Die Serienverwaltung in venabo erstellt wiederkehrende Tickets, Vorgänge oder Personalvorgänge automatisch – ohne manuellen Aufwand. Das ist besonders hilfreich bei regelmäßig anfallenden Aufgaben wie Wartungen, Checklisten, monatlichen Prüfungen oder wiederkehrender Kundenkommunikation.
So öffnen Sie die Serienverwaltung
- Navigieren Sie zu Verwaltung → Serienverwaltung.
- Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Serie anzulegen.
- Wählen Sie den gewünschten Serientyp: Ticketserie, Vorgangsserie oder Personalvorgangsserie.
Ticketserie
Mit der Ticketserie erstellt venabo automatisch neue Tickets mit vordefinierten Eigenschaften – nach einem festgelegten Intervall.
Typische Anwendungsfälle
- Regelmäßige Wartungsaufgaben
- Monatliche Prüf- oder Kontrolltickets
- Wiederkehrende Kundenkommunikation
Einstellbare Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner | Grunddaten des Tickets |
| Fälligkeit, Abteilung, Bearbeiter | Zuständigkeit und Terminierung |
| Priorität, Ticketart, Status, Tags | Klassifizierung des Tickets |
| Checklisten & Beschreibung | Inhalt und Aufgabenliste |
| Als internes Ticket markieren | Sichtbarkeit einschränken |
| Abonnenten | Beteiligte Personen benachrichtigen |
| Wiederholungsintervall und Zeitraum | Steuerung der Automatisierung |
Vorgangsserie
Mit der Vorgangsserie legt venabo interne Aufgaben oder strukturierte Abläufe regelmäßig als Vorgang an.
Typische Anwendungsfälle
- Interne Prozesse wie Sicherheitsunterweisungen
- Quartalsberichte oder Kontrollläufe
- Wiederkehrende Maßnahmen
Einstellbare Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name des Vorgangs |
| Checklisten | Aufgaben innerhalb des Vorgangs |
| Wiedervorlage | Z. B. ab Erstellungsdatum |
| Bearbeiter | Zuständige Person |
| Kategorie | Thematische Einordnung |
| Status & Tags | Klassifizierung und Filterung |
| Beschreibung | Freitextfeld für Details |
| Abonnenten | Beteiligte Personen benachrichtigen |
| Wiederholungsintervall und Zeitraum | Steuerung der Automatisierung |
Personalvorgangsserie
Die Personalvorgangsserie funktioniert analog zur Vorgangsserie – ist aber speziell für personalbezogene Abläufe ausgelegt und im Bereich Personal verfügbar.
Typische Anwendungsfälle
- Regelmäßige Mitarbeitergespräche
- Schulungs- oder Zertifizierungsfristen
- Wiedervorlagen für Vertragsprüfungen
💡 Tipp: Die Personalvorgangsserie enthält dieselben Felder wie die Vorgangsserie – die Einrichtung funktioniert identisch. Der Unterschied liegt im Kontext: Personalvorgänge werden im Personalbereich geführt und verwaltet.
Wiederholung und Planung
Alle drei Serienarten bieten dieselben Steuerungsoptionen für die Automatisierung:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Wiederholungsintervall | Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich |
| Start- und Enddatum | Genaue Steuerung der Laufzeit der Serie |
| Abonnentenfunktion | Automatische Benachrichtigung beteiligter Personen |
Praxisbeispiel
Szenario: Ein Unternehmen führt monatlich eine Sicherheitsunterweisung durch und möchte das zugehörige Ticket automatisch am ersten Tag jedes Monats erstellen.
- Navigieren Sie zu Verwaltung → Serienverwaltung und klicken Sie auf „Neu“.
- Wählen Sie den Typ Ticketserie.
- Tragen Sie als Bezeichnung „Monatliche Sicherheitsunterweisung“ ein.
- Weisen Sie das Ticket der zuständigen Abteilung und dem verantwortlichen Bearbeiter zu.
- Fügen Sie eine Checkliste mit den Unterpunkten der Unterweisung hinzu.
- Stellen Sie das Wiederholungsintervall auf monatlich und legen Sie Startdatum und Laufzeit fest.
- Tragen Sie alle Beteiligten als Abonnenten ein, damit sie bei Erstellung automatisch benachrichtigt werden.
- Speichern Sie die Serie – venabo erstellt das Ticket ab sofort jeden Monat automatisch.
✅ Ergebnis: Das Ticket erscheint jeden Monat automatisch im System – inklusive Checkliste, Bearbeiter und Benachrichtigung aller Abonnenten.
Häufige Fragen
Kann ich eine laufende Serie nachträglich ändern?
Ja. Öffnen Sie die Serie unter Verwaltung → Serienverwaltung, bearbeiten Sie die gewünschten Felder und speichern Sie. Bereits erstellte Tickets bleiben unverändert – die Änderung gilt für alle zukünftig generierten Einträge.
Was passiert, wenn eine Serie ihr Enddatum erreicht?
venabo stoppt die automatische Erstellung neuer Tickets, Vorgänge oder Personalvorgänge. Bereits erstellte Einträge bleiben vollständig erhalten. Sie können das Enddatum jederzeit anpassen, um die Serie zu verlängern.
Worin unterscheiden sich Vorgangsserie und Personalvorgangsserie?
Beide Serienarten bieten identische Felder und Funktionen. Der Unterschied liegt im Kontext: Personalvorgänge werden im Personalbereich geführt und sind dort gezielt auffindbar – ideal für HR-relevante Abläufe wie Mitarbeitergespräche oder Vertragsprüfungen.
Kann ich eine Serie vorübergehend pausieren?
Passen Sie dazu das Start- oder Enddatum der Serie an, um die Erstellung für einen bestimmten Zeitraum auszusetzen. Eine dedizierte Pausieren-Funktion ist in venabo nicht vorhanden.
Zusammenfassung
| Serientyp | Einsatzbereich | Typische Beispiele |
|---|---|---|
| Ticketserie | Kundenkommunikation, Wartung | Monatliches Kontrollticket, Wartungsauftrag |
| Vorgangsserie | Interne Abläufe | Sicherheitsunterweisung, Quartalsbericht |
| Personalvorgangsserie | HR-Prozesse | Mitarbeitergespräch, Vertragsprüfung |
| Alle Typen | Intervall, Laufzeit, Abonnenten | Täglich bis jährlich konfigurierbar |