Antworten per E-Mail
Wenn venabo eine automatische Ticketbenachrichtigung per E-Mail sendet, können Sie direkt auf diese E-Mail antworten. Damit venabo Ihre Antwort dem richtigen Ticket zuordnen kann, muss die Ticketnummer mit einem führenden Hashtag im Betreff stehen – zum Beispiel #1042.
⚠️ Hinweis: Fehlt die Ticketnummer mit dem führenden # im Betreff, kann venabo die E-Mail keinem Ticket zuordnen – die Antwort wird dann nicht ins Ticket eingetragen.
Was wird beim Antworten ins Ticket eingetragen?
Wenn Sie per E-Mail auf ein Ticket antworten, trägt venabo folgende Informationen automatisch ins Ticket ein:
Abonnenten hinzufügen
Beim Erstellen eines Tickets können Sie in einem eigenen Reiter Abonnenten hinzufügen. Abonnenten erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ein neues Ticket angelegt wird.
⚠️ Hinweis: Abonnenten lassen sich erst hinzufügen, nachdem Sie das Ticket vollständig ausgefüllt und gespeichert haben.
So fügen Sie Abonnenten hinzu
- Öffnen Sie das gewünschte Ticket und füllen Sie alle notwendigen Felder aus.
- Speichern Sie das Ticket.
- Wechseln Sie zum Reiter Abonnenten.
- Tragen Sie die gewünschten Personen ein und speichern Sie erneut.
✅ Hinweis: Eingetragene Abonnenten erhalten nach dem Speichern sofort eine E-Mail mit den Ticketinformationen.
KI-Unterstützung beim E-Mail-Schreiben
venabo ist mit OpenAI integriert und unterstützt Sie beim Verfassen von E-Mails direkt im Ticketkontext. Die KI-Funktionen stehen Ihnen beim Bearbeiten einer E-Mail zur Verfügung:
| KI-Funktion | Was sie macht |
|---|---|
| E-Mail automatisch generieren | venabo erstellt einen vollständigen E-Mail-Entwurf auf Basis des Ticketkontexts und vorhandener Notizen. |
| Rechtschreibung & Grammatik prüfen | Die KI prüft Ihren Text und korrigiert Fehler automatisch. |
| Text anpassen | Formulierungen lassen sich auf Ton und Zielgruppe abstimmen – z. B. formeller oder kürzer. |
💡 Tipp: Tragen Sie Stichpunkte als Notiz ins Ticket ein und lassen Sie die KI daraus eine vollständige E-Mail formulieren – das spart Zeit bei häufigen Standardanfragen.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Kunde meldet per E-Mail ein technisches Problem. venabo legt automatisch Ticket #1042 an und sendet eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter. Der Mitarbeiter antwortet direkt auf die Benachrichtigungs-E-Mail.
| Schritt | Aktion | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | venabo sendet Benachrichtigung mit Betreff „[#1042] Druckerfehler im Büro“ | Mitarbeiter erhält E-Mail |
| 2 | Mitarbeiter antwortet auf die E-Mail – Betreff enthält weiterhin „#1042″ | venabo erkennt die Ticketnummer |
| 3 | venabo trägt Antworttext und Absender ins Ticket ein | Ticket #1042 wird aktualisiert |
| Ergebnis | Die gesamte Kommunikation ist vollständig im Ticket dokumentiert – ohne manuellen Aufwand. | |
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich die Ticketnummer im Betreff vergesse?
Ohne die Ticketnummer mit führendem # im Betreff kann venabo die E-Mail keinem Ticket zuordnen. Die Antwort wird in diesem Fall nicht ins Ticket eingetragen. Achten Sie daher darauf, den Original-Betreff beim Antworten nicht zu ändern.
Können Abonnenten selbst auf Tickets antworten?
Abonnenten erhalten Benachrichtigungen per E-Mail. Ob sie ebenfalls per E-Mail auf Tickets antworten können, hängt von den in venabo konfigurierten Berechtigungen ab.
Benötige ich einen OpenAI-Account für die KI-Funktionen?
Ja, die KI-Funktionen erfordern eine aktive OpenAI-Integration in venabo. Die Einrichtung erfolgt in den venabo-Systemeinstellungen unter dem Bereich KI / OpenAI. Wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Administrator.
Kann ich Abonnenten auch nach dem Erstellen des Tickets noch hinzufügen?
Ja. Sie können Abonnenten jederzeit im gespeicherten Ticket über den Reiter Abonnenten ergänzen oder entfernen.
Auf einen Blick
| Funktion | Wichtigste Voraussetzung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Per E-Mail auf Ticket antworten | Ticketnummer mit # im Betreff | Antwort wird automatisch ins Ticket eingetragen |
| Abonnenten hinzufügen | Ticket muss gespeichert sein | Abonnenten erhalten E-Mail-Benachrichtigungen |
| KI-E-Mail-Assistent | OpenAI-Integration aktiv | E-Mails automatisch generieren, prüfen und anpassen |