Systemkonfiguration – Reiter „Leistungserfassung“
Im Reiter „Leistungserfassung“ der Systemkonfiguration steuern Sie, wie venabo Leistungen erfasst, bewertet und abrechnet. Sie definieren Zuschläge, Schwellenwerte, Zeiterfassungsoptionen und Pflichtfelder – alles individuell auf Ihre betrieblichen Anforderungen zugeschnitten.
Navigation zur Leistungserfassung
- Öffnen Sie im linken Menü den Punkt „Verwaltung“.
- Klicken Sie auf „Systemkonfiguration“.
- Wechseln Sie zum Reiter „Leistungserfassung“.
Einstellungen im Detail
Feierabend-/Wochenendzuschlag
Hier legen Sie Prozentwerte für Zuschläge fest, die venabo automatisch auf Leistungen anwendet, bei denen das Feld „Feierabend/Wochenendzuschlag“ aktiviert ist.
- Tragen Sie den gewünschten Prozentwert für den Feierabend- bzw. Wochenendzuschlag ein.
- venabo wendet diesen Wert bei der Abrechnung automatisch auf alle entsprechend markierten Leistungen an.
⚠️ Hinweis: Prüfen Sie die hinterlegten Werte regelmäßig, um Tarifänderungen oder neue Arbeitszeitregelungen zeitnah zu übernehmen.
Arbeitszeiten
Im Bereich „Arbeitszeiten“ definieren Sie Schwellenwerte, anhand derer venabo die erfassten Stunden eines Tages farblich kennzeichnet. So erkennen Sie auf einen Blick, ob Mitarbeitende ihre Sollstunden erreicht haben.
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| 🔴 Rot | Erfasste Stunden liegen unterhalb des definierten Schwellenwerts. |
| 🟠 Orange | Stunden sind erfasst, der volle Sollwert wurde aber noch nicht erreicht. |
| 🟢 Grün | Der Sollwert ist zu mindestens 100 % erreicht. |
Zeiten erfassen
Dauer aufrunden
Hinterlegen Sie hier einen Prozentwert, um die Dauer einer Leistung (Von/Bis) automatisch auf das nächste Zeitintervall aufzurunden. Das sorgt für eine einheitliche Abrechnung ohne manuelle Korrekturen.
Standard-Erfüllungsart
Legen Sie eine Standard-Erfüllungsart fest, die venabo beim Anlegen einer neuen Leistung automatisch vorausfüllt. Das spart Zeit und reduziert Fehleingaben.
Eigenbedarfs-Kunde
Möchten Sie Ihre eigene Firma als Kunden hinterlegen, gehen Sie so vor:
- Legen Sie Ihre Firma im Kontaktmanager unter den Stammdaten an.
- Wählen Sie den Eintrag anschließend hier im Feld „Eigenbedarfs-Kunde“ aus.
Eigene Erfüllungsart
Definieren Sie hier individuelle Erfüllungsarten für Ihre Firma. venabo belegt das entsprechende Feld bei der Leistungserfassung automatisch mit diesem Wert vor.
Von/Bis-Zeiten aktivieren
Aktivieren Sie die Checkbox „Erfassung der Von/Bis-Zeiten aktivieren“, wenn Sie bei jeder Leistung eine genaue Start- und Endzeit festhalten möchten.
💡 Tipp: Die Von/Bis-Erfassung ist besonders sinnvoll, wenn Sie Leistungen stundengenau abrechnen oder Nachweise über geleistete Arbeitszeiten erbringen müssen.
Stoppuhr
Die Stoppuhr-Funktion ermöglicht es, Zeiten direkt während einer Tätigkeit zu erfassen – z. B. bei Telefonaten oder Fernwartungen.
- Die Stoppuhr befindet sich am rechten Bildschirmrand.
- Für jede gestartete Zeitmessung öffnet sich eine eigene Stoppuhr.
- Mehrere Stoppuhren können gleichzeitig laufen.
- Am Ende übernehmen Sie die Zeit in die Leistungserfassung, speichern sie über das Disketten-Symbol oder verwerfen sie mit dem roten „X“.
Erfassung
Artikelerfassung aktivieren
Aktivieren Sie diese Checkbox, um Artikel zu einer Leistung hinzuzufügen. venabo übernimmt diese Artikel bei der Abrechnung automatisch in den Beleg und bucht sie vom Lager ab.
💡 Tipp: Neue Artikel legen Sie unter Stammdaten → Artikelstamm an.
Hervorhebungen und Warnungen
Aktivieren Sie farbliche Hervorhebungen für Tickets, Projekte, Verträge oder Ansprechpartner, damit wichtige Felder bei der Leistungserfassung sofort ins Auge fallen. Zusätzlich können Sie Warnungen einschalten, die erscheinen, wenn z. B. kein Projekt oder kein Vertrag ausgewählt wurde.
Ansprechpartner als Pflichtfeld
Aktivieren Sie die Checkbox „Ansprechpartner ist ein Pflichtfeld“, damit venabo keine Leistung ohne zugeordneten Ansprechpartner speichert. Das stellt sicher, dass jede Leistung einer konkreten Kontaktperson zugeordnet ist.
Praxisbeispiel
Szenario: Ein IT-Dienstleister möchte Wochenendeinsätze mit 25 % Zuschlag abrechnen, Stunden farblich überwachen und sicherstellen, dass jede Leistung einem Ansprechpartner zugeordnet ist.
| Einstellung | Konfigurierter Wert | Ergebnis |
|---|---|---|
| Wochenendzuschlag | 25 % | Leistungen am Wochenende werden automatisch mit +25 % berechnet. |
| Schwellenwert Grün | 8 Stunden | Tage mit ≥ 8 Std. erscheinen grün – Sollwert erreicht. |
| Von/Bis-Erfassung | Aktiviert | Jede Leistung wird mit genauer Start- und Endzeit gespeichert. |
| Ansprechpartner Pflichtfeld | Aktiviert | venabo verhindert das Speichern ohne Ansprechpartner. |
| Gesamtergebnis | Rechtssichere, vollständige und korrekt berechnete Leistungserfassung ohne Nacharbeit. | |
Häufige Fragen
Wird der Feierabend-/Wochenendzuschlag automatisch angewendet?
Ja – venabo wendet den hinterlegten Prozentwert automatisch an, sobald bei einer Leistung das Feld „Feierabend/Wochenendzuschlag“ aktiviert ist. Eine manuelle Berechnung ist nicht nötig.
Was passiert, wenn ich keinen Eigenbedarfs-Kunden hinterlege?
Das Feld bleibt leer und venabo kann Leistungen für den internen Eigenbedarf keinem Kunden zuordnen. Legen Sie Ihre Firma daher zuerst im Kontaktmanager an und wählen Sie sie anschließend hier aus.
Kann ich die Stoppuhr für mehrere Tätigkeiten gleichzeitig nutzen?
Ja – für jede gestartete Zeitmessung öffnet venabo eine eigene Stoppuhr. So können Sie parallel z. B. ein Telefonat und eine Fernwartung zeitlich erfassen und beide Zeiten anschließend separat in die Leistungserfassung übernehmen.
Was bewirkt die Aufrundfunktion bei der Dauer genau?
venabo rundet die erfasste Dauer einer Leistung automatisch auf das nächste definierte Zeitintervall auf. Das ist nützlich, wenn Sie z. B. immer auf volle 15 Minuten abrunden möchten, ohne jeden Eintrag manuell anzupassen.
Zusammenfassung
| Bereich | Funktion | Zweck |
|---|---|---|
| Feierabend-/Wochenendzuschlag | Prozentwert hinterlegen | Automatische Zuschlagsberechnung bei markierten Leistungen |
| Arbeitszeiten | Schwellenwerte & Farben | Visuelle Stundenkontrolle (Rot / Orange / Grün) |
| Zeiten erfassen | Aufrunden, Erfüllungsart, Von/Bis | Einheitliche und vollständige Zeiterfassung |
| Stoppuhr | Parallele Zeitmessung | Echtzeit-Erfassung während laufender Tätigkeiten |
| Erfassung | Artikel, Warnungen, Pflichtfelder | Vollständige und korrekt zugeordnete Leistungsdatensätze |