Abwesenheit erfassen
Im Menüpunkt Abwesenheit tragen Sie Fehlzeiten einzelner Mitarbeiter ein – zum Beispiel Freistellungen, Krankheitstage oder sonstige Abwesenheiten. Sie wählen dabei, ob venabo die Abwesenheit in ganzen Tagen, halben Tagen oder als Stundenanzahl buchen soll.
Abwesenheit eintragen – Schritt für Schritt
- Öffnen Sie den Menüpunkt Abwesenheit.
- Wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter aus.
- Legen Sie den Zeitraum der Abwesenheit fest (Von-Datum und Bis-Datum).
- Wählen Sie die Buchungsart: Ganze Tage, Halbe Tage oder Anzahl von Stunden.
- Wählen Sie den passenden Abwesenheitsgrund aus der Liste.
- Klicken Sie auf Speichern – venabo trägt die Abwesenheit ein.
💡 Tipp: Wählen Sie die Buchungsart Anzahl von Stunden, wenn ein Mitarbeiter nur für einen Teil des Arbeitstages abwesend ist – zum Beispiel für einen Arzttermin am Vormittag.
Abwesenheitsgründe verwalten
Venabo liefert bereits vorkonfigurierte Abwesenheitsgründe. Sie können jederzeit eigene Gründe anlegen und deren Eigenschaften individuell festlegen.
Neuen Abwesenheitsgrund anlegen
- Klicken Sie auf Neuer Grund.
- Vergeben Sie eine Bezeichnung für den Abwesenheitsgrund.
- Legen Sie die Eigenschaften des Grundes fest (siehe Tabelle unten).
- Klicken Sie auf Speichern.
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Antragsfähig | Mitarbeiter können für diesen Grund einen Abwesenheitsantrag stellen. |
| Bezahlte Fehlzeit | Die Abwesenheit wird als vergütete Fehlzeit gewertet (z. B. Urlaub, Krankheit mit Lohnfortzahlung). |
| Aktiv | Der Grund steht bei der Erfassung zur Auswahl bereit. Inaktive Gründe werden ausgeblendet. |
Praxisbeispiel
Szenario: Mitarbeiterin Anna Müller ist vom 14. bis 16. Juli wegen eines Behördentermins freigestellt. Die Freistellung ist bezahlt und wurde vom Vorgesetzten genehmigt.
| Einstellung | Gewählter Wert |
|---|---|
| Mitarbeiter | Anna Müller |
| Zeitraum | 14.07. – 16.07. |
| Buchungsart | Ganze Tage |
| Abwesenheitsgrund | Freistellung (bezahlt, antragsfähig, aktiv) |
| Ergebnis | 3 bezahlte Fehltage werden eingetragen |
Häufige Fragen
Kann ich einen Abwesenheitsgrund nachträglich deaktivieren?
Ja. Entfernen Sie einfach das Häkchen bei Aktiv. Der Grund steht dann bei der Erfassung nicht mehr zur Auswahl, bereits gebuchte Abwesenheiten bleiben jedoch unverändert erhalten.
Was bedeutet „antragsfähig“ bei einem Abwesenheitsgrund?
Ist ein Grund als antragsfähig markiert, können Mitarbeiter über venabo selbst einen Abwesenheitsantrag für diesen Grund stellen. Der Antrag durchläuft dann den konfigurierten Genehmigungsprozess.
Was ist der Unterschied zwischen „halbe Tage“ und „Anzahl von Stunden“?
Mit Halbe Tage bucht venabo pauschal die Hälfte der täglichen Sollarbeitszeit. Mit Anzahl von Stunden geben Sie die genaue Stundenzahl manuell ein – das ist genauer, wenn die Abwesenheit nicht exakt einem halben Tag entspricht.
Wirkt sich eine unbezahlte Abwesenheit auf die Lohnberechnung aus?
Ja. Ist die Option Bezahlte Fehlzeit beim Abwesenheitsgrund nicht aktiviert, behandelt venabo die Fehlzeit als unbezahlt. Das wirkt sich entsprechend auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus.
Zusammenfassung
| Funktion | Details |
|---|---|
| Abwesenheit erfassen | Mitarbeiter, Zeitraum, Buchungsart und Grund auswählen, dann Speichern |
| Buchungsarten | Ganze Tage / Halbe Tage / Anzahl von Stunden |
| Abwesenheitsgründe | Frei konfigurierbar mit den Optionen: antragsfähig, bezahlt, aktiv |
| Gründe deaktivieren | Häkchen bei „Aktiv“ entfernen – bestehende Buchungen bleiben erhalten |