venabo bietet weit mehr als eine einfache Dateiablage. Sie können Ihre HR-Prozesse vollständig im System abbilden – vom Bewerbungsprozess bis hin zu automatischen Erinnerungen bei auslaufenden Verträgen oder anderen relevanten Fristen.

Diese Anleitung gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen der digitalen Personalakte und deren Einrichtung.

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Status anlegen

In der Statusverwaltung legen Sie benutzerdefinierte Status für Personalvorgänge an. Diese Status helfen Ihnen, den Bearbeitungsstand von Vorgängen übersichtlich zu strukturieren.

So legen Sie einen neuen Status an:

1. Öffnen Sie im Menü die Statusverwaltung.
2. Klicken Sie auf „Neuer Status“.
3. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
   • Name – Bezeichnung des Status
   • Icon – visuelles Symbol zur schnellen Wiedererkennung
   • Farbe – Farbe zur optischen Hervorhebung
   • Reihenfolge – Position des Status innerhalb der Liste
4. Speichern Sie den neuen Status. Er erscheint anschließend in der Übersicht und kann Vorgängen zugewiesen werden.

Bestehende Status können Sie jederzeit über die entsprechenden Funktionen in der Statusverwaltung bearbeiten oder löschen.

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Mitarbeiterstammdaten mit individuellen Zusatzfeldern erweitern

Sie können die Mitarbeiterstammdaten um individuelle Zusatzfelder ergänzen. Diese Felder lassen sich in Gruppen organisieren und werden als eigene Tabs (Reiter) in den Mitarbeiterstammdaten angezeigt. Über Zusatzfeldgruppen steuern Sie außerdem, welche Benutzer die jeweiligen Felder sehen dürfen.

Zusatzfeldgruppen anlegen

So legen Sie eine neue Zusatzfeldgruppe an:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung → Zusatzfelder → Zusatzfeld-Gruppe.
2. Klicken Sie auf „Neue Zusatzfeldgruppe“.

3. Vergeben Sie einen Namen und legen Sie die Reihenfolge fest.
4. Optional: Hinterlegen Sie ein Icon, das im Tab oder Reiter angezeigt wird.
5. Speichern Sie die neue Gruppe.

Zusatzfelder anlegen

So legen Sie ein neues Zusatzfeld an:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung → Zusatzfelder und klicken Sie auf „Neu“.

2. Wählen Sie unter „Für“ den Bereich aus, für den das Zusatzfeld gelten soll – z. B. „Mitarbeiter“.
3. Wählen Sie unter „Typ“ die gewünschte Eingabeart für das Feld.
4. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen sowie einen Feldnamen für die Datenbank.
5. Weisen Sie das Feld optional einer Zusatzfeldgruppe zu.
6. Speichern Sie das neue Zusatzfeld.

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Kategorien

Über Kategorien strukturieren Sie Personalvorgänge und Auswertungen. Zusätzlich steuern Sie damit die Zugriffsrechte – so sehen nur die Personen eine Kategorie, für die sie relevant ist.

So legen Sie eine neue Kategorie an:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung → Kategorienverwaltung.
2. Klicken Sie auf „Neue Kategorie“.
3. Vergeben Sie einen Namen.
4. Legen Sie fest, für welche Programmbereiche die Kategorie gelten soll.
5. Speichern Sie die Kategorie.

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Berechtigungen vergeben

Damit die neu angelegten Zusatzfelder und Kategorien im Programm sichtbar sind, müssen Sie die Berechtigungen für die jeweiligen Benutzer explizit erteilen. Da es sich um besonders sensible Personaldaten handelt, gilt hier ein umgekehrtes Berechtigungskonzept: Ohne ausdrückliche Freigabe bleiben neue Felder und Kategorien für alle Benutzer unsichtbar.

So vergeben Sie die Berechtigungen:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung → Benutzerverwaltung.
2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Rolle aus.
3. Erteilen Sie die Freigaben für die neuen Bereiche, Zusatzfelder und Kategorien.
4. Speichern Sie die Änderungen.

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Checklisten

Checklisten helfen Ihnen, alle Aufgaben innerhalb eines Personalvorgangs strukturiert zu dokumentieren und lückenlos abzuarbeiten. venabo stellt dafür folgende Funktionen bereit:

Funktion	Beschreibung
Aufgabenübersicht	Strukturierte Liste aller Aufgaben eines Personalvorgangs – keine Aufgabe geht verloren.
Automatische Benachrichtigungen	Zuständige Mitarbeiter werden sofort informiert, wenn eine Aufgabe erledigt wurde oder eine Wiedervorlage ansteht.
Protokollierung	Erledigte und offene Aufgaben werden lückenlos dokumentiert – der Fortschritt ist jederzeit nachvollziehbar.
Verantwortlichkeiten	Jede Aufgabe lässt sich einer Person oder Gruppe zuweisen – klare Zuständigkeiten, keine Missverständnisse.
Integration	Checklisten sind mit Benachrichtigungen, Wiedervorlagen und dem Mail-System verknüpft.
Flexible Anpassung	Für jeden Vorgangstyp lassen sich individuelle Checklisten-Vorlagen erstellen.

Checklisten-Vorlage anlegen

So erstellen Sie eine neue Checklisten-Vorlage:

1. Navigieren Sie zu Verwaltung → Checklisten-Vorlagen.
2. Klicken Sie auf „Neue Vorlage“.

3. Legen Sie unter „Bearbeiter“ fest, wer für die Erledigung der Checklistenpunkte verantwortlich ist. Ist kein Bearbeiter hinterlegt, kann jeder Benutzer mit Zugriff auf den Vorgang die Punkte abhaken.
4. Optional: Tragen Sie einen Abonnenten ein. Dieser wird automatisch benachrichtigt, sobald ein Checklistenpunkt erledigt wurde – ohne selbst für die Aufgabe verantwortlich zu sein. Das ist z. B. nützlich, wenn ein Teamleiter über den Abschluss eines Auswahlverfahrens informiert werden soll.
5. Fügen Sie die gewünschten Aufgaben zur Vorlage hinzu und speichern Sie.

Checklisten-Übersicht

Unter Verwaltung → Checklisten-Übersicht sehen Sie den Bearbeitungsstand aller aktiven Checklisten auf einen Blick. Farben, Symbole und Fortschrittsanzeigen zeigen Ihnen direkt, welche Checklisten abgeschlossen sind, welche noch bearbeitet werden und welche noch ausstehen.

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Mitarbeiterstammdaten aufrufen

Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen und Berechtigungen vergeben haben, müssen Sie sich einmal neu am System anmelden. Erst dann werden alle Berechtigungen wirksam.

So rufen Sie die Zusatzfelder in den Mitarbeiterstammdaten auf:

1. Navigieren Sie zu Stammdaten → Mitarbeiter.
2. Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter und wechseln Sie zum Reiter „Personalverwaltung“.
3. Wählen Sie dort den Reiter „Zusatzfelder“. venabo zeigt Ihnen hier alle Zusatzfelder gruppiert nach den angelegten Zusatzfeldgruppen an.

Personalvorgänge

Ein Personalvorgang ist eine digitale Akte für einen konkreten Vorfall im Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters. venabo sammelt darin alle relevanten Informationen, Notizen und Dokumente – von der Bewerbung über das Onboarding bis hin zu Beförderungen, Versetzungen und sonstigen organisatorischen Änderungen.

Personalvorgang anlegen

Einen neuen Personalvorgang legen Sie wie folgt an:

1. Öffnen Sie im Hauptmenü „Personalverwaltung“ und wählen Sie „Personalvorgänge“ – oder rufen Sie im Mitarbeiterstamm den Reiter „Personalverwaltung → Personalvorgänge“ auf.
2. Klicken Sie auf den Button „Neuer Personalvorgang“.
3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus und speichern Sie den Vorgang.

Erfassung und Verwaltung von Personalvorfällen

Innerhalb eines Personalvorgangs erfassen Sie alle relevanten Informationen und Notizen zu einem Vorfall. venabo legt jede Notiz chronologisch ab – so entsteht eine transparente, lückenlose Dokumentation. Zusätzlich können Sie Dateien direkt an den Vorgang anhängen.

Dateiablage

Die integrierte Dateiablage verknüpft alle zugehörigen Dokumente direkt mit dem Vorgang. Geeignet sind zum Beispiel:

• Bewerbungsunterlagen
• Onboarding-Dokumente
• Arbeitsverträge und Vertragsänderungen
• Bescheinigungen und Nachweise

Alle Dateien sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar.

Einträge aufteilen und mehrere Themen bearbeiten

Enthält ein Vorgang mehrere unterschiedliche Themen – zum Beispiel eine E-Mail mit verschiedenen Anliegen – können Sie einzelne Einträge in separate Vorgänge aufteilen. So behalten Sie auch bei komplexen Sachverhalten den Überblick.

Checklisten zur strukturierten Bearbeitung

Fügen Sie einem Personalvorgang eine Checkliste hinzu, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben erledigt werden. venabo lässt den Abschluss des Vorgangs erst zu, wenn alle Checklistenpunkte abgehakt sind – so vermeiden Sie, dass Schritte vergessen werden.

Protokollierung von Änderungen

Im Protokoll-Tab hält venabo jede Änderung am Personalvorgang fest – inklusive Zeitstempel und verantwortlicher Person. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Anpassung vorgenommen hat.

Bearbeiter und Abteilungen zuweisen

Weisen Sie einen Personalvorgang einem bestimmten Bearbeiter oder einer Abteilung zu. venabo benachrichtigt den zuständigen Bearbeiter automatisch per E-Mail, sobald Änderungen am Vorgang vorgenommen werden.

Priorität und Status

Legen Sie für jeden Personalvorgang eine Priorität und einen Status fest. Diese Angaben nutzen Sie anschließend zum Filtern der Vorgangsliste. Bleibt ein Vorgang zu lange unbearbeitet – zum Beispiel länger als vier Stunden -, löst venabo automatisch eine Benachrichtigung aus.

Kategorisierung und Zugriffsrechte

Ordnen Sie Personalvorgänge einer oder mehreren Kategorien zu. Über die Kategorie steuern Sie gleichzeitig, wer den Vorgang einsehen darf – zum Beispiel können Abteilungsleiter andere Einsichtsrechte erhalten als die Personalabteilung.

Tags zur Verschlagwortung

Vergeben Sie Tags, um Personalvorgänge nach eigenen Kriterien zu gruppieren und die Suche zu beschleunigen. Tags ergänzen die Kategorisierung und ermöglichen eine noch feingranularere Filterung.

Wiedervorlage und Fälligkeit

Nutzen Sie die Wiedervorlage– und Fälligkeitsfunktion, um Fristen im Blick zu behalten. venabo erinnert Sie rechtzeitig, sodass kein Vorgang versehentlich liegenbleibt oder eine Frist übersehen wird.

Vorgänge abonnieren

Sind Sie nicht direkt am Vorgang beteiligt, möchten aber dennoch informiert bleiben? Tragen Sie sich als Abonnent ein. venabo informiert Sie dann automatisch über alle Änderungen und Updates – ohne dass Sie aktiv in die Bearbeitung eingebunden sein müssen.

Einträge hervorheben

Enthält ein Personalvorgang viele Einträge, können Sie besonders wichtige Einträge mit einem Fähnchen markieren. Markierte Einträge erscheinen in der chronologischen Ansicht immer ganz oben – so gehen wichtige Informationen nicht in der Menge unter.

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Personalhistorie

Die Personalhistorie zeigt vorgangsübergreifend alle Änderungen an – unabhängig davon, in welchem Personalvorgang sie vorgenommen wurden. venabo protokolliert dabei, wer wann welche Änderung durchgeführt hat.

So können Sie jederzeit nachvollziehen, wie sich ein Vorgang im Laufe der Zeit entwickelt hat und wer für welche Anpassungen verantwortlich ist. Missverständnisse lassen sich damit schnell klären und die vollständige Transparenz aller Personalaktivitäten ist dauerhaft sichergestellt.

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Praxisbeispiel

Szenario: Ein Mitarbeiter soll befördert werden. Die Personalabteilung legt einen Personalvorgang an und begleitet den gesamten Prozess strukturiert von der Entscheidung bis zur Vertragsunterzeichnung.

Schritt	Aktion in venabo	Verwendete Funktion
1	Personalvorgang „Beförderung – Max Mustermann“ anlegen	Neuer Personalvorgang
2	Kategorie „Vertragsänderung“, Priorität „Hoch“ und Fälligkeit in 5 Tagen setzen	Kategorisierung, Priorität, Fälligkeit
3	Zuständige HR-Sachbearbeiterin als Bearbeiterin zuweisen	Bearbeiterzuweisung & E-Mail-Benachrichtigung
4	Checkliste mit Schritten: Gehaltsanpassung, Vertragsänderung, Systemzugang anlegen	Checkliste
5	Neuen Arbeitsvertrag an die Dateiablage anhängen	Dateiablage
6	Abteilungsleiter als Abonnent eintragen	Abonnieren
7	Alle Checklistenpunkte abhaken → Vorgang abschließen	Checkliste & Abschluss

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Häufige Fragen

Kann ich einen Personalvorgang auch ohne zugewiesenen Bearbeiter anlegen?

Ja. Die Zuweisung eines Bearbeiters ist optional. Weisen Sie einen Bearbeiter zu, versendet venabo automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung bei Änderungen. Ohne Zuweisung bleibt der Vorgang allgemein zugänglich für alle berechtigten Personen.

Was passiert, wenn ich einen Eintrag mit einem Fähnchen markiere?

Markierte Einträge erscheinen in der chronologischen Ansicht des Vorgangs immer an erster Stelle – unabhängig vom Eingabedatum. So sind wichtige Informationen sofort sichtbar und gehen nicht in der Fülle weiterer Einträge unter.

Kann ich einen Vorgang abschließen, obwohl noch Checklistenpunkte offen sind?

Nein. venabo verhindert den Abschluss eines Vorgangs, solange noch offene Checklistenpunkte vorhanden sind. Erst wenn alle Punkte abgehakt sind, ist der Abschluss möglich. Das stellt sicher, dass kein Prozessschritt versehentlich übersprungen wird.

Was ist der Unterschied zwischen Protokoll-Tab und Personalhistorie?

Der Protokoll-Tab zeigt die Änderungshistorie eines einzelnen Personalvorgangs. Die Personalhistorie hingegen liefert eine vorgangsübergreifende Übersicht aller Änderungen – also eine vollständige Aktivitätsübersicht über mehrere Vorgänge hinweg.

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Zusammenfassung

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über alle Funktionen der digitalen Personalakte in venabo:

Funktion	Beschreibung	Nutzen
Personalvorgang	Digitale Akte für einzelne Personalvorfälle	Strukturierte Dokumentation aller Vorfälle
Dateiablage	Dokumente direkt am Vorgang speichern	Zentraler, sicherer Dokumentenzugriff
Checkliste	Pflichtaufgaben vor Vorgangsabschluss	Kein Prozessschritt wird vergessen
Protokoll-Tab	Änderungshistorie eines einzelnen Vorgangs	Transparente Nachvollziehbarkeit
Bearbeiterzuweisung	Vorgang einer Person oder Abteilung zuordnen	Automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Änderungen
Priorität & Status	Dringlichkeit und Bearbeitungsstand kennzeichnen	Gezielte Filterung und automatische Eskalation
Kategorisierung	Thematische Einordnung mit Zugriffssteuerung	Datenschutzkonforme Sichtbarkeitsregelung
Tags	Freie Verschlagwortung der Vorgänge	Schnelle, kriterienbasierte Suche
Wiedervorlage & Fälligkeit	Fristen und Erinnerungen hinterlegen	Keine Frist wird übersehen
Abonnieren	Benachrichtigungen ohne eigene Bearbeitungsrolle	Informiert bleiben ohne aktive Beteiligung
Fähnchen	Wichtige Einträge hervorheben	Kritische Informationen immer im Blick
Personalhistorie	Vorgangsübergreifende Änderungsübersicht	Vollständige Aktivitätsübersicht auf einen Blick