Abteilungen und Standorte

In venabo können Sie Ihre Unternehmensstruktur durch Abteilungen und Standorte abbilden. Diese Stammdaten bilden die Grundlage für die Mitarbeiterverwaltung und ermöglichen eine gezielte Auswertung nach Organisationseinheiten.

Abteilungen anlegen

Abteilungen helfen Ihnen dabei, Mitarbeiter nach internen Organisationseinheiten zu gruppieren – zum Beispiel nach Vertrieb, Buchhaltung oder Produktion.

Neue Abteilung erstellen

1. Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Stammdaten.
2. Wählen Sie den Menüpunkt Abteilungen.
3. Klicken Sie auf Neue Abteilung.
4. Geben Sie einen Namen für die Abteilung ein.
5. Speichern Sie die Eingabe mit einem Klick auf Speichern.

Abteilung bearbeiten oder löschen

1. Öffnen Sie die Liste der Abteilungen unter Stammdaten → Abteilungen.
2. Klicken Sie bei der gewünschten Abteilung auf das Stift-Symbol, um den Namen zu ändern.
3. Zum Löschen klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben der Abteilung.

Standorte anlegen

Standorte bilden die geografische oder organisatorische Struktur Ihres Unternehmens ab – etwa verschiedene Filialen, Niederlassungen oder Betriebsstätten.

Neuen Standort erstellen

1. Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Stammdaten.
2. Wählen Sie den Menüpunkt Standorte.
3. Klicken Sie auf Neuer Standort.
4. Tragen Sie den Namen des Standorts ein.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf die Adresse des Standorts.
6. Speichern Sie den Standort mit einem Klick auf Speichern.

Standort bearbeiten oder löschen

1. Öffnen Sie die Liste der Standorte unter Stammdaten → Standorte.
2. Klicken Sie beim gewünschten Standort auf das Stift-Symbol, um die Daten zu ändern.
3. Zum Löschen klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Standort.

Praxisbeispiel

Szenario: Ein Unternehmen mit zwei Standorten (Hamburg und Berlin) möchte seine Mitarbeiter nach Standort und Abteilung strukturieren.

Standort	Abteilung	Mitarbeiteranzahl
Hamburg	Vertrieb	8
Hamburg	Buchhaltung	3
Berlin	Produktion	15
Berlin	Vertrieb	5

Das Unternehmen legt zunächst die beiden Standorte Hamburg und Berlin an. Anschließend erstellt es die Abteilungen Vertrieb, Buchhaltung und Produktion. Bei der Mitarbeiteranlage lässt sich dann jedem Mitarbeiter genau ein Standort und eine Abteilung zuweisen – die Auswertungen in venabo lassen sich danach gezielt filtern.

Einleitung

In den Stammdaten erfassen und strukturieren Sie die Abteilungen und Standorte Ihres Unternehmens. Mitarbeitende lassen sich einzelnen Abteilungen zuordnen und erhalten dadurch automatisch den zugehörigen Standort. Die Zuordnung von Standort und Mitarbeiter ist Voraussetzung dafür, dass venabo Feiertage bei der Anwesenheitsberechnung korrekt berücksichtigt.

In diesem Artikel lernen Sie:

• Allgemeine Informationen über Abteilungen: Wie Sie eine Abteilung anlegen und welche Informationen Sie dabei verwalten können.
• Zuordnung von Mitarbeitenden und Abteilungen: Wie Sie Abteilungen und Mitarbeitende einander zuweisen und welche Rolle die Primärabteilung spielt.
• Anlage von Standorten: Wie Sie Standorte anlegen und mit einer Abteilung verknüpfen.

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Abteilungen

Allgemeine Informationen über Abteilungen

Feld	Beschreibung
Name	Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z. B. „Geschäftsführung, Filiale Münster“. So lassen sich Abteilungen auch bei mehreren Standorten klar unterscheiden.
Reihenfolge	Legt die Anzeigereihenfolge innerhalb einer Hierarchieebene fest. Die Ziffer 1 steht für die erste Position, Ziffer 2 für die zweite usw. Die Reihenfolge wirkt sich auf die Strukturübersicht und die Kalenderansicht aus.
Übergeordnete Abteilung	Ordnet eine Abteilung in eine hierarchische Struktur ein. Abteilungen mit derselben übergeordneten Abteilung befinden sich auf einer gemeinsamen Hierarchieebene.
Standort	Bestimmt, welche Feiertage für die Mitarbeitenden der Abteilung gelten. Maßgeblich ist der Standort der Primärabteilung. Existiert eine Abteilung an mehreren Standorten, legen Sie die Abteilung für jeden Standort separat an. Der Standort muss zuvor in venabo angelegt worden sein.
Zeitmodelle	Schränkt in der Zeitmodellübersicht die auswählbaren Zeitmodelle für Mitarbeitende dieser Abteilung ein. Diese Zuordnung weist Mitarbeitenden kein Zeitmodell zu – sie dient ausschließlich der Vorauswahl.
Ticket-Ansprechpartner	Dieser Mitarbeiter empfängt alle E-Mails aus venabo.SERVICE, die der Abteilung zugeordnet sind, aber keinen direkten Empfänger oder Bearbeiter haben. Voraussetzung: Für den Mitarbeiter muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.
Mitarbeiter ausblenden in	Schließt Mitarbeitende mit dieser Primärabteilung aus bestimmten Ansichten und Funktionen aus: Leistungshistorie, Ticket (als Bearbeiter), Projekt (als zuständiger Mitarbeiter), Vorgang (als Bearbeiter), Leistungsübersicht.
Abteilungen ausblenden in	Blendet die Abteilung aus bestimmten Bereichen aus: Ticket (Abteilung nicht auswählbar), Projekt (Abteilung nicht auswählbar), Leistungsübersicht (Abteilung nicht anzeigbar).

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Zuordnung von Mitarbeitenden und Abteilungen

So ordnen Sie einem Mitarbeiter eine Abteilung zu:

1. Öffnen Sie Hauptmenü > Stammdaten > Mitarbeiter > Abteilungen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Abteilung und wählen Sie Ändern.
3. Wechseln Sie zum Reiter Mitarbeiter und klicken Sie auf Neu.
4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.
5. Geben Sie optional einen Zeitraum an und legen Sie fest, ob dies die Primärabteilung des Mitarbeiters ist.
6. Speichern Sie die Zuordnung.

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste aus. Der Mitarbeiter muss zuvor in venabo.ZEIT angelegt worden sein.
Zeitraum	Begrenzt die Zuordnung optional auf einen bestimmten Zeitraum. Bleibt das Feld „Bis“ leer, gilt die Zuordnung ab dem Datum „Von“ unbegrenzt.
Primärabteilung	Markiert diese Abteilung als Primärabteilung des Mitarbeiters. Ein Mitarbeiter kann mehreren Abteilungen zugeordnet sein, aber nur eine Primärabteilung besitzen. Jedem Mitarbeiter sollte zwingend eine Primärabteilung zugewiesen werden.

Bedeutung der Primärabteilung

Die Primärabteilung eines Mitarbeiters ist für mehrere Funktionen in venabo.ZEIT maßgeblich:

• Kalenderansicht und Strukturübersicht: venabo ordnet Mitarbeitende in diesen Ansichten ihrer Primärabteilung zu.
• Antragsabläufe für Abwesenheiten und Krankmeldungen: Antragsabläufe lassen sich über „Erlaubte Abteilungen“ auf bestimmte Mitarbeitergruppen eingrenzen. Maßgeblich ist dabei die Primärabteilung der Mitarbeitenden.
• Benutzerberechtigungen und Sichtbarkeit: Für Benutzerrollen legt venabo fest, welche Abteilungen und deren Mitarbeiter sichtbar sind und welche Funktionen ausgeführt werden dürfen. Voraussetzung ist die korrekte Zuweisung der Primärabteilung.

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Standorte

Einen neuen Standort anlegen

So legen Sie einen neuen Standort an:

1. Öffnen Sie Hauptmenü > Stammdaten > Mitarbeiter > Standorte.
2. Klicken Sie auf Neuer Standort.
3. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z. B. „Hauptstandort Spelle“.
4. Füllen Sie die Adressfelder und das Bundesland aus.
5. Wählen Sie optional einen eAU-Ansprechpartner aus.
6. Speichern Sie den Standort.

Felder im Überblick

Feld	Beschreibung
Name	Eindeutiger Name des Standorts, z. B. „Hauptstandort Spelle“.
Betriebsnummer	Die Betriebsnummer des Unternehmensstandorts – relevant für sozialversicherungsrechtliche Meldungen und den Zahlungsverkehr.
Land	Das Land, in dem sich der Standort befindet.
Bundesland	Das Bundesland des Standorts. venabo nutzt diese Angabe, um standortspezifische Feiertage bei der Anwesenheitsberechnung zu berücksichtigen.
PLZ / Stadt	Postleitzahl und Ort des Standorts.
Straße und Nr.	Straße und Hausnummer des Standorts.
eAU-Ansprechpartner	Ein Mitarbeiter, der für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) an diesem Standort zuständig ist. Voraussetzung: Der Mitarbeiter muss in den Stammdaten angelegt sein und eine E-Mail-Adresse besitzen.

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Praxisbeispiel

Szenario: Ein Unternehmen betreibt zwei Filialen – eine in Münster (Nordrhein-Westfalen) und eine in München (Bayern). Die Abteilung „Vertrieb“ existiert an beiden Standorten. Mitarbeiter Anna Müller arbeitet in Münster, Mitarbeiter Max Huber in München.

1. Legen Sie den Standort „Filiale Münster“ mit Bundesland Nordrhein-Westfalen an.
2. Legen Sie den Standort „Filiale München“ mit Bundesland Bayern an.
3. Legen Sie die Abteilung „Vertrieb, Filiale Münster“ an und weisen Sie ihr den Standort „Filiale Münster“ zu.
4. Legen Sie die Abteilung „Vertrieb, Filiale München“ an und weisen Sie ihr den Standort „Filiale München“ zu.
5. Ordnen Sie Anna Müller der Abteilung „Vertrieb, Filiale Münster“ als Primärabteilung zu.
6. Ordnen Sie Max Huber der Abteilung „Vertrieb, Filiale München“ als Primärabteilung zu.

Ergebnis: venabo berücksichtigt für Anna Müller die Feiertage in NRW und für Max Huber die bayerischen Feiertage – vollständig automatisch, auf Basis der Primärabteilung und des hinterlegten Standorts.

Mitarbeiter	Primärabteilung	Standort	Geltende Feiertage
Anna Müller	Vertrieb, Filiale Münster	Filiale Münster (NRW)	Feiertage NRW
Max Huber	Vertrieb, Filiale München	Filiale München (Bayern)	Feiertage Bayern

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Häufige Fragen

Kann ein Mitarbeiter mehreren Abteilungen zugeordnet sein?

Ja. Ein Mitarbeiter kann beliebig vielen Abteilungen zugeordnet sein. Jedoch darf nur eine dieser Abteilungen als Primärabteilung markiert sein. Die Primärabteilung ist maßgeblich für Kalenderansicht, Antragsabläufe, Berechtigungen und die Feiertagsberechnung.

Was passiert, wenn ich einem Mitarbeiter keine Primärabteilung zuweise?

Ohne Primärabteilung kann venabo dem Mitarbeiter keine standortabhängigen Feiertage zuordnen. Außerdem greift die Steuerung von Antragsabläufen und Benutzerberechtigungen über Abteilungen nicht korrekt. Weisen Sie daher jedem Mitarbeiter direkt bei der Anlage eine Primärabteilung zu.

Warum sollte ich für jeden Standort eine eigene Abteilung anlegen?

Einer Abteilung lässt sich nur ein Standort zuweisen. Wenn dieselbe Abteilung (z. B. „Vertrieb“) an zwei Standorten in unterschiedlichen Bundesländern existiert, benötigen Sie zwei separate Abteilungen – eine pro Standort. Nur so stellt venabo sicher, dass die jeweils richtigen Feiertage für die Mitarbeitenden berechnet werden.

Wofür wird das Bundesland beim Standort benötigt?

Das Bundesland bestimmt, welche gesetzlichen Feiertage venabo bei der Anwesenheitsberechnung berücksichtigt. Da Feiertage in Deutschland bundeslandabhängig sind (z. B. Fronleichnam nur in bestimmten Bundesländern), ist die korrekte Angabe des Bundeslands entscheidend für eine fehlerfreie Zeiterfassung.

Kann ich die Zuordnung von Mitarbeiter und Abteilung zeitlich begrenzen?

Ja. Bei der Zuordnung geben Sie einen Zeitraum mit „Von“- und „Bis“-Datum an. Lassen Sie das „Bis“-Datum leer, gilt die Zuordnung ab dem „Von“-Datum unbegrenzt. Das ist nützlich, wenn Mitarbeitende z. B. vorübergehend in eine andere Abteilung wechseln.

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Zusammenfassung

Thema	Wichtigste Punkte
Abteilungen anlegen	Navigation: Stammdaten > Mitarbeiter > Abteilungen > Neue Abteilung. Eindeutiger Name empfohlen. Hierarchie über übergeordnete Abteilung abbildbar.
Standort der Abteilung	Bestimmt die geltenden Feiertage. Pro Standort eine eigene Abteilung anlegen, wenn eine Abteilung an mehreren Standorten existiert.
Mitarbeiter zuordnen	Mehrere Abteilungen pro Mitarbeiter möglich. Zuordnung ist zeitlich begrenzbar. Genau eine Primärabteilung ist Pflicht.
Primärabteilung	Maßgeblich für Feiertagsberechnung, Kalenderansicht, Antragsabläufe und Benutzerberechtigungen. Jedem Mitarbeiter zwingend zuzuweisen.
Standorte anlegen	Navigation: Stammdaten > Mitarbeiter > Standorte > Neuer Standort. Land und Bundesland für korrekte Feiertagsberechnung erforderlich.
Bundesland	Steuert die standortspezifischen gesetzlichen Feiertage. Korrekte Angabe ist entscheidend für die Zeiterfassung.
eAU-Ansprechpartner	Pro Standort ein Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse als Ansprechpartner für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Ausblenden-Funktionen	Mitarbeitende und Abteilungen lassen sich gezielt aus Ticket, Projekt, Leistungshistorie und Leistungsübersicht ausblenden.