Abrechnung
Die Abrechnung zeigt Ihnen alle freigegebenen Leistungen, die noch nicht an das ERP-System übergeben oder manuell erledigt wurden. Sie finden die Funktion im Hauptmenü unter Leistungserfassung → Abrechnung. Der Aufbau der Ansicht entspricht der Freigabeverwaltung.
💡 Tipp: Nur Leistungen mit dem Status „Freigegeben“ erscheinen in der Abrechnung. Stellen Sie sicher, dass alle gewünschten Leistungen zuvor in der Freigabeverwaltung freigegeben wurden.
Übergabe an das ERP-System (Beispiel: SelectLine)
Mit einem Klick auf „Übergeben“ übergibt venabo alle aktuell angezeigten (selektierten) Leistungen an einen konfigurierten SelectLine-Beleg – standardmäßig einen Lieferschein.
venabo legt dabei pro Kunde einen Beleg an. Alle erfassten Leistungen dieses Kunden werden als einzelne Positionen an den Beleg angefügt.
Einzelne Leistungen übergeben
Sie können auch einzelne Leistungen gezielt abrechnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Wählen Sie die gewünschte Leistung in der Abrechnungsansicht aus.
- Klicken Sie auf „Übergeben“.
- Ein Hinweisfenster erscheint mit der Meldung: „Möchten Sie die ausgewählte Leistung an die Warenwirtschaft übergeben?“
- Bestätigen Sie die Übergabe.
Leistungen manuell erledigen
Leistungen, die nicht über SelectLine abgerechnet werden sollen, können Sie manuell als erledigt markieren. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten:
- Einzelne Leistung manuell erledigen
- Alle selektierten Leistungen auf einmal manuell erledigen
⚠️ Hinweis: Manuell erledigte Leistungen erhalten den Status „Manuell erledigt“ und werden bei einer späteren ERP-Übergabe nicht an SelectLine übertragen.
Belegdatum festlegen
Vor der Übergabe können Sie ein abweichendes Belegdatum festlegen. venabo setzt dieses Datum dann in allen neu erzeugten SelectLine-Belegen.
- Öffnen Sie die Abrechnung.
- Wählen Sie im Datumsfeld das gewünschte Belegdatum aus.
- Starten Sie die Übergabe wie gewohnt.
💡 Tipp: Wählen Sie kein Datum aus, verwendet venabo automatisch das aktuelle Serverdatum als Belegdatum.
Leistungen zurücksetzen
Bereits erledigte Leistungen – egal ob per ERP-Übergabe oder manuell erledigt – können Sie in der Abrechnung wieder auf den Status „Unerledigt“ zurücksetzen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Filtern Sie in der Abrechnung nach den gewünschten Leistungen mit dem Status „Erledigt“.
- Wählen Sie die betreffenden Leistungen aus.
- Klicken Sie auf den Button „Zurücksetzen auf Unerledigt“.
⚠️ Hinweis: Das Zurücksetzen wirkt sich nicht auf bereits erzeugte SelectLine-Belege aus – diese bleiben unverändert bestehen. Die zurückgesetzten Leistungen können anschließend erneut bearbeitet und an SelectLine übergeben werden.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Techniker hat im März fünf Leistungen für drei verschiedene Kunden erfasst und freigegeben. Davon sollen vier Leistungen an SelectLine übergeben werden, eine Leistung wurde bereits außerhalb des Systems abgerechnet.
| Leistung | Kunde | Aktion | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Wartung Anlage A | Müller GmbH | ERP-Übergabe | Lieferschein in SelectLine erzeugt |
| Reparatur Pumpe | Müller GmbH | ERP-Übergabe | Als Position zum selben Lieferschein hinzugefügt |
| Inspektion Heizung | Schmidt AG | ERP-Übergabe | Separater Lieferschein für Schmidt AG erzeugt |
| Beratung vor Ort | Weber KG | ERP-Übergabe | Separater Lieferschein für Weber KG erzeugt |
| Notfalleinsatz | Weber KG | Manuell erledigt | Status „Manuell erledigt“, keine Übergabe an SelectLine |
Häufige Fragen
Warum erscheint eine Leistung nicht in der Abrechnung?
Leistungen erscheinen nur dann in der Abrechnung, wenn sie in der Freigabeverwaltung freigegeben wurden. Prüfen Sie, ob die Leistung den Status „Freigegeben“ hat. Bereits erledigte oder manuell abgehakte Leistungen werden standardmäßig nicht angezeigt – passen Sie ggf. den Filter an.
Was passiert, wenn ich versehentlich eine Leistung manuell erledige?
Sie können die Leistung jederzeit über die Funktion „Zurücksetzen auf Unerledigt“ wieder in die Abrechnung zurückführen und anschließend regulär an SelectLine übergeben.
Werden bereits erzeugte SelectLine-Belege gelöscht, wenn ich eine Leistung zurücksetze?
Nein. Das Zurücksetzen einer Leistung auf „Unerledigt“ hat keinen Einfluss auf bereits erzeugte Belege in SelectLine. Diese bleiben unverändert bestehen. Sie müssen ggf. den betroffenen Beleg in SelectLine manuell anpassen.
Kann ich für verschiedene Kunden gleichzeitig übergeben?
Ja. Wenn Sie alle angezeigten Leistungen auf einmal übergeben, erzeugt venabo automatisch für jeden Kunden einen eigenen Beleg in SelectLine.
Zusammenfassung
| Funktion | Beschreibung | Ergebnis |
|---|---|---|
| ERP-Übergabe (alle) | Alle selektierten Leistungen an SelectLine übergeben | Pro Kunde ein Lieferschein mit einzelnen Positionen |
| ERP-Übergabe (einzeln) | Einzelne Leistung gezielt übergeben | Beleg mit einer Position in SelectLine |
| Manuell erledigen | Leistung als außerhalb abgerechnet markieren | Kein SelectLine-Beleg, Status „Manuell erledigt“ |
| Belegdatum festlegen | Abweichendes Datum vor der Übergabe wählen | Gewähltes Datum als Belegdatum in SelectLine |
| Zurücksetzen | Erledigte Leistung wieder auf „Unerledigt“ setzen | Leistung erneut bearbeitbar, SelectLine-Beleg bleibt |