Zeiten erfassen
Im Bereich Zeiten erfassen dokumentieren Sie alle erbrachten Dienstleistungen. venabo überträgt diese Daten strukturiert in Ihr ERP-System (SelectLine) und stellt sie für Abrechnung, Freigabe und Archivierung bereit.
Neue Leistung erfassen
Jede Dienstleistung benötigt mindestens diese Pflichtfelder (gekennzeichnet mit *):
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Kunde | Suche nach Kundennummer oder Anzeigename (Vor-, Nach- oder Firmenname) | ✅ Ja |
| Dauer | Zeitaufwand der Leistung (manuell oder über Von-Bis-Zeiten) | ✅ Ja |
| Erfüllungsort | Ort, an dem die Leistung erbracht wurde | ✅ Ja |
| Beschreibung | Freitext zur erbrachten Leistung – wird als Langtext in die SelectLine-Belegposition übernommen | ✅ Ja |
| Kommentar | Interner Hinweis für Kollegen – wird nicht an SelectLine übergeben und ist für Kunden nicht sichtbar | ❌ Nein |
💡 Tipp: venabo zeigt Ihnen bei der Kundensuche automatisch die Top 10 zuletzt verwendeten Kunden ganz oben an – so erfassen Sie wiederkehrende Leistungen besonders schnell. Alle weiteren Kunden sind alphabetisch nach Anzeigename sortiert. Kunden mit Belegsperre oder inaktivem Status werden nicht angezeigt.
Berechenbare Leistungen und Zuschläge
Als berechenbar markierte Leistungen berechnet venabo automatisch anhand des hinterlegten Kundenstundensatzes: Dauer × Stundensatz des Mitarbeiters.
Aktivieren Sie den Haken bei Feierabend-/Wochenendzuschlag, multipliziert venabo die Leistung mit einem konfigurierbaren Faktor.
💡 Hinweis: Der Standardfaktor für den Feierabend-/Wochenendzuschlag beträgt 1,5. Sie können diesen Wert unter Systemkonfiguration → Allgemein → Feierabend-/Wochenendzuschlag anpassen.
Kommentar (intern)
Der Kommentar ist ein internes Notizfeld und richtet sich an Ihre Kollegen. Benutzer mit dem Recht Freigabeverwaltung oder Abrechnung sehen den Kommentar in ihrer jeweiligen Ansicht hervorgehoben. Der Kommentar wird nicht an SelectLine übertragen und ist für Kunden nicht sichtbar.
Zuteilung zu Projekten, Wartungsverträgen und Tickets
Sobald Sie einen Kunden ausgewählt haben, lädt venabo automatisch alle aktiven Projekte, Wartungsverträge und Tickets dieses Kunden. Sie können die Leistung direkt einem dieser Einträge zuordnen.
Fahrtkostenberechnung
Sie können einer Leistung hinterlegte Fahrtkosten hinzufügen. venabo fügt diese Fahrtkosten als separate Position zum SelectLine-Beleg hinzu.
💡 Hinweis: Die Fahrtkostenberechnung setzt entsprechende Einstellungen in SelectLine voraus. Details finden Sie im Artikel Notwendige SelectLine-Einstellungen → Fahrtkostenberechnung.
Ansprechpartner
Beim Erstellen einer Leistung können Sie einen Ansprechpartner auswählen oder manuell eintragen. Über die Funktion Melden generiert venabo eine E-Mail an die hinterlegten Adressen.
Für den Ansprechpartner sind folgende Angaben möglich:
- Name
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Funktion
Erfasste Zeiten bearbeiten
Auf der linken Seite zeigt venabo alle Leistungen des aktuell ausgewählten Tages. Solange eine Leistung noch nicht zur Abrechnung freigegeben wurde, können Sie sie jederzeit ändern oder löschen.
Leistung bearbeiten oder löschen
- Wählen Sie den gewünschten Tag in der Tagesübersicht aus.
- Öffnen Sie eine Leistung per Doppelklick, um sie zu bearbeiten.
- Alternativ: Rechtsklick auf eine Leistung → Ändern oder Löschen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen. venabo protokolliert alle Änderungen automatisch unter Protokoll.
⚠️ Hinweis: Bereits freigegebene Leistungen können nur noch von Benutzern mit dem Recht Freigabeverwaltung geändert werden. Bearbeiten Sie freigegebene Leistungen daher nur, wenn ein tatsächlicher Fehler vorliegt.
Leistungsnachweis drucken und unterschreiben
Zu jeder Leistung können Sie einen Leistungsnachweis erstellen, den der Kunde direkt unterschreiben kann.
Leistungsnachweis erstellen
- Rechtsklick auf die gewünschte Leistung in der Tagesübersicht.
- Wählen Sie Leistungsnachweis drucken.
- Der Leistungsnachweis öffnet sich und kann vom Kunden digital unterschrieben werden.
- Nach der Unterschrift generiert venabo automatisch eine PDF-Datei, die Sie öffnen und speichern können.
- venabo speichert die PDF zusätzlich automatisch auf dem Server im konfigurierten Datenverzeichnis – für die Archivierung.
⚠️ Hinweis: Wird eine unterschriebene Leistung nachträglich bearbeitet, löscht venabo die Unterschrift und die zugehörige PDF-Datei automatisch vom Server. Eine erneute Unterschrift ist danach erforderlich.
Von-Bis-Zeiten erfassen
Ab Version 3.2 können Sie Leistungen mit einer konkreten Start- und Endzeit (Von-Bis) erfassen. venabo berechnet daraus automatisch die Dauer. Die erfassten Zeiten erscheinen auf der Abrechnung im Langtext der Belegposition.
Von-Bis-Zeiten aktivieren und verwenden
- Aktivieren Sie die Funktion unter Systemkonfiguration → Leistungserfassung → Von-Bis-Zeiten.
- Tragen Sie beim Erstellen einer Leistung die Startzeit im Feld Von und die Endzeit im Feld Bis ein.
- venabo berechnet die Dauer automatisch.
💡 Tipp: Die aktuelle Uhrzeit setzen Sie schnell per Leertaste oder Klick auf das Uhren-Symbol – genau wie aus SelectLine bekannt.
Zeitrundung (ab Version 3.6)
Ab Version 3.6 können Sie in der Systemkonfiguration eine Rundung für Von-Bis-Zeiten einstellen. Sobald die erfasste Zeit den eingestellten Prozentsatz einer Zeiteinheit überschreitet, rundet venabo automatisch auf die nächste volle Zeiteinheit auf.
Tagesauswertung
Aktivieren Sie die Tagesauswertung in der Systemkonfiguration, erscheint in der Tagesübersicht ein zusätzlicher Button. Ein Klick darauf öffnet die Tagesauswertung des Mitarbeiters mit einer Zusammenfassung aller erfassten Leistungen des Tages.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Techniker erbringt am Freitagabend eine 2-stündige Vor-Ort-Leistung beim Kunden „Müller GmbH“ und möchte diese inklusive Feierabend-Zuschlag und Fahrtkosten erfassen.
- Öffnen Sie Zeiten erfassen und wählen Sie den Freitag in der Tagesübersicht.
- Klicken Sie auf Neue Leistung. Suchen Sie im Kundenfeld nach „Müller“ – die Müller GmbH erscheint in den Top-10 oder in der alphabetischen Liste.
- Tragen Sie die Von-Bis-Zeiten ein: Von 17:00 – Bis 19:00. venabo berechnet automatisch 2 Stunden Dauer.
- Setzen Sie den Haken bei Feierabend-/Wochenendzuschlag. venabo multipliziert die Leistung mit dem Faktor 1,5 → effektiv 3 Abrechnungsstunden.
- Wählen Sie das Ticket oder Projekt des Kunden unter Zuteilung aus.
- Fügen Sie die Fahrtkosten hinzu – diese erscheinen als separate Belegposition in SelectLine.
- Tragen Sie die Leistungsbeschreibung ein (z. B. „Netzwerkstörung behoben, Switch getauscht“) – dieser Text wird als Langtext in SelectLine übernommen.
- Speichern Sie die Leistung. Sie erscheint sofort in der Tagesübersicht.
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Kunde | Müller GmbH |
| Von-Bis | 17:00 – 19:00 Uhr |
| Tatsächliche Dauer | 2 Stunden |
| Feierabend-Zuschlag | Faktor 1,5 |
| Abgerechnete Stunden | 3 Stunden |
Häufige Fragen
Warum werden bestimmte Kunden in der Suche nicht angezeigt?
venabo zeigt nur Kunden an, die weder eine Belegsperre haben noch als inaktiv markiert sind. Prüfen Sie den Kundenstatus direkt in SelectLine, wenn ein Kunde nicht gefunden wird.
Kann ich eine bereits freigegebene Leistung noch ändern?
Ja, aber nur Benutzer mit dem Recht Freigabeverwaltung können freigegebene Leistungen noch bearbeiten. Alle Änderungen werden im Protokoll festgehalten. Eine Änderung nach der Freigabe sollte nur bei tatsächlichen Fehlern erfolgen.
Was passiert mit der Unterschrift, wenn ich eine Leistung nachträglich bearbeite?
venabo löscht die Unterschrift und die zugehörige PDF-Datei automatisch vom Server, sobald eine unterschriebene Leistung bearbeitet wird. Der Leistungsnachweis muss anschließend erneut ausgedruckt und unterschrieben werden.
Ist der interne Kommentar für den Kunden sichtbar?
Nein. Der Kommentar wird ausschließlich intern in venabo angezeigt und nicht an SelectLine übergeben. Auf Belegen oder im Kundenportal erscheint der Kommentar nicht.
Zusammenfassung
| Funktion | Details |
|---|---|
| Pflichtfelder | Kunde, Dauer, Erfüllungsort, Beschreibung |
| Kundensuche | Nach Kundennummer oder Anzeigename; Top 10 zuletzt verwendete Kunden oben |
| Feierabend-/Wochenendzuschlag | Standardfaktor 1,5 – konfigurierbar in der Systemkonfiguration |
| Kommentar | Intern, nicht für Kunden sichtbar, nicht an SelectLine übertragen |
| Von-Bis-Zeiten | Ab Version 3.2; Rundung konfigurierbar ab Version 3.6 |
| Leistungsnachweis | Unterschrift möglich; PDF wird automatisch auf dem Server gespeichert |
| Bearbeitung | Vor Freigabe: alle Benutzer; nach Freigabe: nur Freigabeverwaltung |
| Tagesauswertung | Optional aktivierbar in der Systemkonfiguration |