Systemkonfiguration – Reiter „Kalender“

Im Reiter „Kalender“ der Systemkonfiguration legen Sie fest, wie venabo Abwesenheiten, Urlaubsregelungen und Feiertage darstellt und verarbeitet. Diese Einstellungen wirken sich direkt auf den Mitarbeiterkalender, Urlaubsanträge und Benachrichtigungen aus.

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Navigation zur Einstellung

1. Öffnen Sie im linken Menü den Punkt „Verwaltung“.
2. Klicken Sie auf den Unterpunkt „Systemkonfiguration“.
3. Wechseln Sie zum Reiter „Kalender“.

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Einstellungen im Überblick

Urlaub

Im Abschnitt „Urlaub“ konfigurieren Sie, wie venabo Urlaubsanträge verarbeitet und im Kalender darstellt.

Option	Beschreibung
Farbe	Weisen Sie Urlaubs- und Fehlzeittypen eine eindeutige Farbe zu. Die Farbe erscheint systemweit – z. B. im Mitarbeiterkalender und in Urlaubsübersichten.
Negatives Urlaubskonto	Legt fest, wie venabo mit Anträgen umgeht, die das Urlaubskonto ins Minus führen würden: Zulassen (keine Einschränkung), Hinweisen (Warnung, Antrag aber möglich) oder Unterbinden (Antrag nicht möglich).
Urlaubstage verfallen	Aktivieren Sie diese Option, wenn nicht genommene Urlaubstage zu einem Stichtag verfallen sollen. Das genaue Verfallsdatum legen Sie anschließend fest.
Mehrfachbuchung am selben Datum zulassen	Erlaubt Mitarbeitern, mehrere Abwesenheiten an einem Tag zu erfassen – z. B. halbtägiger Urlaub und Arzttermin.
Mitarbeiter-Meldungen bei Urlaubsantrag / -genehmigung	venabo benachrichtigt Mitarbeiter automatisch, sobald ihr Urlaubsantrag genehmigt wurde. Das reduziert Rückfragen und sorgt für transparente Kommunikation.
Halbe Tage in Urlaubsanträgen zulassen	Aktivieren Sie diese Einstellung, um halbtägige Urlaubsanträge zu ermöglichen. Besonders nützlich bei flexiblen Arbeitszeiten oder Teilzeitmodellen.

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Abwesenheit

Im Abschnitt „Abwesenheit“ konfigurieren Sie die visuelle Darstellung allgemeiner Abwesenheiten im Kalender.

Option	Beschreibung
Farbe	Legt die Grundfarbe für Abwesenheiten fest. Die spezifische Farbe je Abwesenheitsgrund definieren Sie separat unter Zeitplanung → Abwesenheiten → Gründe.

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Krankheit

Im Abschnitt „Krankheit“ legen Sie fest, wie venabo Krankmeldungen im Kalender hervorhebt – inklusive einer Farbänderung bei länger andauernden Erkrankungen.

Option	Beschreibung
Farbe	Standardfarbe für Krankmeldungen im Kalender.
Ab Tag	Ab diesem Krankheitstag zeigt venabo eine abweichende Farbe an. So erkennen Sie langwierige Krankheitsfälle sofort. Beispiel: Ab Tag 43 wechselt die Farbe, um auf eine Langzeiterkrankung hinzuweisen.

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Feiertage

Im Abschnitt „Feiertage“ wählen Sie eine Farbe, mit der venabo Feiertage im Kalender hervorhebt. So sind Feiertage bei der Urlaubsplanung sofort erkennbar.

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Praxisbeispiel

Szenario: Ein Unternehmen möchte Abwesenheiten im Kalender klar voneinander unterscheiden und sicherstellen, dass Mitarbeiter keinen Urlaub beantragen können, wenn ihr Konto bereits erschöpft ist.

Einstellung	Gewählter Wert	Wirkung
Urlaub – Farbe	Grün	Urlaubstage erscheinen grün im Kalender.
Negatives Urlaubskonto	Unterbinden	Mitarbeiter können keinen Urlaub beantragen, wenn das Konto aufgebraucht ist.
Krankheit – Farbe	Gelb	Krankmeldungen sind sofort als gelbe Einträge erkennbar.
Krankheit – Ab Tag	43	Ab dem 43. Krankheitstag wechselt die Farbe auf Rot – Langzeiterkrankungen fallen sofort auf.
Feiertage – Farbe	Blau	Feiertage sind klar von anderen Einträgen unterscheidbar.
Ergebnis	Der Kalender zeigt alle Abwesenheitstypen farblich klar getrennt. Urlaubsanträge bei leerem Konto werden automatisch blockiert.

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Zusammenfassung

Bereich	Wichtigste Einstellungen
Urlaub	Farbe, negatives Urlaubskonto, Verfall, Mehrfachbuchung, Benachrichtigungen, halbe Tage
Abwesenheit	Grundfarbe für allgemeine Abwesenheiten
Krankheit	Standardfarbe, Farbwechsel ab einem bestimmten Krankheitstag
Feiertage	Eindeutige Farbe zur visuellen Hervorhebung im Kalender

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Häufige Fragen

Was passiert, wenn ich „Negatives Urlaubskonto – Unterbinden“ aktiviere und ein Mitarbeiter trotzdem einen Antrag stellt?

venabo verhindert die Antragstellung automatisch, sobald der Urlaubsanspruch aufgebraucht ist. Der Mitarbeiter erhält eine entsprechende Meldung und kann den Antrag nicht einreichen.

Wo lege ich die Farben für einzelne Abwesenheitsgründe fest?

Die Grundfarbe für Abwesenheiten setzen Sie im Reiter „Kalender“. Die detaillierte Farbe je Abwesenheitsgrund pflegen Sie separat unter Zeitplanung → Abwesenheiten → Gründe.

Kann ich den Farbwechsel bei Langzeitkrankheit deaktivieren?

Ja. Lassen Sie das Feld „Ab Tag“ im Abschnitt „Krankheit“ einfach leer. venabo verwendet dann durchgehend die eingestellte Standardfarbe, unabhängig von der Krankheitsdauer.

Muss ich nach einer Farbänderung bestehende Einträge manuell aktualisieren?

Nein. Farbänderungen in der Systemkonfiguration wirken sich sofort auf alle bestehenden und zukünftigen Kalendereinträge aus. Eine manuelle Aktualisierung ist nicht erforderlich.