erfasst.
Praxisbeispiel
Szenario: Sie richten die Abteilung „Buchhaltung“ ein und möchten sicherstellen, dass eingehende Tickets und Urlaubsanfragen automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden.
| Einstellung | Beispielwert |
|---|---|
| Name | Buchhaltung |
| Reihenfolge | 3 |
| Ansprechpartner (Tickets) | Maria Müller |
| Urlaubs-Bearbeiter | Thomas Schmidt |
| Zugeordnete Mitarbeiter | Anna Weber (Primärabteilung), Klaus Bauer (ab 01.01.2025) |
Eingehende Tickets an die Buchhaltung ohne Bearbeiter landen automatisch bei Maria Müller. Urlaubsanfragen aller Mitarbeiter dieser Abteilung erhält Thomas Schmidt per E-Mail.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn kein Ansprechpartner für Tickets hinterlegt ist?
Tickets, die an die Abteilung gesendet werden und keinem Bearbeiter zugewiesen sind, bleiben ohne Weiterleitung. venabo kann in diesem Fall keine automatische E-Mail-Benachrichtigung versenden. Wir empfehlen daher, immer einen Ansprechpartner zu hinterlegen.
Kann ein Mitarbeiter mehreren Abteilungen zugeordnet sein?
Ja. Ein Mitarbeiter kann mehreren Abteilungen angehören, muss aber genau einer Primärabteilung zugewiesen sein. Die Primärabteilung wird für Auswertungen, Filter und die Abteilungsliste verwendet.
Wie begrenze ich die Zuordnung eines Mitarbeiters zeitlich?
Im Reiter Mitarbeiter der Abteilung können Sie für jeden Mitarbeiter einen Gültigkeitszeitraum (Von-Bis) eintragen. Nach Ablauf des Zeitraums ist der Mitarbeiter dieser Abteilung nicht mehr zugeordnet.
Wo stelle ich weitere Optionen zur Urlaubsbenachrichtigung ein?
Erweiterte Einstellungen zur Urlaubsbenachrichtigung – etwa welche Ereignisse eine E-Mail auslösen – finden Sie in der Systemkonfiguration.
Zusammenfassung
| Thema | Wichtigste Information |
|---|---|
| Speicherort | Stammdaten → Mitarbeiter → Abteilungen |
| Pflichtfelder | Name, Reihenfolge |
| Ticket-Ansprechpartner | Erhält unzugewiesene Ticket-E-Mails der Abteilung |
| Urlaubs-Bearbeiter | Erhält Urlaubsanfragen per E-Mail; weitere Einstellungen in der Systemkonfiguration |
| Mitarbeiterzuordnung | Zeitlich begrenzbar; jeder Mitarbeiter benötigt eine Primärabteilung |