Wartungsaufgaben
In einem Wartungsvertrag legen Sie wiederkehrende Aufgaben an – also Leistungen, die innerhalb des Vertrags regelmäßig zu erbringen sind. Unter Wartungsverträge → Wartungsaufgaben sehen Sie eine vollständige Übersicht aller angelegten und aktiven Aufgaben. Von dort aus rufen Sie erfasste Leistungen und das Erfassungsprotokoll schnell auf.
Wartungsaufgaben anlegen
Jede Wartungsaufgabe steht für eine eigenständige, sich wiederholende Dienstleistung innerhalb eines Wartungsvertrags. Gehen Sie beim Anlegen wie folgt vor:
- Öffnen Sie den gewünschten Wartungsvertrag.
- Wechseln Sie zum Reiter Aufgaben und klicken Sie auf Neue Aufgabe.
- Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Aufgabe (z. B. den betreffenden Server oder die Tätigkeit).
- Legen Sie die Terminierung fest – also das Intervall, in dem die Aufgabe innerhalb des Wartungsvertrags fällig wird.
- Wählen Sie aus, ob die Aufgabe stichtagsgenau erfolgen muss (siehe Hinweis unten).
- Ordnen Sie der Aufgabe einen oder mehrere Mitarbeiter zu.
- Speichern Sie die Aufgabe.
⚠️ Hinweis: Ist eine Aufgabe als stichtagsgenau markiert, muss sie exakt am festgelegten Datum erledigt werden. Wird der Termin nicht eingehalten, trägt venabo im Aufgabenlog automatisch den Eintrag „verpasst“ ein.
💡 Tipp: Weitere Informationen zur Aufgabenverwaltung finden Sie im Artikel Dashboard / Aufgaben.
Praxisbeispiel
Szenario: Sie betreuen einen Kunden mit drei Servern und prüfen täglich deren Datensicherung. Statt drei separate Wartungsverträge anzulegen, erstellen Sie einen einzigen Wartungsvertrag mit drei einzelnen Aufgaben – eine pro Server.
| Aufgabe | Intervall | Stichtagsgenau | Zuständiger Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Datensicherung Server 1 | Täglich | Ja | Max Mustermann |
| Datensicherung Server 2 | Täglich | Ja | Anna Beispiel |
| Datensicherung Server 3 | Täglich | Ja | Max Mustermann |
Alle drei Aufgaben laufen unter einem Wartungsvertrag. Jede Aufgabe hat ihre eigene Terminierung und erscheint den zugeordneten Mitarbeitern täglich im Dashboard.
Aktivitätsbox und Aufgabenlog
Jede Wartungsaufgabe kann mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden. Die Aufgaben erscheinen den betreffenden Mitarbeitern direkt im Dashboard. So greifen Sie auf den Aufgabenlog zu:
- Klicken Sie in der Aufgabenübersicht auf die Bezeichnung der Aufgabe.
- venabo öffnet den Aufgabenlog – dort sehen Sie alle bereits erledigten und noch anstehenden Leistungen aller zugeordneten Mitarbeiter.
- Machen Sie einen Doppelklick auf einen Eintrag im Log.
- Ein weiteres Fenster öffnet sich mit sämtlichen Leistungen zu diesem Termin – einschließlich der Leistungen Ihrer Kollegen.
💡 Tipp: Im Aufgabenlog sehen Sie nicht nur Ihre eigenen Einträge, sondern auch die Leistungen aller anderen Mitarbeiter, die derselben Aufgabe zugeordnet sind.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn eine stichtagsgenaue Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wird?
venabo trägt im Aufgabenlog automatisch den Eintrag „verpasst“ für jeden nicht erledigten Stichtag ein. So behalten Sie jederzeit den Überblick über versäumte Termine.
Kann ich eine Wartungsaufgabe mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuweisen?
Ja. Eine Aufgabe lässt sich beliebig vielen Mitarbeitern zuordnen. Alle zugewiesenen Mitarbeiter sehen die Aufgabe in ihrem Dashboard und können Leistungen dazu erfassen.
Wie viele Aufgaben kann ich einem Wartungsvertrag hinzufügen?
Die Anzahl der Aufgaben pro Wartungsvertrag ist nicht begrenzt. Sie können für jeden Teilbereich eines Auftrags – z. B. für jeden einzelnen Server – eine eigene Aufgabe mit individueller Terminierung anlegen.
Wo sehe ich alle Aufgaben auf einen Blick?
Die vollständige Übersicht aller aktiven Wartungsaufgaben finden Sie unter Wartungsverträge → Wartungsaufgaben. Eine aufgabenbezogene Ansicht je Mitarbeiter steht zusätzlich im Dashboard zur Verfügung.
Zusammenfassung
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Aufgaben anlegen | Wiederkehrende Leistungen innerhalb eines Wartungsvertrags definieren |
| Terminierung | Individuelle Intervalle pro Aufgabe innerhalb des Vertragsrahmens |
| Stichtagsgenau | Aufgabe muss exakt am Fälligkeitsdatum erledigt werden; sonst Eintrag „verpasst“ |
| Mitarbeiterzuweisung | Mehrere Mitarbeiter pro Aufgabe möglich; Anzeige im jeweiligen Dashboard |
| Aufgabenlog | Vollständige Leistungshistorie aller Mitarbeiter je Aufgabe und Termin |
| Gesamtübersicht | Alle aktiven Aufgaben unter Wartungsverträge → Wartungsaufgaben |