Was sind Urlaubskorrekturen?
Mit einer Urlaubskorrektur passen Sie den Urlaubsanspruch eines Mitarbeitenden manuell an – zu jedem beliebigen Zeitpunkt im Jahr. Besonders häufig nutzen Unternehmen diese Funktion bei der Ersteinführung von venabo.ZEIT, um bestehende Urlaubssalden korrekt zu übernehmen.
So erfassen Sie eine neue Urlaubskorrektur
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie Hauptmenü → Stammdaten → Mitarbeiter.
- Wählen Sie den gewünschten Mitarbeitenden aus.
- Wechseln Sie zum Reiter Einstellungen → Urlaubskorrektur.
- Klicken Sie auf Neu.
- Füllen Sie die Felder aus (siehe Tabelle unten) und speichern Sie die Korrektur.
💡 Tipp: Navigationsweg zum Merken: Hauptmenü → Stammdaten → Mitarbeiter → Einstellungen → Urlaubskorrektur → Neu
Felder einer Urlaubskorrektur
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiter | Die Person, für die Sie die Urlaubskorrektur anlegen. Wählen Sie einen bereits angelegten Mitarbeitenden aus der Liste aus. |
| Datum | Der Zeitpunkt, zu dem venabo die Urlaubskorrektur bucht. Das Datum beeinflusst auch, ob die Einstellung In Verfallsregel beachten greift. |
| Tage | Anzahl der Tage, um die venabo den Urlaubsanspruch erhöht oder senkt. Für eine Reduzierung tragen Sie einen negativen Wert ein (z. B. -5). |
| Bemerkung | Optionales Freitextfeld. Beschreiben Sie hier kurz den Grund der Korrektur – z. B. „Ersteinführung venabo.ZEIT – Übertrag Urlaubsanspruch Mitte 2025.“ |
💡 Gut zu wissen: Im Urlaubsprotokoll zeigt venabo Korrekturen immer am 01.01. des jeweiligen Jahres an – unabhängig vom tatsächlichen Buchungsdatum.
Die Einstellung „In Verfallsregel beachten“
Diese Einstellung legt fest, worauf venabo die Korrektur anwendet:
- Auf den Urlaubsübertrag aus dem Vorjahr (verfallender Anteil) oder
- auf den Restanspruch nach dem Verfallsdatum (nicht verfallender Anteil).
| Einstellung | Wirkung | Voraussetzung |
|---|---|---|
| ✅ Haken gesetzt | venabo rechnet die Korrektur dem Urlaubsübertrag aus dem Vorjahr zu. Die korrigierten Tage verfallen zusammen mit dem Übertrag. | Das Korrekturdatum muss vor dem Verfallsdatum liegen. |
| ☐ Haken nicht gesetzt | venabo wendet die Korrektur auf den Urlaubsanspruch an, der nach dem Verfallsdatum bestehen bleibt. Die korrigierten Tage verfallen nicht. | Keine – gilt unabhängig vom Korrekturdatum. |
⚠️ Wichtig: Liegt das Korrekturdatum nach dem Verfallsdatum, wendet venabo die Korrektur immer auf den Restanspruch an – auch wenn Sie den Haken gesetzt haben. Achten Sie daher auf die zeitliche Reihenfolge.
Praxisbeispiele
Die folgenden drei Beispiele zeigen, wie sich die Einstellung In Verfallsregel beachten in der Praxis auswirkt. Zur Vereinfachung hat der Mitarbeitende für das laufende Jahr noch keinen Urlaub verplant.
Beispiel 1: Haken gesetzt – Korrektur liegt vor dem Verfallsdatum
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Urlaubskorrektur | + 5 Tage |
| Korrekturdatum | 05. Februar |
| Verfallsdatum | 28. Februar |
| In Verfallsregel beachten | ✅ Ja |
| Urlaubsübertrag aus Vorjahr | 30 Tage |
| Neuer Übertrag (inkl. Korrektur) | 30 + 5 = 35 Tage |
Ergebnis: venabo rechnet die +5 Tage zum Urlaubsübertrag hinzu, da der Haken gesetzt ist und das Korrekturdatum vor dem Verfallsdatum liegt. Alle 35 Tage verfallen am 28. Februar. Der Resturlaub beträgt danach 30 Tage (Jahresanspruch).
Beispiel 2: Haken nicht gesetzt – Korrektur liegt vor dem Verfallsdatum
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Urlaubskorrektur | + 5 Tage |
| Korrekturdatum | 05. Februar |
| Verfallsdatum | 28. Februar |
| In Verfallsregel beachten | ☐ Nein |
| Urlaubsübertrag aus Vorjahr | 30 Tage |
| Übertrag (ohne Korrektur) | 30 ± 0 = 30 Tage |
Ergebnis: Da der Haken nicht gesetzt ist, wendet venabo die +5 Tage auf den Restanspruch nach dem Verfallsdatum an. Der Übertrag verfällt unverändert mit 30 Tagen. Der Resturlaub beträgt 35 Tage (30 Jahresanspruch + 5 Korrektur).
Beispiel 3: Haken gesetzt – Korrektur liegt nach dem Verfallsdatum
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Urlaubskorrektur | + 5 Tage |
| Korrekturdatum | 01. April |
| Verfallsdatum | 28. Februar |
| In Verfallsregel beachten | ✅ Ja (greift aber nicht) |
| Urlaubsübertrag aus Vorjahr | 30 Tage |
| Übertrag (Haken greift nicht) | 30 ± 0 = 30 Tage |
Ergebnis: Obwohl der Haken gesetzt ist, liegt das Korrekturdatum (01. April) nach dem Verfallsdatum (28. Februar). venabo kann die Korrektur daher nicht mehr in den Verfall einbeziehen und wendet die +5 Tage auf den Restanspruch an. Der Übertrag verfällt mit 30 Tagen. Der Resturlaub beträgt 35 Tage.
Zusammenfassung
Die folgende Tabelle fasst die drei Szenarien auf einen Blick zusammen:
| Szenario | Haken gesetzt? | Korrektur vor Verfall? | Korrektur wirkt auf … |
|---|---|---|---|
| Beispiel 1 | ✅ Ja | ✅ Ja | Urlaubsübertrag (verfällt mit) |
| Beispiel 2 | ☐ Nein | ✅ Ja | Restanspruch nach Verfall |
| Beispiel 3 | ✅ Ja | ☐ Nein | Restanspruch nach Verfall |
💡 Faustregel: Die Korrektur wirkt nur dann auf den verfallenden Übertrag, wenn beide Bedingungen erfüllt sind: Haken gesetzt und Korrekturdatum vor dem Verfallsdatum. In allen anderen Fällen erhöht oder senkt venabo den nicht verfallenden Restanspruch.
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich eine Urlaubskorrektur rückwirkend erfassen?
Ja. Sie können das Datum der Urlaubskorrektur frei wählen – auch in der Vergangenheit. Beachten Sie jedoch, dass das gewählte Datum darüber entscheidet, ob die Einstellung In Verfallsregel beachten greift (siehe Beispiel 3).
Was kann ich tun, wenn ich versehentlich einen falschen Wert eingetragen habe?
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Gegenkorrektur anlegen: Erfassen Sie eine neue Korrektur mit dem entgegengesetzten Wert (z. B. ursprünglich +5 → Korrektur mit -5).
- Bestehende Buchung bearbeiten: Öffnen Sie die fehlerhafte Korrektur und passen Sie den Wert direkt an.
Wann verwende ich eine Urlaubskorrektur mit negativen Tagen?
Negative Korrekturen eignen sich zum Beispiel, wenn:
- ein Mitarbeitender bereits Urlaub genommen hat, der in venabo.ZEIT noch nicht erfasst war,
- bei der Ersteinführung ein zu hoher Anfangssaldo übernommen wurde oder
- ein Mitarbeitender unterjährig in Teilzeit wechselt und der anteilige Anspruch reduziert werden muss.
Wo sehe ich die Auswirkung einer Urlaubskorrektur?
Öffnen Sie das Urlaubsprotokoll des jeweiligen Mitarbeitenden. Dort zeigt venabo die Korrektur immer am 01.01. des betreffenden Jahres an – unabhängig vom tatsächlichen Buchungsdatum.